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Standardisiertes Management: Anwenderorientierte Bereitstellung von Dokumenten
ID: 35169
ThyssenKruppPresta Steering
Dokumente in einer Prozesslandschaft – Standardisiertes Management und anwenderorientierte Bereitstellung von Dokumenten in einem integrierten Geschäftprozess-management-System
(firmenpresse) - Eine zentrale Aufgabenstellung bei der Weiterentwicklung der Geschäftsprozessmanagement-Systematik des Automobilzulieferers ThyssenKruppPresta Steering war, die prozessorientierte Bereitstellung von Dokumenten eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (EDMS).
Die Systematik eines modellbasierten und integrierten Geschäftsprozessmanagement-Systems sollte einerseits durch eine Prozessmanagement-Lösung abgebildet werden und andererseits durch ein standardisierendes Dokumentenmanagement-System, welches den kompletten Dokumentenlebenszyklus aktiv unterstützt.
Das Ziel des Projektes war es u.a., dem Anwender Dokumente fĂĽr die jeweilige Aufgabenstellung aus einem zentralen Repository bereitzustellen.
Dieses Ziel wurde von drei wesentlichen Forderungen an die prozessorientierte Dokumentation flankiert:
1. Eine effektive Modellierung mit Hilfe eines Prozessmanagement-Systems muss gewährleistet werden.
2. Förderung und Abbildung der Dokumentationskultur eines standardisierenden Dokumentenmanagement-Systems.
3. Die aktive UnterstĂĽtzung des kompletten Dokumentenlebenszyklus durch einen integrierten Workflow, mit elektronischer Freigabe, Verteilung und Versionierung sowie der Abbildung eines Verbesserungsprozesses.
FĂĽr die Lenkung und Verwaltung von Dokumenten wird bei ThyssenKruppPresta das elektronische Dokumentenmanagement-System XERI der PLATO AG eingesetzt. Dieses System hat sich bereits durch eine gute Akzeptanz bezĂĽglich der schnellen Erlernbarkeit und einfachen Bedienung etabliert. XERI wird bereits seit 10 Jahren an 3 Standorten in Lichtenstein, Frankreich und Deutschland eingesetzt.
Akzeptanz innerhalb des Unternehmens ist wichtig
Damit man die Stärken des EDMS XERI™ und des bei ThyssenKruppPresta im Einsatz befindlichen Prozessmanagement-Systems IncomeSuite der SYNLOGIC AG im Sinne der Geschäftsprozess-Systematik optimal nutzen und Synergien erzeugen kann, wurde eine Schnittstelle auf Basis eines Webservices umgesetzt.
In einem Folgeprojekt ergab sich das Teilziel, eine weltweite Standardisierung und Harmonisierung von Dokumenten über alle Standorte schrittweise durchzuführen. Hierfür wurde eine einheitliche Struktur der Dokumente erarbeitet und im EDMS XERI™ umgesetzt. Diese Struktur ist prozessorientiert und standortübergreifend mit einem zentralen Repository konzipiert. Die jeweiligen Standorte können somit nur auf gültige Dokumente, die den Standort betreffen, zugreifen. ThyssenKrupp Presta stellt somit sicher, dass das richtige Dokument, in der aktuellen Version, mit den formalen Konformitätskriterien (Compliance), dem richtigen Dokumentenanwender bereitgestellt wird.
Umfang / Umfeld fĂĽr den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems
Das Dokumentenmanagementsystem wird bei ThyssenKrupp derzeit als zentrales Repository primär an 6 deutschsprachigen Standorten eingesetzt. Die weitere Integration aller 18 Standorte wird schrittweise erfolgen. Im Laufe dieses Jahres werden die ersten 2 internationalen Standorte migriert.
Die Webfähigkeit des EDMS XERI war die Voraussetzung, um gemeinsam mit dem Geschäftsprozessmanagement-System (Prozessvisualisierung) Income in dem Unternehmensportal integriert zu werden. Hierdurch wurde für alle Fragestellungen der Ablauforganisation ein Single-Point-of-Information (ProzessWelt(at)Presta) geschaffen.
Erfolgskriterien bei der EinfĂĽhrung eines EDMS
RĂĽckblickend kristallisieren sich folgende zu beachtende Kriterien heraus:
- FrĂĽhzeitige Integration von Key Usern der betroffenen Standorte und deren Schulung
- Rechtzeitige Planung von Migrations-Themen
- Erarbeitung von klaren und definierten standortĂĽbergreifenden Dokumentenstrukturen und -konventionen (z.B. Bezeichnung von Dokumenten)
- Festlegung von technischen Ressourcen im Rahmen des Replizierungsschemas und -konzeptes
- Gemeinsame Spezifikation der Schnittstellen-Definitionen mit allen Partnern
Interne Erfahrungen aus der Anwendersicht sowie die Akzeptanz des Systems
„Die internen Schulungen mit dem Dokumentenmanagementsystem XERI haben uns gezeigt, dass dieses Tool sehr einfach zu erlernen ist. Die Anwender sind in der Lage, nach der Schulung selbständig das System zu bedienen und Dokumente zu erstellen.
Im Unternehmen ThyssenKruppPresta ist das DMS für Personen mit Computer-Zugang ein Werkzeug für die tägliche Arbeit, da alle relevanten Dokumente von A wie „Antrag auf Weiterbildung“ bis Z wie „Zeiterfassung“ darin verwaltet werden. Die komplette Unterstützung des Dokumentenlebens-Zykluses , wie z.B. das automatische Archivieren der alten Versionen, die Wiedervorlage, welche die Mitarbeiter auf die Aktualität der Dokumente erinnert, wird von den Anwendern geschätzt,
"Durch den Einsatz des Dokumentenmanagementsystems XERI konnten wir eine gute und strukturierte Dokumentation der Requirements erzielen. Das System bietet eine erhebliche Unterstützung bei der Ableitung von Lösungswegen für unsere Mitarbeiter.“, sagt Tom Skaro von ThyssenKrupp Presta.
Autoren: Tom Skaro, Qualitäts- und Umweltmanagement, ThyssenKruppPresta
Nicholas Rohmann, Business Process Management, ThyssenKruppPresta
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Katrin Strate
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Datum: 11.09.2007 - 09:14 Uhr
Sprache: Deutsch
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Freigabedatum: 09.10.2007
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