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Verständliche und kundenorientierte E-Mails auf Knopfdruck
ID: 1001702
Ulm, 11. Dezember 2013
Die Sprach-Software TextLab der H&H Communication Lab GmbH unterstützt Unternehmen und Behörden jetzt dabei, professionelle und verständliche E-Mails zu verfassen: Ab sofort können sie mit dem innovativen Outlook-Plug-In ihre E-Mail-Kommunikation auf Knopfdruck optimieren. Damit steht erstmals eine valide und effiziente Möglichkeit zur Qualitätskontrolle beim heiklen Thema E-Mail zur Verfügung.
(firmenpresse) - „E-Mails sind oft die Achilles-Ferse in der Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden“, erklärt Dr. Anikar M. Haseloff, Geschäftsführer der H&H Communication Lab GmbH. „Wir beobachten, dass der Bedarf nach einer nachhaltigen Qualitätssicherung der E-Mail-Kommunikation deutlich ansteigt. E-Mails sind von der Bedeutung und Wirkung her beinahe schon so wichtig geworden wie Briefe.“ Mit dem neuen Plug-In können Anwender die Sprach-Software TextLab jetzt direkt in die Benutzeroberfläche von Microsoft Outlook einbinden. So kann jeder Mitarbeiter schnell und zuverlässig prüfen, ob seine E-Mail verständlich ist oder ob sie Füllwörter, Floskeln oder umständliche Formulierungen enthält. „E-Mails müssen meist schnell geschrieben werden – lange Abstimmungsprozesse sind bei der elektronischen Kommunikation nicht vorgesehen. Daher ist das Plug-In die ideale Lösung für Unternehmen, die sowohl Wert auf Schnelligkeit als auch auf Qualität legen. So stellen sie sicher, dass sie ihre Kunden immer korrekt ansprechen. Auch wenn es im Alltag hektisch zugeht“, ergänzt Oliver Haug, zweiter Geschäftsführer der H&H Communication Lab GmbH. Das neue Plug-In ist ab sofort für Outlook 2007 und Outlook 2010 verfügbar. Zudem kann es auch in spezielle Mail-Programme leicht integriert werden.
Wie funktioniert das Plug-In?
Das Plug-In identifiziert beispielsweise zu lange Sätze. Diese stellen oft eine Barriere dar, die sehr einfach korrigiert werden kann. Oder es identifiziert Passiv-Sätze, die oft eine höfliche Kundenansprache verhindern: „Die fälligen Beiträge konnten nicht fristgerecht abgebucht werden“. Das ist ein typischer Passiv-Satz, der aber eigentlich unnötig ist. „Leider konnten wir Ihren Beitrag diesmal nicht abbuchen“ klingt hingegen schon deutlich höflicher und spricht den Kunden direkt an. Zudem liefert das Plug-In Tausende von konkreten Verbesserungsvorschlägen: Diese Verbesserungsvorschläge reichen von Synonymen für veraltete Begriffe wie beispielsweise „50.- Euro“ statt „ein Betrag in Höhe von 50.- Euro“ bis hin zu unbewusst unhöflichen Formulierungen. Beispiele dafür sind typische Phrasen wie „wie Sie sicherlich wissen“ oder „wie allgemein bekannt ist“. Hier empfiehlt das Plug-In auf diese Phrasen zu verzichten. Aber das TextLab-System kontrolliert nicht nur die Verständlichkeit und Höflichkeit oder die Verwendung von unnötigen oder veralteten Phrasen. Es kann darüber hinaus dank einem umfangreichen Corporate-Language-Modul auch exakt auf die Sprach-Vorgaben eines Unternehmens eingestellt werden. Damit können existierende Sprach-Leitfäden digital allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. So können alle Mitarbeiter den Leitfaden auf Knopfdruck automatisiert und in Sekundenschnelle prüfen. Ganz ohne Blättern oder auswendig lernen.
„Unternehmen profitieren auf mehreren Ebenen von dieser innovativen Qualitätssicherung in der E-Mail-Kommunikation. Verständliche E-Mails rufen deutlich weniger Fragen hervor. Mitarbeiter müssen also keine Antworten mehr am Telefon erklären, sondern können ihre Zeit effektiv nutzen“, erläutert Dialogexperte Haseloff. „Höfliche E-Mails helfen zudem Kunden zu binden. Denn der Wettbewerb der Zukunft wird nicht über Produkte geführt, sondern über Dienstleistung und Kommunikation. Und da ist die Kommunikation über E-Mails ein essentieller Bestandteil“.
Themen in dieser Pressemitteilung:
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Ãœber die H&H Communication Lab GmbH
Die H&H Communication Lab GmbH ist ein inhabergeführtes Institut für Verständlichkeit. Als Ausgründung der Universität Hohenheim und Universität Augsburg entwickelt es seit 2006 Lösungen zur Verbesserung der Kommunikation von Unternehmen. Hierzu werden neueste wissenschaftliche Erkenntnisse genutzt und eigene Forschungen betrieben. Das Institut hat sich auf die Analyse, Bewertung und Optimierung von Kommunikation spezialisiert. Es berät Unternehmen in allen Fragen rund um die kundenfreundliche und verständliche Informationsvermittlung. Individuell entwickelte Strategien ebnen den Weg zu einer hochwertigen und verständlichen Unternehmenssprache. Die Verwendung moderner Technologien unterstützt dabei, die Sprachprozesse besser zu steuern. Das Institut ist in den verschiedensten Branchen tätig, denn Verständlichkeit und qualitativ starke Kommunikation ist branchenübergreifend ein zentrales Thema. Besonders stark werden die Finanz- und Versicherungsbranche, Verwaltung und Pharmaindustrie bedient. Zu den Kunden zählen DAX-Konzerne, Finanzkonzerne und Verwaltungen, aber auch kleine und mittelständische Unternehmen.
Ãœber TextLab
TextLab ist eine Sprach-Software, mit der Texte per Knopfdruck auf Verständlichkeit, Terminologie und Sprachstil analysiert werden können. Die Funktionen basieren auf wissenschaftlichen Methoden und Verfahren. Das Programm ist vielseitig einsetzbar und auch für Nutzer ohne technisches Spezialwissen einfach zu bedienen. TextLab bewertet die Qualität der Texte und ermittelt, ob sie für die jeweiligen Zielgruppen geeignet sind. TextLab deckt Schwachstellen im Text auf, liefert Hinweise zur Optimierung und unterstützt bei der Verbesserung. TextLab hilft dabei, die Unternehmenssprache kontrolliert umzusetzen (Corporate Language).Die Entstehung von TextLab ist eine Geschichte, bei der wissenschaftliche Methodik und eine praxisrelevante Aufgabenstellung zu einem innovativen Produkt geführt haben. Zunächst wurde TextLab für die Prüfung und objektive Bewertung der Verständlichkeit von medizinischen Beipackzetteln entwickelt. Einsatzgebiet war die behördliche Zulassung von Arzneimitteln, bei welcher der Beipackzettel nachweislich auf Verständlichkeit geprüft werden muss. Inzwischen ist TextLab eine einzigartige und vielseitig einsetzbare Software-Lösung. TextLab wird in enger Zusammenarbeit mit der Universität Hohenheim laufend verbessert und weiterentwickelt.
H&H Communication Lab GmbH
Dr. Anikar Haseloff
Am Hindenburgring 31
D-89077 Ulm
Deutschland
Telefon: 0731-932 84 12
Fax: 0731-932 84 21
E-Mail: presse(at)comlab.de
Web: www.comlab.de
H&H Communication Lab GmbH
Dr. Anikar Haseloff
Am Hindenburgring 31
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E-Mail: presse(at)comlab.de
Web: www.comlab.de
  
  
  
Datum: 06.01.2014 - 17:17 Uhr
Sprache: Deutsch
News-ID 1001702
Anzahl Zeichen: 3806
Kontakt-Informationen:
Ansprechpartner: H&H Communication Lab GmbH Dr. Anikar Haseloff Am Hindenburgring 31 D-89077 Ulm Deutschland Telefon:
Stadt:
Ulm
Telefon: 0731-932 84 12
Kategorie:
Business Intelligence
Meldungsart: Produktinformation
Versandart: Veröffentlichung
Freigabedatum: 06.01.2014
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"Verständliche und kundenorientierte E-Mails auf Knopfdruck"
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