Studie zum Tag der Arbeit: Die größten Zeitverschwender im Büro (FOTO)

(ots) -
60 Prozent der Büroarbeiter in Deutschland sind der Meinung, dass
nach wie vor zu viel Papier bei der täglichen Arbeit verschwendet
wird. Das belegt eine aktuelle Umfrage des Marktforschungsinstituts
innofact anlässlich des Tags der Arbeit. Die Studie wurde im Auftrag
von Adobe Systems unter 1.033 berufstätigen Frauen und Männern
zwischen 18 und 69 Jahren durchgeführt. Darin wurde auch untersucht,
was die größten Zeitverschwender und die nervigsten Prozesse bei der
Büroarbeit sind und welche Arbeitserleichterungen sich die
Berufstätigen zukünftig wünschen. Als lästigster Prozess wird von 27
Prozent der Befragten die Suche nach Papierdokumenten genannt,
gefolgt von Abstimmungs- und Korrekturprozessen (17 Prozent) sowie
der Erstellung, Verteilung und Auswertung von Formularen (14
Prozent). 46 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben an, dass der größte
Zeitverschwender bei ihrer täglichen Arbeit die Archivierung oder
Wiederverwendung von Dokumenten sei. 44 Prozent befanden, dass
Korrekturen und Abstimungsschleifen mehr Zeit als nötig in Anspruch
nehmen.

Welche Arbeitserleichterungen wünschen sich Büroarbeiter

Bei der Frage nach den gewünschten Arbeitserleichterungen gaben 65
Prozent der Umfrageteilnehmer an, dass sie sich ein einfacheres
Sammeln und Verteilen von Dokumenten wünschen würden. Für 61 Prozent
wäre der elektronische Rechnungsversand inklusive digitaler
Unterschrift eine große Arbeitserleichterung; 59 Prozent wünschen
sich zudem eine einfachere schriftliche Abstimmung von Genehmigungen
und Textdokumenten. Zudem befürworten über die Hälfte der Befragten
elektronische Personalakten anstelle von Aktenordnern in Papierform
sowie die Ablösung der Unterschriftenmappe und die generelle
Einführung der elektronischen Signatur.

"Wie IDC bereits in 2012 festgestellt hat, wird weltweit bei der

Büroarbeit eine nicht unerhebliche Menge an Zeit vor allem bei dem
viel zu aufwändigen Umgang mit Dokumenten verschwendet - vor allem
für die Erstellung, Abstimmung und Suche", erklärt erklärt Ulrich
Isermeyer von Adobe Systems. "Die so verschwendete Zeit kostet
Unternehmen jährlich im Schnitt 14.492 Euro pro Büroarbeiter. Hier
geht es also nicht nur um subjektive Arbeitserleichterungen und
Wohlfühlfaktoren, sondern um relevante Produktivitätsfaktoren."

Außerdem wurde im Rahmen der innofact-Studie untersucht, welches
die am häufigsten genutzten Programme sind, wie gerne beziehungsweise
ungern diese eingesetzt werden und worin die Gründe hierfür liegen.
Neben firmeneigenen Buchhaltungs- und ERP-Systemen gehören Microsoft
Word (79 Prozent), Excel (63 Prozent) und Adobe Acrobat (35 Prozent)
zu den am häufigsten verwendeten Programmen. Wie die Ergebnisse
zeigen, besteht ein direkter Zusammenhang zwischen der Beliebtheit
der Software und der Häufigkeit der Anwendung. So liegt PowerPoint
bei den unbeliebtesten Programmen an erster Stelle, wobei nur 17
Prozent der Befragten es regelmäßig nutzen. Word hingegen wird am
häufigsten genutzt, doch lediglich 6 Prozent der Befragten nennen
Word als das unbeliebteste Programm. Bei der Bewertung der Software
ist zu beachten, dass die Anwender das tatsächliche Funktionsspektrum
und somit die Möglichkeiten der Arbeitserleichterung bei den von
ihnen weniger intensiv eingesetzten Programmen nicht so gut kennen.

"Während nahezu 100 Prozent der Berufstätigen den kostenlosen
Adobe Reader regelmäßig verwenden, wird Acrobat, das Programm zur
PDF-Erstellung, -Verwaltung und -Bearbeitung, nur von gut einem
Drittel der Befragten genutzt", so Isermeyer. "Auf unseren Schulungen
stellen wir immer wieder fest, dass der Funktionsumfang von Acrobat
vielen Anwendern nicht vollständig bekannt ist. Dabei bietet das
Programm mit seinen Kommentar-, Formular, Achivierungs- und digitalen
Signaturmöglichkeiten genau die Arbeitserleichterungen, die sich das
Gros der Büroarbeiter laut den Ergebnissen der Studie wünscht."

Potenziale der Technologie sind noch nicht ausgeschöpft

"Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren bereits massiv
gewandelt. Doch das war erst der Anfang. Denn unsere Zukunft liegt in
kreativen Wertschöpfungsprozessen", erklärt Torsten Rehder, Director
Innovation Services TrendONE GmbH. "Die Potenziale, die uns
Technologie schon heute bietet, sind noch längst nicht ausgeschöpft,
geschweige denn gleichmäßig verteilt. Während im Silicon Valley
bereits an Algorithmen getüftelt wird, die kreative Tätigkeiten wie
etwa das Schreiben eines Drehbuchs automatisieren, hadern wir in
Europa noch mit dem elektronischen Rechnungsversand. Die Technologie
ist nicht mehr der Flaschenhals. Vielmehr sind es alte Denkmuster,
die uns zögern lassen, die nächste Produktivitätsstufe zu erreichen."



Pressekontakt:
Fink & Fuchs Public Relations AG
Ina Machenheimer
Tel: 0611/ 74131-0, Fax: 0611-74131-30
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Datum: 28.04.2014 - 10:52 Uhr
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