Die (vollkommen) papierlose Vorstandssitzung

Technologischer Wandel aus menschlicher Sicht

(firmenpresse) - Vor jeder Sitzung des Vorstandes und des Aufsichtsrats sowie der Ausschüsse muss ein enormer Umfang von Informationen an deren Mitglieder verteilt werden. Aus diesem Grund haben bereits viele Führungsgremien versucht, für diese Sitzungen die "Papierlosigkeit" einzuführen. Jeder Versuch, die Papiermenge zu reduzieren, muss mit dem Verständnis einhergehen, dass die Papierlosigkeit tatsächlich entlang eines Spektrums verläuft. An dem einen Ende ist das althergebrachte Vorgehen mit 100 % Papiereinsatz zu finden. Am anderen Ende des Spektrums verlässt sich der Vorstand auf ein Board-Portal, wie das von Diligent.

Zwischen diesen beiden Punkten des Spektrums befinden sich Teilabschnitte auf dem Weg zur Papierlosigkeit, in denen Dokumente zum Beispiel per E-Mail versendet oder über ein File-Sharing-System verteilt werden. Diese Lösungen stellen einen Kompromiss dar, denn sie sind zum einen aufgrund der Art und Weise, wie Menschen sie nutzen, nicht so papierlos, wie es zunächst scheint. Zum anderen bleiben auch die Probleme der herkömmlichen Verteilung der Sitzungsunterlagen in Papierform trotz einer digitalen Bereitstellung weiter bestehen.

Board-Portale können bei diesem "papierlosen Paradoxon " eine Lösung darstellen. Sie erfordern einen gut geplanten Übergang auf Grundlage eines eindeutigen Verständnisses dessen, wie Informationen verteilt und vom Führungsgremium genutzt werden. Zudem muss ein Schwerpunkt darauf liegen, wie Menschen im Allgemeinen mit Veränderung umgehen. Diligent hat für Führungsgremien aller Arten und Größen weltweit mehrere Tausend Implementierungen vorgenommen und konnte Best Practices eruieren, durch die sichergestellt wird, dass Board-Portale den Zweck der Papierlosigkeit erfüllen.

Das Eingehen einer Verpflichtung seitens des Vorsitzenden, CEO und des Sekretariats, papierlos zu arbeiten, ist unumgänglich. Der Erfolg eines Wechsels zur Papierlosigkeit hängt nicht von der Technologie ab, sondern von der Änderung der Gewohnheiten. Von einer Gruppe von Menschen zu erwarten, sich hinsichtlich der Art und Weise zu ändern, wie sie ihre Sitzungsunterlagen erhält, erfordert ein eindeutiges Signal seitens der Führungsspitze wie auch der Befürworter, die mit gutem Beispiel voran gehen müssen, indem sie das Portal konsequent nutzen.

Eine gute Implementierung papierloser Prozesse nimmt ihren Anfang mit einem grundlegenden Verständnis darüber, wie die Sitzungsunterlagen derzeit zusammengestellt, übermittelt und aktualisiert werden. Nachdem jeder Schritt skizziert wurde, wird die neue papierlose Plattform so konfiguriert, dass sie den aktuellen Prozess so genau wie möglich repliziert. Aber ein Grund, weshalb papierlose Systeme häufig nicht funktionieren, liegt darin, dass ein Wechsel möglicherweise eher einer Revolution statt einer Evolution gleicht. Sobald die Nutzer mit dem Board-Portal und seiner Funktionsweise vertraut ist, werden sie auf natürliche Weise Verbesserungen an den Arbeitsabläufen entdecken, die für ihre Organisation sinnvoll sind.

Ein wesentliches Kriterium, ob ein papierloses Portal angenommen wird, ist die Qualität sowie die Gründlichkeit, mit der Trainings für die Administratoren und Nutzer des Portals durchgeführt werden. Ein Training für die Nutzer - das sind Geschäftsführer und Gremienmitglieder - muss unkompliziert sein und wird häufig per Telefon durchgeführt. Die meisten Portalsysteme sind sehr zuverlässig. Dennoch kommen gelegentlich Fragen auf, häufig in den unpassendsten Momenten. In solchen Situationen ist es wichtig, dass der Portalanbieter einen 24/7/365-Support mithilfe eines ständig erreichbaren Expertenteams bereitstellt; dieser ist bei Diligent schon mehrfach ausgezeichnet worden.

Die große Mehrheit der Dokumente der Sitzungsunterlagen liegen in Standardformaten vor und lassen sich leicht für das Lesen über eine App auf einem Tablet konvertieren. Sitzungsunterlagen können allerdings auch großformatige Dokumente beinhalten, die sich nicht so gut für die Ansicht auf einem Tablet eignen.

Es ist menschlich, anzunehmen, dass es bei der ersten papierlosen Vorstandssitzung kein Papier geben wird. Tatsächlich sollte ein solcher Wechsel jedoch weniger abrupt erfolgen, um die Chance auf Erfolg zu maximieren. Es hat sich als gute Idee erwiesen, die ausgedruckten Unterlagen wie üblich vor der Sitzung zu verteilen oder sie im Sitzungsraum bereitzuhalten, sodass die Teilnehmer sie bei Bedarf zur Hand nehmen können. Es sollte sichergestellt werden, dass die Teilnehmer Gelegenheit hatten, das papierlose Portal vor der Sitzung aufzurufen.

Selbst wenn alles gut läuft, ist es nicht ungewöhnlich, dass ein oder zwei Nutzer nach der ersten papierlosen Sitzung weiterhin ausgedruckte Unterlagen wünschen. Diese Nutzer können weiterhin Unterlagen in Papierform heranziehen. Sie können ganz einfach aus dem Portal heraus generiert werden, entweder vom Sekretariat oder vom jeweiligen Nutzer selbst. Während die anderen Führungsmitglieder mit dem Portal vertrauter werden, werden die ablehnenden Papiernutzer feststellen, dass sie länger benötigen, um ihre Notizen in den Unterlagen zu finden und sie bei einer Sitzung zu präsentieren, als die Portalnutzer. Wenn die Sitzungen letztlich schneller und effizienter verlaufen, werden Gegner eines Portals nicht für Verzögerungen verantwortlich sein wollen.

Die Idee papierloser Arbeitsprozesse besteht fast ebenso lange, wie es Computer gibt. Seit Jahrzehnten sorgten Teillösungen, die aber immer zu viele Kompromisse von Anwendern erforderten dafür, dass das Ziel greifbar erschien, aber nie ganz erreichbar war. Die Entwicklung von Board-Portalen zusammen mit leistungsstarken, benutzerfreundlichen Tablets hat Papierlosigkeit und die aus ihr resultierende Effizienz der Sitzungen auf Führungsebene möglich gemacht. Diejenigen, die den Wechsel vollziehen - und den Nutzer im Zentrum des Wechsels sehen - werden die Vorteile papierloser Gremienkommunikation nicht mehr missen wollen.

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Datum: 03.09.2015 - 14:00 Uhr
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