PresseKat - Ist Ihre Telefonanlage bereit für die Feiertage?

Ansagen, Notrufnummer, Geschäftszeiten,... Sind Sie bereit für die Feiertage?

(PresseBox) - Ich bin nicht sicher warum, denn es ist eigentlich jedes Jahr zur gleichen Zeit und es mag jetzt vielleicht eine Überraschung sein aber die Feiertage stehen vor der Tür! Nur noch drei Arbeitstage und dann ist es soweit. Wie wir alle nur zu gut wissen, bringen die Feiertage diese unvermeidliche To Do Liste mit sich ? sowohl privat, als auch in der Arbeit. Geschenke einkaufen, Baum dekorieren, Essen einkaufen und nicht vergessen 27. Dezember ist ein Sonntag, also noch mehr Essen einkaufen. Aber dieser Artikel soll Ihnen nicht dabei helfen, Ihr Fest zu organisieren. Vielmehr möchten wir Ihnen dabei helfen, damit Ihre Telefonanlage bereit für die Feiertage ist.
Wenn Sie im B2B Umfeld arbeiten, dann könnten die letzten Tage vor den Feiertage relativ ruhig werden, da die meisten Entscheider bereits Ihren wohlverdienten Urlaub angetreten haben. Dennoch sollten Sie nicht vergessen, dass jederzeit Interessenten oder Kunden anrufen könnten und daher stellt sich die Frage: Ist Ihre Telefonanlage bereit für die Feiertage?
Geschäftszeiten
Der erste Punkt auf unserer To Do Liste beschäftigt sich mit Ihren Geschäftszeiten. Dabei gibt es 2 wesentliche Punkte, welche zu beachten sind.
A) Haben Sie zwischen dem Jahr Betriebsurlaub oder werden Sie arbeiten?
B) Haben Sie internationale Kunden, welche vielleicht nicht, wie in Deutschland am 24.-26. geschlossen haben, sondern arbeiten werden. D.h. dann auch, dass diese versuchen werden Sie anzurufen.
Sobald Sie diese Fragen geklärt haben, können Sie die automatische Anrufannahme und -verteilung einrichten. Ihre Telefonanlage sollte Ihnen die Möglichkeit geben unterschiedliche Geschäftszeiten, entsprechend besonderer Anlässe zu setzen. Wenn Sie entscheiden, nicht über die Feiertage zu arbeiten, ist die Frage wichtig, ob Sie Kunden mit Wartungsverträgen haben und/oder eine spezielle Notfallnummer bereitstellen müssen, auf welche nach einer Ansage umgeleitet werden soll.

Festtagsgrüße & Wartemusik
Viele Unternehmen schließen während der Feiertage. Je nach Industrie und Kundenstamm Ihres Unternehmens wäre es vielleicht eine gute Idee, Ihre Kunden mit etwas festlicher Musik und ein paar (vor-)weihnachtlichen Grüßen zu begrüßen. Dabei gibt es wirklich nur eines zu beachten: Bitte lizensieren Sie die Musik, da die Verwendung von nichtlizensierter Musik sehr teuer werden kann.
Eine nette Geste ? gerade zu den Festtagen und oftmals die Ausnahme von der Regel ? sind Festtagsgrüße als automatische Ansage, wenn Kunden Sie anrufen. Zum Beispiel, anstatt ?Willkommen bei pascom Netzwerktechnik? versuchen Sie doch ?Merry Christmas & einen Guten Rutsch ins Neue Jahr wünscht Ihnen Ihr pascom Team?. Normalerweise würden wir von einer längeren Ansage abraten aber zu dieser Jahreszeit wäre es fast angebracht. Branchenbeispiele wären hierfür z.B. Reisebüros, Hotels und der Einzelhandel.
Auto Attendant / IVRs & Service/Notfallrufnummern
Je nachdem was Sie für Produkte und Dienstleistung anbieten, besteht die Möglichkeit, dass Kunden aufgrund bestehender Wartungsverträge Sie erreichen müssen. Entsprechend muss natürlich Ihre Telefonanlage dafür eingerichtet werden, damit Kunden mit bspw. 24/7/365 Wartungsvertrag Sie auch erreichen können. Eine entsprechende Ansage oder Auswahlmenü per IVR kann dabei sehr hilfreich sein. Wenn Sie Ihren Kunden jedoch unterschiedliche Service-Level-Agreements (SLA) anbieten, dann ist die oben genannte Möglichkeit eventuell nicht die beste Option. Je nach SLA sollten Sie dann unterschiedliche Kontaktnummern oder IVR Ansagen anbieten. Davor sollten Sie Ihre Kunden mit Hilfe eines Weihnachtsmailings über die geänderten Urlaubs/Geschäftszeiten informieren.
Ansagen
Während es sicherlich eine gute Idee ist, ein paar Feiertagsgrüße aufzunehmen, sollte der Fokus darin liegen, den Anrufern die Öffnungszeiten während der Feiertage mitzuteilen und ebenso die Ansagen vorzubereiten für ein IVR und Notfallnummer. Aber wie sollte man die Ansagen vorbereiten?
Heutzutage sind professionell aufgenommene Ansagen relativ günstig, weshalb sich die Investition wirklich lohnt. Und zwar nicht nur für Feiertagsansagen, da diese den Wert Ihrer Marke wirklich steigern können. Da Sie die Ansagen jährlich wieder verwenden können, steigert sich deren Return on Investment. Wenn Ihnen ein nur ein kleineres Budget zur Verfügung steht, dann nutzen Sie doch, wie unseren VoIP Guys Tutorial (Teil 1 | Teil 2) beschrieben, die OpenSource Software Audacity. Wichtig zu beachten wäre, dass Sie ein wirklich gutes Mikrofon benötigen, welches wahrscheinlich genausoviel wie die professionell aufgenommen Ansagen kostet.
Zu guter Letzt
Dies hat nun absolut nichts mit Ihrer Telefonanlage zu tun, aber Sie können alle oben erwähnten Informationen und Tipps auch dazu verwenden, Ihr Unternehmen über die Feiertage auf Sozialen Plattformen zu promoten. Entwerfen Sie eine kleine Grafik für Ihre Kunden, Followers, Fans etc. und wünschen Sie Ihnen ein Frohes Weihnachtsfest und ein gutes Neues Jahr. Veröffentlichen Sie Ihre Öffnungszeiten und vergessen Sie nicht, das Weihnachtsmailing. Dieses bietet Ihnen eine gute Gelegenheit noch einmal ?Danke? zu sagen.
Zu guter Letzt, jetzt nachdem die Telefonanlage bereit für die Feiertage ist, wird es Zeit sich um die Geschenke, den Baum, Dekoration, das Essen und alles, man noch für die Feiertage und das neue Jahr braucht, zu kümmern.
Wir von pascom wünschen Ihnen und Ihren Liebsten ein paar schöne Feiertage und einen guten Start für das Neue Jahr.
Ihr pascom Team

Über pascom ? communication without borders
1997 als klassisches Linux IT Systemhaus gegründet, betreut pascom Netzwerktechnik heute nicht nur namhafte Unternehmen im Bereich Netzwerkinfrastruktur, IT Sicherheit und Virtualisierungslösungen, sondern gehört mit Ihrer Asteriskbasierten VoIP Telefonanlagen Software mobydick zu den führenden Herstellern von IP Telekommunikationslösungen. Außerdem bietet das Unternehmen auch maßgeschneiderte Lösungen im Bereich Softwareentwicklung.
mobydick ? communication without borders ? bietet eine leistungsstarke, skalierbare und flexible VoIP-Business-Kommunikationsplattform, welche die mächtige Open Source Software ?Asterisk? mit einer von pascom speziell entwickelten, plattformunabhängigen & benutzerfreundliche Administrations-Oberfläche vereint. Dabei bietet mobydick alle wichtigen UCC Funktionen und somit ein System mit der Sie Ihre komplette Unternehmenskommunikation abdecken können. Aufgrund einem kostengünstigen und einfachen Lizenzmodell ist mobydick für jegliche Unternehmensgröße lukrativ und kann jederzeit einfach erweitert werden.
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