Keep it simple - Zehn Tipps für die zeitgemäße englische Geschäftskorrespondenz (FOTO)
(ots) -
Wer im Kontakt mit angloamerikanischen Geschäftspartnern den
richtigen Ton treffen will, formuliert häufig zu umständlich. Das
Auswendiglernen von Phrasen ist eine altbewährte Methode,
Geschäftskorrespondenz zu lernen, denn um Grammatik und Wortwahl
braucht sich der Sprecher bei der Anwendung keine Gedanken zu machen.
Doch häufig sind diese Phrasen zu langatmig, formal, gestelzt oder
einfach längst überholt. Einfaches und klares Schreiben ist das Ziel.
Die Devise heißt: Keep it simple. Wer auch schriftlich eine gute
Beziehung zu Kunden und Geschäftspartnern aufbauen möchte, für den
halten die Carl Duisberg Centren zehn Tipps bereit:
1. Kurzformen erlaubt
Früher in schriftlicher Form verboten und heute der Normalfall:
"I'll, I'm, can't, we're". Kurzformen aus dem Sprachgebrauch sind in
der aktuellen Business-Korrespondenz Gang und Gebe, es sei denn, es
handelt sich um ein sehr formales Dokument. Als Faustregel gilt: Wenn
Sie es so sagen würden, schreiben Sie es. So wirken Sie auch im
Schriftlichen freundlich, ohne unseriös rüberzukommen.
2. Anrede personalisieren
Anreden wie "Dear Sir or Madam" oder "To Whom it May Concern"
fallen in den meisten Fällen negativ auf, da sie oft sofort als
Werbung angesehen werden - und landen als Spam im Papierkorb. Machen
Sie sich die Mühe, die Namen der Adressaten zu recherchieren. Nur
wenn das Gegenüber unbekannt ist, findet die formale Anrede
Verwendung.
3. Aktiv ist Trumpf
Verwenden Sie aktive statt passive Verben, wann immer es möglich
ist. Aktive Verben machen Ihre Texte verständlicher und
anschaulicher. Zudem verleihen sie dem Gesagten mehr Nachdruck. Statt
"The meeting was led by Tom" schreiben Sie "Tom led the meeting".
Eine einfache Satzstruktur nach dem Muster Subjekt, Verb, Objekt
liest sich besser.
4. Pronomen benutzen
Es lohnt sich immer, Pronomen wie "I", "you" and "we" zu benutzen
und aktiv zu formulieren - Botschaften wirken gleich individueller
und persönlicher. Deshalb statt etwa "As per your request" zum "As we
discussed" greifen.
5. Floskeln vermeiden
"Please do not hesitate to contact me should you have any
questions." Die meisten Muttersprachler werden bei dieser
Aufforderung dennoch zögern, Sie zu kontaktieren. Da, wo bereits ein
guter Kontakt besteht oder gewünscht wird, entsteht durch solche
Phrasen unnötige Distanz. Der Leser muss sich fragen: "Soll ich mich
wirklich melden?" Besser wäre: "Please feel free to contact me if you
have any questions" oder "If there is anything I can do to help,
please let me know". Das ist eine echte Einladung, Kontakt
aufzunehmen.
6. Fragewörter nach vorn
Die Allgegenwart von E-Mail hat unsere tägliche Kommunikation
verändert. Was früher Korrespondenz war, wird heute auch im
Schriftlichen vielfach zur Konversation. Formal gesehen ist folgender
Satz korrekt: "With whom would you like to meet?" Empfehlenswert und
weniger formell wirken Fragen, wenn sie direkt mit "who", "where",
"what" oder "when" beginnen. "Who would you like to meet with?" kann
Ihr Gegenüber schneller erfassen und ist daher die bessere Lösung.
7. Nicht zu kompliziert
Verwenden Sie kein kompliziertes Vokabular und formulieren Sie
einfaches Englisch. Gewollt anspruchsvolle Ausdrücke im Text wirken
schnell überheblich. Vermeiden Sie lange und komplizierte Wörter, wo
ein kurzes dasselbe meint. Statt etwa "utilize" tut es ein einfaches
"use".
8. Klar und spezifisch schreiben
"Thank you in advance for your prompt attention to this matter."
Worauf bezieht sich "this matter"? "Thank you for checking the
report" oder ein allgemeines "Thank you for your help" ist
verständlicher, konkreter und vor allem freundlicher. Es bedeutet
genau das Gleiche und wirkt ehrlicher und authentischer.
9. Dopplungen vermeiden
Ausdrücke wie "We are now in the process of producing ..." klingen
zunächst professionell und kompetent. Der Muttersprachler sieht darin
allerdings eher eine nichtssagende und zudem überflüssige Worthülse.
Im Englischen lassen sich Prozesse, die im Gang sind, präzise allein
mit der ing-Form ausdrücken: "We are now producing....". Auch "It's
important to note" lässt sich einfacher durch ein schlichtes,
höfliches, aber trotzdem bestimmtes "Please note" ausdrücken. Die
Aussage bleibt die Gleiche.
10. Weniger ist mehr
"I confirm herewith the receipt of" ist vielleicht die perfekte
Ãœbersetzung von "hiermit". Auf Englisch klingt sie steif,
hyper-bürokratisch und nach Amtssprache. Ein einfaches "Thank you for
sending...'" reicht aus. Formulieren Sie kurze, aussagekräftige
Sätze. Und seien Sie konsequent im Kürzen: ist ein Wort überflüssig,
einfach weglassen!
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Datum: 11.02.2016 - 09:30 Uhr
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