E-Mail-Kommunikation: Erst denken, dann senden / TÃœV Rheinland: Gutes Zeitmanagement reduziert Belastung und Selbstdisziplin verringert Zeitdruck

(ots) - E-Mails machen es möglich: Mitarbeiter kommunizieren
einfach, kostengünstig und extrem schnell. Und das zeitlich und
örtlich unabhängig. Aber mit der ständigen Verfügbarkeit und
schnelleren Reaktionszeiten steigt auch die Belastung. Nach Auskunft
des Branchenverbandes Bitkom erreichen jede dienstliche
E-Mail-Adresse in Deutschland im Durchschnitt 18 Nachrichten pro Tag,
jede zehnte inzwischen sogar 40 oder mehr Nachrichten. Die Tendenz
ist weiter steigend.

Experten zufolge leiden Mitarbeiter unter der
Informationsüberflutung, weil die Menge der erhaltenen Informationen
und der Anteil an nutzlosen Inhalten zunehmen. Konsequenz:
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stoßen bei der Aufnahmefähigkeit und
Leistungsfähigkeit an ihre Grenzen. "Es ist sinnvoll, beim Sortieren
der Nachrichten mehr Zeit zu investieren, um anschließend
erfolgreicher zu sein und Zeit zu sparen", sagt Dr. Stefan
Poppelreuter von TÜV Rheinland. Er berät Unternehmen als Experte für
Personal- und Organisationsentwicklung.

Mehrfacher Empfang derselben E-Mail, der fehlende Bezug zur
eigenen Arbeit oder auch ausbleibende Reaktionen sind vermeidbare
Zeitfresser. Der Umgang mit elektronischer Post kann zu Frustration
und Missverständnissen führen, wodurch die Produktivität und
Effizienz des Mitarbeiters abnehmen und die Fehlerhäufigkeit steigen
kann.

Unternehmensvereinbarungen ergänzen Selbstmanagement

Um Stress und Druck abzubauen, sind ein gesundes Zeitmanagement
und Selbstdisziplin maßgeblich. Denn das eigene Verhalten lässt sich
steuern. "Wer gut organisiert ist, der kann auch gut kommunizieren",
erklärt Dr. Poppelreuter. Dabei hilft es, Prioritäten zu setzen,
Ziele zu definieren und zu verfolgen sowie Arbeitsvorgänge zu
straffen. Mitarbeiter sichten eingehende E-Mails nur in festen

Abständen und befreien sich von der Vorstellung, sofort reagieren zu
müssen. Ferner können Unternehmensleitungen Grundregeln für die
Belegschaft festschreiben, um die Anzahl und den Umfang der E-Mails
zu verringern.

Auch jeder selbst kann viel bewirken, wenn er einige Regeln
befolgt. Dazu gehören aussagekräftige Betreffzeilen. Beispiel: Wer in
den Betreff das Wort "Info" integriert, zeigt, dass der Empfänger
nicht selbst handeln muss, sondern lediglich eine Information erhält.
Auch kurze und knappe Formulierungen und eine gezielte Auswahl der
Empfänger helfen. Um beispielsweise Mehrfachzustellungen von E-Mails
zu vermeiden, sind Verteilerlisten und geklärte Zuständigkeiten
sinnvoll. Nicht zuletzt ist es gerade im "digitalen Zeitalter"
wichtig, die persönliche Interaktion zu pflegen. "Bei E-Mails gilt:
Erst denken, dann senden. Dringendes würde ich ohnehin am besten
besprechen", rät TÜV Rheinland-Experte Dr. Poppelreuter.



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Datum: 04.03.2016 - 10:00 Uhr
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