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GoBD: Galgenfrist für Handelsunternehmen
ID: 1383519
(ots) -
- GoBD beinhaltet immenses finanzielles Risiko für Händler, Hoteliers
und Dienstleister: Fristablauf zur kompletten Umsetzung am 31.
Dezember 2016
- Vollständige Umsetzung der gesetzlichen Forderungen notwendig, da
auch 90 % Umsetzung nur als 0 % Compliance gelten
- Nur durch Anwendung von Big-Data-Technologien ist eine signifikante
Reduktion der hohen Umsetzungskosten möglich
- Neue Analyticsverfahren schaffen Mehrwerte und Wettbewerbsvorteile
aus gesetzlichen Vorgaben
- Spezialisten für die Verarbeitung von Kassendaten gewährleisten
eine rechtssichere Umsetzung
- Im nächsten Schritt Registrierkassen im Fokus des Fiskus:
zertifizierte Sicherheitseinrichtung an allen Kassen voraussichtlich
ab 2020 obligatorisch
Die Zeit wird knapp: Ab dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen
der so genannten GoBD*, ergänzt um Regelungen aus einem Schreiben des
Bundesfinanzministeriums vom November 2010, uneingeschränkt. Die
Auswirkungen auf Unternehmen in Handel, Gastronomie und
Dienstleistungen sind gravierend - und die wenigsten davon haben
bisher vollständig erkannt, wie umfangreich die GoBD in ihre
organisatorischen Prozesse eingreift. Nun schließt sich allerdings am
31. Dezember 2016 die letzte Hintertür, die der Gesetzgeber im Sinne
einer Übergangsregelung offen gelassen hat. Wirtschaftsprüfer
prognostizieren bereits empfindliche Strafen bei Verstößen gegen die
Bestimmungen der GoBD.
(* "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von
Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie
zum Datenzugriff")
Unternehmen oft mangelhaft vorbereitet
Die Frist wirkt dabei fast wie ein "Erkenntniskatalysator". Den
Verantwortlichen in den betroffenen Unternehmen wird auf den letzten
Metern klar, was Sätze wie "Insbesondere müssen alle steuerlich
relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät
elektronisch erzeugter Rechnungen (...) unveränderbar und vollständig
aufbewahrt werden." in Kombination mit den weiteren
Verordnungsinhalten tatsächlich bedeuten. Viele stellen fest, dass
ihre Unternehmen nur unzureichend vorbereitet sind und nun Gefahr im
Verzug ist.
Hinter der sperrigen Abkürzung GoBD verbirgt sich ein Erlass des
Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2014. Sein Titel "Grundsätze
zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum
Datenzugriff". Diese Verordnung schließt an die GoBS (Grundsätze
ordnungsgemäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme aus dem Jahr
1995) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen aus dem Jahr 2002) an und ergänzt sie. Doch
nicht nur der Titel der GoBD-Verordnung hat es in sich, der Inhalt
kann da allemal mithalten. Das betrifft vor allem Regelungen zur
Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften und damit
Unternehmen des Einzelhandels, der Gastronomie und der Hotellerie
sowie Anbieter von Dienstleistungen, wie das BMF in seinem Schreiben
aus dem Jahre 2010 nochmals unterstreicht.
Hohe technische Anforderungen
In der GoBD wird klargestellt, dass durch Registrierkassen
erstellte Kassenbelege automatisch der gesetzlichen
Aufbewahrungspflicht unterliegen. Außerdem spezifiziert das Gesetz
nochmals die bereits vorher festgelegte Unveränderbarkeit der Daten.
Sie sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig,
jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar
aufzubewahren. "Die Reduzierung einer bereits bestehenden
maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des
Dateiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist
nicht zulässig (...)." Für den Einzelhändler an der Ecke ist das zwar
auch mit Aufwand verbunden, allerdings ist der keineswegs
vergleichbar mit dem, was größere Unternehmen mit mehreren hundert
Filialen betreiben müssen. Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu
genügen, ist ein Archivsystem nötig, denn nur ein Archiv liefert eine
solche technische Unveränderbarkeit. Ein lokaler Kassenspeicher ist
nämlich kein Langzeitarchiv. Doch auch damit ist dem Anspruch noch
immer nicht Genüge getan: Auch das Archiv, in dem die Daten
aufbewahrt werden, muss die gleichen Auswertungsmöglichkeiten des
laufenden Kassensystems vorhalten, und das ebenfalls über den
gesamten vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum. Es geht dabei eben
nicht nur um Auffindbarkeit. Alle Auswertungsmechanismen - und die
sind von Händler zu Händler verschieden - müssen abrufbar sein.
Fristablauf in Sicht
Die Verordnung gilt praktisch bereits seit November 2010. Eine
Schonfrist (siehe oben) ergibt sich aus der Regelung, dass
Kassensysteme, die den Anforderungen nicht oder nur teilweise
genügen, längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden
dürfen. Die Zeit bis zum Fristablauf ist damit inzwischen sehr
überschaubar geworden.
Die GoBD aus dem November 2014 (Gültigkeit ab 1. Januar 2015)
konkretisiert die Anforderungen des Gesetzgebers weiter. Diese gelten
für die maschinelle Auswertbarkeit, die Verfahrensdokumentation, das
interne Kontrollsystem und die elektronische Archivierung sowie für
den Datenzugriff der Finanzbehörden. Damit wird klargestellt, dass
eine Verfahrensdokumentation Pflicht ist. "Die
Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch
gewollten Prozess, z.B. bei elektronischen Dokumenten von der
Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und
Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen
Auswertbarkeit der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der
Reproduktion." Die Formulierung gibt einen kleinen Vorgeschmack auf
den tatsächlichen organisatorischen Aufwand, der für eine
ordnungsgemäße Erfüllung des Gesetzes zu leisten wäre. Auch der
Begriff der "Unveränderbarkeit" wird im o.g. Schreiben unterlegt. Im
Hardwarebereich müssen unveränderbare Datenträger (WORM-Medien*)
verwendet werden. In die Software müssen Sicherungen, Sperren,
Festschreibungen und automatische Protokollierungen integriert sein,
die durch Zugriffsbeschränkungen seitens der Betriebsorganisation
flankiert werden. Klar ist, dass allein die Ablage der Daten in einem
Dateisystem diese Anforderungen nicht erfüllt. Deshalb wird auch die
Ablage der Daten im Kassensystem selbst nicht genügen. Sollte das
Kassensystem im Aufbewahrungszeitraum nämlich abgelöst werden,
müssten die Originaldaten unter transaktionaler Absicherung in einem
dokumentierten Verfahren in ein Archivsystem migriert werden, da ein
einfaches Umkopieren nicht erlaubt ist.
(* WORM: "write once read many" (engl. für "schreibe einmal, lese
vielfach"), bezeichnet Vorkehrungen in der IT, die das Löschen,
Überschreiben und Ändern von Daten auf einem Speichermedium dauerhaft
ausschließen.)
Etablierte ECM-Systeme ungeeignet
Viele größere Unternehmen nutzen heute für die Archivierung ihrer
Daten Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM-Systeme),
beispielsweise für Rechnungen und Verträge. Die Archivierung von
Daten zu Bargeschäften war davon bisher meist ausgenommen. Aus gutem
Grund: Das jährliche Datenvolumen bei der Dokumentation aller
Informationen eines einzelnen Bons über alle anfallenden
Kassentransaktionen ist unvorstellbar groß und kann bei national
tätigen Handelskonzernen schnell zu Milliarden von Datensätzen
anwachsen. Mit den vorhandenen ECM-Systemen ist das nicht
darstellbar, zum einen, weil das benötigte Speichervolumen schlicht
zu teuer ist, und zum anderen, weil aufgrund des klassischen
ECM-Datenmodells und wegen Funktionen wie zum Beispiel einer
Volltextindizierung diese Systeme technisch gar nicht in der Lage
sind, die potenziell geforderten Auswertungen bereitzustellen. Um
diesem Problem nicht nur Herr zu werden, sondern auch noch einen
Nutzen zu generieren, dessen Mehrwert die Kosten des Problems
übersteigt, hat die Hamburger nextevolution AG eine Lösung auf der
Basis von Big-Data-Technologien entwickelt, die bereits bei
verschiedenen Einzelhandelsunternehmen erfolgreich im Einsatz ist.
Ab 2020 nur noch Registrierkassen mit Sicherheitszertifikat
Als letzte Lücke im System hat der Gesetzgeber nun die
elektronische Registrierkasse selbst ausgemacht und natürlich soll
auch diese Möglichkeit zum Steuerbetrug verhindert werden. Am 13.
Juli 2016 hat die Bundesregierung deshalb einem Gesetzentwurf zum
Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen
zugestimmt. Der Entwurf sieht die Installation von zertifizierten
technischen Sicherheitseinrichtungen an elektronischen
Registrierkassen vor. Diese Einrichtungen sollen die betrugsmäßige
Manipulation von Kassendaten durch spezielle Software - so genannte
Zappern - verhindern. Falls der Gesetzentwurf den Bundestag passiert
- wovon auszugehen ist - muss die Sicherheitseinrichtung an jeder
elektronischen Registrierkasse in Deutschland voraussichtlich ab dem
1. Januar 2020 eingesetzt werden. Hier stellt sich die Frage, welche
konkreten technischen und organisatorischen Vorgaben das Bundesamt
für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für die
Zertifizierung der künftigen Kassensysteme definieren wird. Außerdem
bleibt abzuwarten, wie sich in diesem Zusammenhang bereits vorhandene
Anforderungen und getätigte Investitionen integrieren lassen.
Hintergrund:
Die nextevolution AG ist auf IT-Beratung und -Systemintegration im
deutschsprachigen Raum spezialisiert. Mit den Leistungsschwerpunkten
Enterprise Information Management, Case Management, Big Data und
Mobile Solutions schafft nextevolution innovative Geschäftslösungen
für große und mittelständische Unternehmen sowie den Öffentlichen
Dienst.
nextevolution bietet ein ganzheitliches Leistungsangebot, das den
Lebenszyklus einer Geschäftslösung von der konzeptionellen Beratung
über die Implementierung bis hin zur Betreuung während der
Nutzungsphase umfasst. Dieser Ansatz unterstützt die konsistente und
effiziente Erbringung des Leistungsprozesses zum Nutzen ihrer Kunden.
Im Geschäftsfeld Enterprise Information Management unterhält
nextevolution Partnerschaften mit führenden Herstellern wie IBM und
SAP. Basierend auf den Technologieplattformen dieser Unternehmen und
unter Einbringung eigener, komplementärer Standard-Anwendungssoftware
plant, realisiert und betreut nextevolution maßgeschneiderte Lösungen
für ihre Kunden.
nextevolution hat bei Konzeption, Implementierung und Betrieb
strategischer ECM-Systeme, Archivierungslösungen, Content Management-
und Workflowlösungen umfangreiche Praxiserfahrung. In den letzten 20
Jahren konnte die nextevolution AG in über 90 Projekten im In- und
Ausland erfolgreich ihre Kompetenz für IBM-FileNet-basierte Lösungen
unter Beweis stellen.
Der Hauptsitz befindet sich in Hamburg. Ein großes Projektbüro
unterhält nextevolution am Standort Berlin.
Weitere Informationen: www.nextevolution.de
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Unternehmensinformation / Kurzprofil:
  
  
  
Datum: 26.07.2016 - 11:36 Uhr
Sprache: Deutsch
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Kategorie:
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