PresseKat - Management von Investitionsanträgen DCC - Document Control Center Anwendungsbeispiel Schüco

(PresseBox) - Das international tätige IT-Beratungsunternehmen bdf consultants GmbH hat auf der Basis seiner vollständig in SAP ERP integrierte Add-On-Lösung Document Control Center (DCC) gemeinsam mit der Schüco IT-Abteilung eine leistungsfähige, skalierbare und flexible Lösung für Erfassung, Prüfung, Freigabe und rechtssichere Dokumentation von Investitionsanträgen implementiert.
Eine moderne SAP-Architektur der nächsten Generation (Next-Level SAP) verlangt für die optimale Unterstützung der Geschäftsprozesse eine Planung, Generierung, Zuordnung und Ablage der Dokumente für jeden Arbeitsschritt. Hier bietet die Nutzung der SAP-Infrastruktur in Kombination mit DCC eine sehr preiswerte und zugleich eine funktional weitreichende Lösung.
In diesem Anwendungsfall wurde eine Lösung für den Prozess Investitionsanträge erstellt. Dieser Prozess hat folgenden Umfang:
1500 User können Investitionsanträge stellen und diese umfangreich durch die Zuordnung beliebiger Attachments in der Phase Antragserstellung dokumentieren und per DCC-Workflow zur Abstimmung weiterleiten.
Nach Abschluss der Erstellungsphase beginnt dann die eigentliche Genehmigungsphase. Hier wird er DCCWorkflow auf der Basis von Investitionsarten und Wertgrenzen gesteuert. Es sind in Summe 2000 Unterschriftsregelungen abgebildet.
Die bereits erfolgten Schritte können durch Protokolle im Dateiformat pdf auf jedem Gerätetyp eingesehen werden.
Durch DCC-Modellierung für die Stamm- und Bewegungsdaten (Findungsregeln) der einzelnen Arbeitsschritte ist die Gesamtlösung wesentlich robuster und effizienter zu administrieren als herkömmliche Workflow-Lösungen.
Die DCC Archivierungsschicht in Kombination mit SAP DMS bietet eine sehr leistungsfähige und zudem rechtskonforme Langzeitarchivierung
Die Ziele Reduktion der Durchlaufzeiten auf 25% der ursprünglichen Werte und vollständige Prozesstransparenz wurden erreicht.

Die obige Abbildung zeigt den Prozessablauf mit der Anbindung eines mobilen Endgerätes. Durch diesen Prozess werden sämtliche Investitionen der Firma Schüco beantrag, geprüft und dann genehmigt oder abgelehnt. Damit auf dem mobilen Endgeräte tatsächlich auch eine erheblich vereinfachtet Bedienung erfolgen kann, wurde die Komplexität der Datenaufbereitung und Prozesssteuerung auf das Back-End verlagert.
Durch die direkte Zusammenarbeit mit der SAP DMS Infrastruktur, kann auch von dem mobilen Endgerät auf die Dokumente in den SAP-Content-Servern zurückgegriffen werden. Eine aufwendige und fehleranfällige Replikation in eine zweite Infrastruktur ist durch diesen DCC-Ansatz nicht erforderlich.
Eine detaillierte Darstellung des tatsächlichen Layouts der UI5-Applikation enthält die beistehende Abbildung. In dem persönlichen Arbeitsvorrat werden die zu prüfenden
Investitionsanträge angezeigt. Über das Attachment-Symbol können die pdf-Anhänge angezeigt werden. Zusätzlich kann das
gesamte Statusprotokoll (Statuslog) abgefragt werden. Dadurch werden auch Kommentierungen angezeigt, die in vorherigen Verarbeitungsschritten eingegeben wurden. Sämtliche Dokumente, die im
Rahmen des Prozesses Investitionsanträge entstehen, werden über DCC im SAP DMS abgelegt. Im Rahmen der Dokumentenspeicherung werden zu dem redundanzfreie Verknüpfungen zu den beteiligten Geschäftsprozessobjekten aufgebaut. Dies zeigt die unten stehende Abbildung. Durch Schüco wurde ein eigenes Geschäftsprozessobjekt definiert ? der Investitionsantrag. Dieser kann durch ein DCC-Dokument mit n-Attachments beschrieben werden. Ein oder mehrere Investitionsauftrag mit ihren Dokumenten können wiederum einen COInnenauftrag zugeordnet werden. Dadurch ist es möglich das real entstehende Datenbild exakt abzubilden. Die Dokumente bzw. deren zugeordnet Originale können bei mehreren tausend Investitionsanträgen (verteilt über alle möglichen Größenordnungen bzgl. der Einzelinvestition) ein beträchtliches Volumen annehmen. Dies ist jedoch für die gewählte Architektur kein Problem, da die Speicherung und physische Medienverwaltung in einem hierfür optimierten SAP Content Server stattfindet. Der SAP Content Server als SAP-eigenes, kostenloses Produkt legt Dokumente auf einer separaten Instanz neben SAP ab. Für die rechtssichere Verwaltung großer Dokumentmenge im produktiven Betrieb kann er in Kombination mit DCC entsprechend konzipiert und zertifiziert werden.
Neben den technischen Anforderungen gaben auch die umfangreichen Anforderungen der betriebswirtschaftlichen Prozesse bei Schüco den Ausschlag für die Nutzung der DCC-Plattform. Hier liegt ein wesentlicher Optimierungsaspekt darin, dass für alle Dokumenttypen eine einheitliche Ablageplattform gibt. Diese stützt sich auf DCC und SAP DMS ab. Durch diesen Ansatz können alles Dokumenttypen mit ihren jeweils prozessspezifischen Anforderungen geplant, erzeugt und abgelegt werden (siehe Abbildung):
1. GP-Belege sind die in das Format pdf bzw. pdf/A gedruckten Ausgaben von automatisierten Geschäftsprozessen (z. B. Rechnungen,
Lieferscheine, ?).
2. PLM-Daten sind Zeichnungen, CAx-Modelle, Produktdokumentationen, ?.
3. Allgemeine Unterlagen: Verträge, Investitionsanträge, Dokumentation von
Betriebseinrichtungen, ..
Schüco nutzt seit ca. 10 Jahren SAP PLM und DCC für die Strukturierung und Ablag sämtlicher CAD-Modelle, Zeichnungen, Produktdokumentationen, Projektdokumente, Lieferantendokumente usw. Diese Funktionalität wurde dann schrittweise um die Ablage von Dokumenten zu Geschäftsprozessbelegen (z. B. Ausgangsrechnungen) erweitert. So werden aktuell täglich ca. 5000 Rechnungen und 2000 Lieferbestätigungen archiviert. Die Lösung wird schrittweise auf weitere Dokumenttypen (Eingangsrechnungen, Produktzertifikate, Investitionsanträge, ?) ausgedehnt. Durch die DCC-Ordner und die DCC-Verknüpfungstechnologie, können die Dokumente sowohl
? direkt mit allen SAP-Objekten verknüpft (redundanzfrei)
? in einem oder mehreren DCC-Ordnern (Akten) abgelegt (redundanzfrei) werden.
Die DCC-Ordner (Akten) können auch wiederum mit einem oder mehreren SAP-Objekten verknüpft (redundanzfrei) werden. Durch diesen Ansatz sind die Dokumente erheblich flexibler nutzbar als bei einer reinen Archiv-Link Verknüpfung. Wesentliche Kostenvorteile entstehen durch den natürlichen hohen Integrationsgrad in alle SAPAnwendungen und Objekte (Entfall von externen Schnittstelle) und durch die preiswerte und leistungsfähige Ablagetechnologie für die Dokumentinhalte (Originaldateien).
Der SAP Content Server als SAP-eigenes, kostenloses Produkt legt Dokumente auf einer separaten Instanz neben SAP ab, vergleichbar einem Content Adressed Storage (CAS)-System. Für die rechtssichere Verwaltung großer Dokumentmenge im produktiven Betrieb ist er in Kombination mit einem entsprechenden Bewirtschaftungskonzept ebenso geeignet, wie andere festplattenbasierte Ablagesysteme auch.
Schüco im Kurzüberblick
? Schüco ? innovative Systemlösungen für Fenster, Türen und Fassaden.
? Gründung 1951 in Ostwestfalen
? Unternehmenszentrale: Karolinenstr. 1?15, 33609 Bielefeld, Deutschland
? Kompetenzen: Zielgruppengerechte Produkte für Neubau und Modernisierung
? Netzwerk: Weltweit über 12.000 Verarbeiter, Architekten, Planer und Investoren
? Mitarbeiter/-innen: 4.800 Mitarbeiter weltweit
? Internationalität: In mehr als 80 Ländern vertreten ? Gruppenumsatz: 1,425 Mrd. EUR (2014)
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Das international tätige IT-Beratungsunternehmen bdf consultants GmbH ist spezialisiert auf die Planung, Einführung und Optimierung von SAP-Lösungen und -Komponenten für das Supply Chain Management (SCM), das Product Lifecycle Management (PLM), den Customer Service (CS) und für Finance-Prozesse. bdf consultants hat in diesen Bereichen langjährige Branchen-, Prozess- und Beratungserfahrung und unterstützt als zuverlässiger Partner Unternehmen aller Größen effizient bei der Umsetzung ihrer IT-Strategien und IT-Projekte und bei der Verbesserung und Wertsteigerung der Geschäftsprozesse. So profitieren Kunden von IT-Lösungen, die betriebliche Abläufe nachhaltig optimieren und wirtschaftlicher machen und eine vorausschauende Unternehmenssteuerung erlauben. Einen wichtigen Beitrag dazu leisten die von bdf consultants entwickelten und vollständig in SAP ERP integrierten Add-On-Lösungen Document Control Center (DCC) und Cash-Cockpit, die für eine reibungslose Dokumentenlogistik und ein durchgängig transparentes Cash-Management sorgen. Der 2001 gegründete ITDienstleister mit Hauptsitz in Düsseldorf und Niederlassung in Hallbergmoos bei München