Verpasst man den richtigen Zeitpunkt fĂŒr eine Umstellung, kann sich nicht nur der eigentliche Umstellungsaufwand deutlich erhöhen.
(firmenpresse) - Der Einstieg eines neuen Investors oder die Realisierung einer Darlehensfinanzierung markiert in mehrfacher Hinsicht einen zentralen Wendepunkt in der Entwicklung eines wachsenden Unternehmens. NaturgemÀà geht es zunĂ€chst darum, die neu gewonnene LiquiditĂ€t einzusetzen, um das Unternehmen auf eine neue Wachstumskurve zu hieven. Gleichzeitig â und das wird hĂ€ufig ausgeblendet - wachsen aber auch die Anforderungen an Rechnungswesen, Controlling und Risikomanagement.
In der GrĂŒndungsphase eines Unternehmens haben die Themen Buchhaltung, Rechnungswesen und Controlling naturgemÀà noch keinen hohen Stellenwert und werden entsprechend hĂ€ufig notdĂŒrftig und âauf die Schnelleâ aufgesetzt. Die Produktentwicklung, die Gewinnung erster Kunden genieĂen völlig zu Recht höchste PrioritĂ€t und das Unternehmen wird weitgehend allein ĂŒber die LiquiditĂ€tâ gesteuert. Es muss halt nur irgendwie sichergestellt werden, dass Rechnungen geschrieben, eingehende Rechnungen bezahlt, Löhne und GehĂ€lter berechnet und ĂŒberwiesen werden, etc.
Mit zunehmender GröĂe wird allerdings ein funktionsfĂ€higes Controlling einschlieĂlich Berichtswesen und Risikomanagement immer wichtiger. Einerseits möchten Investoren und Banken zeitnah und zuverlĂ€ssig ĂŒber die Unternehmensentwicklung in Form einschlĂ€giger Zahlen informiert werden. Nicht selten gibt es vertraglich vereinbarte Verpflichtungen. Andererseits wird die Kenntnis, mit welchen Produkten Geld âverdient, gewechselt oder verbrannt wird, fĂŒr die GeschĂ€ftsleitung immer wichtiger. Auch das Thema Kosten- und Wirtschaftlichkeit wird immer wichtiger.
Eine schrittweise Professionalisierung umfasst im Wesentlichen die folgenden Aspekte:
1.Definition von Berichtsstrukturen, Verantwortungsbereichen und KostentrÀ-gern
Der erste Schritt besteht darin, die entsprechenden Berichtsstrukturen festzulegen. Im Prinzip geht es um die Festlegung, fĂŒr welche Produkte, Kundengruppen, MĂ€rkte etc. Erlöse und Kosten gegenĂŒbergestellt werden sollen, fĂŒr welche Bereiche eine Kosten- bzw. Wirtschaftlichkeitskontrolle durchgefĂŒhrt werden sollen, welche Infor-mationen Berichte enthalten sollen usw.
2.AblÀufe / Prozesse und Software
Ein wichtiger Punkt hierbei ist das Thema Unternehmenssoftware. HĂ€ufig begeht man den Fehler, dass zulange an der Ausgangssituation festgehalten wird, die man in den ersten Monaten nach der UnternehmensgrĂŒndung installiert hat. Gerade schnell wachsende Unternehmen âwachsenâ hier aber naturgemÀà sehr schnell heraus. In der Folge entsteht nicht selten ein Flickenteppich unterschiedlicher Anwendungen (âInsellösungenâ), die zwar sicherstellen, dass alles irgendwie funktioniert, von einer sinnvollen und effizienten Abwicklung jedoch weit entfernt sind.
FĂŒr den Anfang mag das noch akzeptabel sein. Mit zunehmender Unternehmens-gröĂe sind derartige Insellösungen mit zahlrechen Nachteilen verbunden und nicht mehr zeitgemĂ€Ă. Insellösungen sind mit manuellen Dateneingaben verbunden, was wiederum hĂ€ufig zu Inkonsistenzen und Datenredundanzen fĂŒhrt, was exemplarisch anhand eines Fakturierungsprozesses aufgezeigt werden kann:
Im schlimmsten Falle wird eine Ausgangsrechnung in MS-Word erstellt und an-schlieĂend zur Buchung des Umsatzes an die (interne oder externe) Buchhaltung weitergeleitet. Gleichzeitig wird in einem Excel-Formular zum Zwecke des Liquidi-tĂ€tsmanagements der voraussichtliche Zahlungseingang eingetragen. Ăber einen Kontoauszug erfĂ€hrt das Unternehmen vom Zahlungseingang. Der Kontoauszug wird an die Buchhaltung geleitet wo die Forderung manuell ausgebucht wird. Parallel wird der Zahlungseingang zum LiquiditĂ€tsmanagement erfasst.
Weiterhin bereitet der Umgang mit der Software wenig Freude und bietet darĂŒber hinaus keine Möglichkeiten, die Unternehmensentwicklung aktiv zu gestalten. Je eher man damit beginnt, desto geringer ist der Aufwand und desto schneller können die FunktionalitĂ€ten und Vorteile einer modernen ERP-Lösung genutzt werden.
Moderne Softwarelösungen bieten dabei neben der Datenintegration den Vorteil, dass sie sich flexibel an die weitere Unternehmensentwicklung anpassen lassen. Das erleichtert zukĂŒnftige Umstellungen und spart Kosten.
Verpasst man den richtigen Zeitpunkt fĂŒr eine Umstellung, kann sich nicht nur der eigentliche Umstellungsaufwand deutlich erhöhen. Daneben verzichtet das Unter-nehmen leichtfertig auf zahlreiche Vorteile, die moderne Softwarelösungen heute bieten. Oftmals ist nicht bekannt, dass es integrierte Lösungen gibt, in die ein Unternehmen schrittweise hineinwachsen kann und nicht teuer sind sind.
3.Pragmatisches Risikomanagement
Oftmals erwarten Investoren und Banken auch ein (zunÀchst einfach gehaltenes) Risikomanagementsystem. Ein schnell wachsendes Unternehmen sollte dabei zunÀchst auf die folgenden Aspekte Wert legen:
a)âHandhabbarmachungâ durch einen einheitlichen Standard und eindeutige GrundsĂ€tze (z.B. Risikodefinition)
b)Systematisierung und Standardisierung des gesamten Risikomanagementprozesses
c)Möglichst eindeutige Risikobeurteilung und âanalyse
d)ReportingfÀhigkeit (an Vorstand und Aufsichtsrat)
Administraight ist einer der fĂŒhrenden Outsourcing-Dienstleister fĂŒr kaufmĂ€nnische Aufgaben. Zum Spezialgebiet der Essener gehört das Rechnungs- und Personalwesen fĂŒr mittelstĂ€ndische und groĂe Unternehmen. Administraight gehört im Bereich des sogenannten F&A-Outsourcing (Finance & Accounting) mittlerweile zu den fĂŒhrenden Anbietern in Deutschland. Der alleinige Administraight Gesellschafter Prof. Dr. Axel Wullenkord kennt sich in der Materie bestens aus: Er hĂ€lt gleichzeitig eine Professur fĂŒr internationale Rechnungslegung und Unternehmensbewertung.
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