IT-Projektsanierung - Mit Neutralität und Agilität zum Turnaround (FOTO)

(ots) -
Geraten IT-Projekte ins Stocken oder gar in Schieflage, trifft
dies Unternehmen mehrfach hart. Steigende Projektkosten, ausbleibende
Prozessunterstützung und die lange Bindung wichtiger Mitarbeiter oder
bzw. deren Verlust im Laufe des Projekts gefährden den Erfolg. Derart
schwierige Projektsituationen können in der Regel nur noch durch
objektiv neutralen Helfer, die gegenüber allen Beteiligten vom
bisherigen Projektverlauf unbelastet sind, wieder auf die richtige
Bahn gebracht werden. Verschiedene praxiserprobte Vorgehensweisen
sollen hier im folgenden Beitrag skizziert werden. Laut einer Studie
der Universität Oxford aus dem Jahr 2011, bei der zwei Jahre lang ca.
1.500 IT-Projekte von öffentlichen und privaten Unternehmen
ausgewertet wurden, sprengte jedes sechste IT-Projekt das Budget um
200% und den Zeitplan um 70%. Im Vergleich mit ambitionierten
Bauprojekten gerieten IT-Projekte dreimal häufiger aus der Kontrolle.
Die Standish Group kam die letzten Jahre in ihrem "Chaos Report" zu
dem Ergebnis, dass durchschnittlich 31% der Projekte abgebrochen
wurden, 53% der Projekte nicht im Rahmen und nur 16% der Projekte im
Rahmen der jeweiligen Projektplanung abgeschlossen wurden. Diese
Marktanalysen bestätigen unabhängig voneinander, dass das Thema
Projektsanierung viele Unternehmen betrifft. Um solche Projekte
besser beurteilen zu können, ist es zuerst erforderlich,
einzuschätzen, ob eine Rettung überhaupt sinnvoll ist und das
betreffende Projekt den Aufwand einer Rettung rechtfertigt. Es ist
zielführend, wenn ein Projektmanager die Sanierung übernimmt, der
bislang nicht an dem Projekt direkt oder indirekt mitgewirkt hat. Bei
mittelständischen Organisationen bedeutet das in den meisten Fällen
die Einschaltung einer externen neutralen Unterstützung. Zuerst muss
jedoch die Erkenntnis im Unternehmen vorliegen, dass sich das

betreffende Projekt in Schieflage befindet und weiterhin muss auch
das Management bereit sein, die Kosten für einen Sanierer, der die
Analyse und ggf. die Rettung des Projektes übernimmt, zu tragen.

Die Analyse: "Ist es sinnvoll das Projekt noch zu retten?" Die
Analyse, bzw. das Audit erfasst zunächst die aktuelle
Projektsituation und ermittelt die Ursachen für die Schieflage des
Projektes. Sie besteht aus einer Beurteilung der
Projektdokumentation, Interviews mit den Projektbeteiligten und einer
Empfehlung. Das Ergebnis enthält eine objektive Einschätzung des
Projektstandes, der Fehlleistungen sowie möglicherweise veränderter
Anforderungen.

Dies beinhaltet sowohl technische als auch organisatorische,
kaufmännische und juristische Aspekte. Das Projekt kann so auf der
Basis von Fakten und nicht nur einer emotionalen Selbsteinschätzung
einer der Kategorien zugeordnet werden.

a) "Projekt fortführen", b) "Projekt stoppen" c) "Projekt retten"

Bei einer "Kategorie a)" Zuordnung sind aufgrund der
Analyseergebnisse lediglich kleine Projektkorrekturen und Ergänzungen
notwendig. Sollte das Projekt der "Kategorie b)" zuzuordnen sein,
steht fest, dass dieses Projekt für das Unternehmen von Anfang an
ungeeignet gewesen ist. An dieser Stelle sollte dann ggf. eine
technisch gutachterliche und juristische Prüfung anschließen, in der
weitere Schritte zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen erfolgen Bei
der Zuordnung zur "Kategorie c)" ist eine Rettung sinnvoll, wenn
technische oder organisatorische Änderungen mit einer hohen
Wahrscheinlichkeit zu einem für das Unternehmen passenden Ergebnis
führen. Der Auditbericht beinhaltet noch keine konkreten Maßnahmen
zur Projektrettung, sondern eine Empfehlung, ob eine Rettung sinnvoll
ist. Das Ergebnis des Audits ermöglicht ebenfalls eine grobe
Abschätzung der Risiken und des Zeitaufwands der resultierenden
Folgeaktivitäten.

Die Empfehlung: "Das braucht das notleidende IT-Projekt"

Der Sanierer erarbeitet in dieser Phase eine verbindliche
Ãœbersicht der Projektinhalte einer mit dem Management abgestimmten
Projektorganisation, einen realistischen groben Projektplan mit
Zeiten und Meilensteinen, sowie einen Katalog der korrektiven
Projektmaßnahmen. Es ist unerlässlich entsprechende Spezialisten aus
den Fachabteilungen des Auftraggebers und aus dem bisherigen
Projektteam heranzuziehen. Sobald ein grober Lösungsvorschlag vom
Sanierer erarbeitet wurde, der die Ursachen und Störungen, die das
IT-Projekt bisher gefährdet haben, berücksichtigt, wird dieser
Vorschlag mit allen Beteiligten (Anwender, Auftraggeber, Lieferant)
diskutiert und ein gemeinsames Vorgehen verabschiedet, welches von
allen Beteiligten die volle Unterstützung erhält. In diesem
Zusammenhang sollte auch die Projektmethodik festgelegt werden:

Klassisches Stufenmodell, agiles Vorgehen oder hybrides
Vorgehensmodell als Mischung aus beiden Modellen. Gute Erfahrungen
konnten durch die Anwendung von hybriden Vorgehensmodellen erreicht
werden, wenn die Flexibilität der agilen Methodik pragmatisch mit
klassischem Stufenmodell kombiniert wurden, ohne die Organisation
kulturell zu überfordern. Sobald diese Einigung vorliegt, kann mit
der Erarbeitung der Detailpläne (Zeitplan, Aufwandsschätzung,
Kontrollprozesse für die Projektüberwachung) für das Neuaufsetzen,
bzw. die Neuausrichtung des Projektes begonnen werden. Der so
erarbeitete Sanierungsplan beinhaltet konkrete Handlungsempfehlungen,
sowie die Beschreibung von technischen, organisatorischen oder
kaufmännischen Rahmenbedingungen, die notwendig sind, um das Projekt
erfolgreich abzuschließen.

Die Umsetzung: "Wieder auf Erfolgskurs"

Die Umsetzung startet mit einem Kick-off Meeting zur Abstimmung im
Projektteam über die folgenden Umsetzungsschritte. Die Aktivitäten
der Teilprojekte/-themen werden kommuniziert und die daraus
resultierenden Wochenplanungen abgestimmt. Es hat sich als zweckmäßig
erwiesen, nie mehr als drei parallele Teilprojekte/Arbeitspakete zu
starten. Die "Kontroll"-Punkte mit dem Grad der Erledigung, sowie die
tatsächlichen zeitlichen Aufwände sollten anfänglich im
Wochenrhythmus angesetzt werden. So ist eine frühzeitige Überprüfung
und ggf. Korrektur der Projektplanung durch aktuelle
Praxiserfahrungen möglich. Der Planungshorizont für die Zuweisung von
Aufgaben an das Projektteam sollte immer für die nächsten drei Wochen
erfolgen. Am Ende jeder Woche erfolgt dann die Rückbetrachtung der
Woche und die Priorisierung der nächsten drei Wochen im Team. Ziel
ist, durch diese Vorgehensweise Vertrauen in die Projektplanung sowie
Projektumsetzung zu erreichen und geplante Aktivitäten vollständig
erfolgreich abzuschließen, um das Projekt innerhalb der neu
definierten Rahmenbedingungen erfolgreich zum Abschluss zu bringen.

Fazit: "Bei konsequenter Aufarbeitung sind Projekt rettbar"

Die Berücksichtigung folgende Punkte gelten als Voraussetzung für
eine Projektrettung:

- Seien Sie ehrlich bei der Einschätzung der Projektsituation
- Suchen Sie sich wirklich unabhängige Helfer
- Planen Sie Zeiten und Kosten realistisch
- Handeln Sie konsequent bei der Umsetzung der Rettung



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