Digitalisierung von Prüfungsakten - Hochschulen zwischen Stauraum sparen und elektronischer Aktenführung (FOTO)

(ots) -
Die Hochschulen müssen ihre Prüfungsakten viele Jahre aufbewahren.
Das erfordert viel Stauraum. Zugleich bemühen sich die öffentlichen
Verwaltungen seit Jahren darum, die elektronische Aktenführung zu
realisieren. So liegt es nahe, die Prüfungsakten zu digitalisieren
und den Bedarf an Stauraum erheblich zu reduzieren. Daraus ergeben
sich rechtliche und technische, aber auch konzeptionelle
Herausforderungen.

Bologna und die Vermehrung der Prüfungsakten. Mit der Umstellung
auf das studienbegleitende Prüfen hat sich die Zahl an Prüfungen
vervielfacht. So ist aus dem früheren Leistungsnachweis je eine
Modulprüfung geworden - nicht selten fünf pro Semester pro
Student(in), also leicht dreißig Prüfungen pro Studienfall oder mehr.
Hinzu kommt, dass nun aus jedem Studienfall praktisch bereits im
ersten Semester eine Prüfungsakte wird - und nicht wie früher erst
bei der Anmeldung zum Examen. In der Prüfungsakte sammeln sich im
Laufe des Studiums alle papierenen Dokumente wie Anmeldeformulare,
Erklärungen, Atteste, am Ende auch die Zeugnisse inklusive
entsprechender Begleitunterlagen sowie die Prüfungsarbeit - so dass
eine Akte zwischen drei und fünf cm dicke leicht gewinnen kann. Bei
einer Hochschule mit 20.000 Studierenden und rund 2.500
Abschlussprüfungen im Jahr kämen damit schnell 75 bis 125 Meter
Regalplatz per anno zusammen. Kein Wunder, dass vor diesem
Hintergrund in vielen Hochschulen der Stauraum für die Prüfungsakten
und die Abschlussarbeiten knapp wird. Ganz abgesehen von der
Schwierigkeit, eine sichere und ordnungsgemäße Aufbewahrung über
Jahre zu garantieren.

Warum und wie lange aufbewahren? Die Pflicht zur Aufbewahrung von
Prüfungsakten ergibt sich grundsätzlich aus der allgemeinen
Dokumentationspflicht von Behörden. Sie wird aus dem
Rechtsstaatsprinzip (Art. 20 Abs. 3 GG) abgeleitet und gilt auch für

staatliche Hochschulen, da sie Aufgaben der öffentlichen Verwaltung
wahrnehmen und deshalb als Behörden gelten (§ 1 Abs. 4
Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG)). Die Aufbewahrungspflicht ergibt
sich auch aus dem Recht auf Akteneinsicht, welches sich u.a. aus § 29
VwVfG ergibt und in den entsprechenden Verwaltungsverfahrensgesetzen
der Länder geregelt wird. In einigen Bundesländern sind zudem die
Aufbewahrungspflichten in eigenen Verordnungen geregelt, wie z.B. in
Richtlinien und Erlassen der Wissenschaftsministerien. Diesen
Vorgaben folgend legen die Hochschulen die Aufbewahrungspflichten und
-fristen dann in eigenen Satzungen und Ordnungen fest. Dabei können
die Aufbewahrungsfristen teilweise sehr lang sein. So sehen
Hochschulen für die Aufbewahrung von Prüfungsakten nicht selten
dreißig oder fünfzig Jahre vor, weil sie zum Beispiel in der Lage
sein wollen, auch dann noch Auskünfte etwa zur Klärung von
Rentenfragen zu geben. An dieser Stelle sei erwähnt, dass eine
dauerhafte, also zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung durch die
aktenführende Stelle aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht erlaubt
ist. Vielmehr müssen die Hochschulen nach dem Ablaufen der
Aufbewahrungsfrist die Akten aussondern und gemäß Archivgesetz den
Hochschularchiven anbieten (sogenannte "Anbietungspflicht"). Diese
entscheiden dann gemäß ihren eigenen Satzungen, welche Akten bzw.
Teile von Akten sie als "archivwürdig" übernehmen und dauerhaft
archivieren wollen - etwa aus einem übergeordneten historischen
Interesse. Die übrigen Akten sind zu vernichten.

Lebenszyklus der Prüfungsakte. Grundsätzlich kann man den
Lebenszyklus einer Prüfungsakte in folgende Phasen unterteilen: 1.
Phase der Aktenführung (bis zur Prüfung), 2. Phase der Aufbewahrung -
im Falle digitaler Akten spricht man von Langzeitspeicherung (bis zum
Ende der Aufbewahrungsfrist), 3. Phase der Aussonderung und Anbietung
an das Archiv. Die Verantwortung für alle drei Phasen liegt bei der
Hochschule. Mit Abschluss der Phase 3 geht die Verantwortung für das
übernommene Schriftgut an das zuständige Archiv über (das mitunter
auch zur Hochschule gehört, aber anderen Regeln folgt). Fazit - Was
ist also zu tun? Wenn Hochschulen sich mit der Digitalisierung von
Prüfungsakten beschäftigen wollen, sollten sie zunächst klären, was
genau das Ziel ist, die leitende Idee. Zu klären ist auch, ob und
wann eine Digitalisierung der Prüfungsakten bei gleichzeitiger
Vernichtung der Papierakten erfolgen soll. Dann sollten die
Hochschulen für sich klären, welche rechtlichen Rahmenbedingungen zu
erfüllen sind und wie genau die gegenwärtige Praxis in den
Prüfungsämtern und Fachbereichen aussieht. Die Hochschulen sollten
ihre Vision für die Digitalisierung in ein Konzept übersetzen, in dem
alle relevanten Prozesse der Studien- und Prüfungsverwaltung
idealerweise von der Entstehung bis zur Anbietung der Akten an das
Archiv und der Aktenvernichtung bzw. Ãœbergabe an das Archiv
berücksichtigt werden. Dabei sollten sie ihre konkreten Anforderungen
an eine geeignete Systemlösung definieren. Dann erst sollten sie das
Projekt konkret planen und mit einem Umsetzungszeitplan inklusive
Zeitachsen und Zuständigkeiten versehen.



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