KYOCERA-Umfrage: Nur gut die Hälfte der Büroangestellten ist mit der Dokumentenverwaltung zufrieden (FOTO)
(ots) -
Die Suche nach relevanten Informationen nimmt in deutschen Büros
die meiste Zeit in Anspruch. Dies geht aus einer Befragung unter
1.000 Büroangestellten hervor, die das Statistikportal statista im
Auftrag von KYOCERA Document Solutions Deutschland durchgeführt hat.
So gab nur rund die Hälfte (54 Prozent) der Befragten an, dass sie
mit den Dokumentenprozessen in ihrem Unternehmen zufrieden seien.
Rechnungen, Aufträge, Konzepte, Korrespondenz: Der Umgang mit
Dokumenten hat einen unmittelbaren Einfluss auf die Effizienz von
Unternehmensprozessen. Doch gerade beim Management von Informationen
besteht in vielen Unternehmen noch Handlungsbedarf, wie eine im
Auftrag von KYOCERA Document Solutions durchgeführte Befragung
ergeben hat: 1.000 Büromitarbeiter, die für ihre Arbeit einen
Computer nutzen, wurden vom Statistikportal statista zu ihrer
Zufriedenheit mit ihren Informationsprozessen befragt. Das Ergebnis:
Rund die Hälfte der Befragten sieht Verbesserungspotenzial beim
Dokumentenmanagement.
Zeitfresser Informationssuche
Insbesondere die Suche nach Informationen wurde von 67 Prozent der
Befragten als die Tätigkeit genannt, für die sie im Umgang mit
Dokumenten die meiste Zeit aufwenden müssen. Auch die Abstimmung mit
Kollegen (28 Prozent) sowie die Suche nach der letzten Version (5
Prozent) sind Zeitfresser im Umgang mit Dokumenten. Rund ein Viertel
der Angestellten (24 Prozent) stellt sich im Büroalltag sehr häufig
bzw. häufig die Frage, wo die letzte Version abgelegt sei. Auch die
Suche nach Dokumentenvorlagen ist für 27 Prozent der Befragten ein
Thema, das in ihrer täglichen Arbeit viel Zeit in Anspruch nimmt.
Hälfte der Befragten nutzt keine DMS-Lösung
Abhilfe kann hier ein Dokumentenmanagement-System (DMS) schaffen.
Allerdings gaben gerade einmal 16 Prozent der Befragten an, dass
unternehmensweit eine entsprechende Software genutzt wird. Bei 27
Prozent wird zumindest bereits in einigen Unternehmensbereichen eine
solche Software eingesetzt: Rund die Hälfte (44 Prozent) gab jedoch
an, überhaupt kein DMS zu nutzen.
Unter den DMS-Nutzern schätzen die meisten Angestellten (69
Prozent) vor allem die Archivierungsfunktion. So lassen sich mit
einem DMS Informationen nicht nur strukturiert ablegen, sondern auch
schnell recherchieren und wiederfinden. Als weitere Vorteile wurden
von 68 Prozent die transparente Nachverfolgung von Änderungen sowie
von 52 Prozent die Kontrolle und Dokumentation von
Bearbeitungsständen als besonders nützlich empfunden.
Bei Anwendern besteht Bereitschaft für DMS
"Was uns als DMS-Anbieter natürlich sehr freut, ist die Tatsache,
dass 65 Prozent der Nicht-DMS-Nutzer die Einführung einer solchen
Lösung begrüßen würden", sagt Ralph Rotmann, Business Development
Manager DMS/ECM Business bei KYOCERA Document Solutions Deutschland.
"Es besteht bereits ein Bewusstsein, dass sich mittels eines
effizienten Managements von Dokumenten und Informationen
Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten verkürzen lassen und dass Prozesse
nachvollziehbarer werden. Genau hier setzen wir mit unseren
Workflow-Lösungen an und bieten insbesondere kleinen und mittleren
Unternehmen einen einfachen Einstieg in das Thema DMS."
Weitere Informationen finden Sie unter
http://newsroom.kyoceradocumentsolutions.de/
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Abteilungsleiter Marketing
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Datum: 10.04.2017 - 12:07 Uhr
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