Nicht nur in der Urlaubszeit: Digitaler Arbeitsschutz verhindert die E-Mail-Flut / TÃœV Rheinland: E-Mail-Regeln auch in Stresszeiten beachten / Standard "Digitaler Arbeitsschutz" schafft Ordnung

(ots) - Pünktlich zum Beginn der Hauptreisezeit im Sommer
steigt bei vielen Arbeitnehmern der Stresspegel: Projekte wollen
abgeschlossen, Ãœbergaben geregelt, der digitale Posteingang will
abgearbeitet sein. "Paradoxerweise steigt in der Ferienzeit die
E-Mail-Flut häufig an. Die Folgen sind: ständige Ablenkung, Unmut und
ineffizientes Arbeiten", sagt Reinhard Bier, Experte für Digitalen
Arbeitsschutz von TÃœV Rheinland. Auch in hektischen Zeiten bleibe es
wichtig, sich beim Verfassen und Bearbeiten von E-Mails an Regeln zu
halten. "Um ein Informationschaos zu vermeiden, müssen Führungskräfte
verbindliche Richtlinien aufstellen und die Umsetzung auch
kontrollieren", betont Reinhard Bier. Hilfe bietet das Modul
"Digitaler Arbeitsschutz" als Teil der TÃœV Rheinland-Zertifizierung
"Ausgezeichneter Arbeitgeber".

Weniger Mails, mehr Effizienz

Zum Beispiel sollte die "CC"-Funktion des E-Mail-Programms mit
Achtsamkeit genutzt werden. Ketten-E-Mails sind Zeit- und
Nervenkiller, denn für viele der Adressaten ist der Inhalt nur von
geringem Interesse. "Der Verfasser muss sich genau überlegen, wen er
mit welcher Information erreichen möchte. Oft ist es effektiver,
mehrere Einzel-Mails zu schreiben als eine Sammel-Mail, die
Informationen nach dem Gießkannenprinzip verteilt", so Reinhard Bier.
Zur besseren Übersicht lässt sich der Postfach-Filter des
E-Mail-Programms so einstellen, dass CC-Mails automatisch in einem
Extra-Ordner landen. Auch E-Mails bestimmter Absender oder Newsletter
lassen sich auf diese Weise sortieren.

Anweisungen und Zuständigkeiten klar formulieren

Hilfreich sind zudem konkrete Anweisungen im Betreff. E-Mails zur
Kenntnis könnten mit einem "ZK" am Anfang des Betreffs gekennzeichnet
sein, ein "A" zeigt an, dass eine Antwort erwartet wird, und ein "H"
signalisiert die Aufforderung zum Handeln. Wer nun noch eine

Abwesenheitsnotiz für von intern wie extern eingehende E-Mails
einrichtet, kann den Urlaub entspannt antreten. Dabei sollten
Urlaubsvertretungen Zugriff auf das Postfach haben und dessen
Struktur kennen, um wichtige Nachrichten weiterhin schnell erfassen
und bearbeiten zu können.



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Datum: 04.07.2017 - 10:00 Uhr
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