Die fünf Todsünden bei der Planung von Großraumbüros

(ots) - Münchner Beratungsunternehmen conceptsued°
erklärt, warum Konzepte für Open Space Offices oft scheitern - und
wie sie gelingen / Beliebtheit offener Arbeitswelten ist auch eine
Generationenfrage

Immer mehr Unternehmen setzen auf die Einrichtung von
Großraumbüros. Davon sind nicht alle Mitarbeiter begeistert. "Fakt
ist, dass offene Bürokonzepte den gewachsenen Anforderungen an
Kommunikation und soziale Interaktion in Unternehmen entsprechen
müssen. Aber nur durch eine gute Planung und Umsetzung lässt sich das
Potenzial entfalten, das die offene Bürolandschaft bietet, nämlich
die geistige Freiheit der Mitarbeiter zu unterstützen und damit die
Wertschöpfung eines jeden Unternehmens zu erhöhen", sagt Timo Brehme,
Gründer und Geschäftsführer der conceptsued gmbh. Das deutschlandweit
sowie in Österreich aufgestellte Beratungsunternehmen unterstützt
nationale und internationale Firmen seit 2003 bei der Auswahl und
Neugestaltung von Gewerbeimmobilien. Timo Brehme erklärt, welche
gravierenden Fehler bei der Einführung solcher Arbeitswelten häufig
begangen werden - und wie sie vermieden werden können.

Planungsfehler 1: Platzsparen im Fokus

Hauptmotiv von Unternehmern, zunehmend auf Großraumbüros zu
setzen, ist nach wie vor das Einsparen kostenintensiver Quadratmeter.
Timo Brehme: "Unter dem Deckmantel offenerer Kommunikation werden
Arbeitsflächen eng belegt. Dabei vergessen viele Unternehmer, wie
wichtig in einem solchen Konzept Angebote von Mehrwert- und
Kollaborationsflächen sind. Nur mit ihnen lassen sich tatsächlich
Arbeitsabläufe optimieren und Kommunikation beschleunigen. Wer nicht
in Rückzugsinseln und durchdachte Begegnungsorte investiert,
verhindert Teamarbeit statt sie zu fördern. Dabei sollte Unternehmern
auch bewusst sein: Häufig sind Raumkosten wesentlich niedriger als

Personalkosten. Der Mehrwert durch die Investitionen in das
Wohlbefinden der Mitarbeiter aber ist wesentlich nachhaltiger, als
durch die Flächeneinsparung erreicht werden könnte."

Planungsfehler 2: Der Mitarbeiter hat im Veränderungsprozess keine
Stimme

Um die 1990er Jahre geborene Generationen sind in einer
globalisierten und digitalisierten Welt aufgewachsen. Sie haben oft
schon im Grundschulalter gelernt, flexibel, mobil und im Team zu
arbeiten. Best Ager hingegen haben ihr Berufsleben weitestgehend in
kleinen Büroeinheiten und mit Sacharbeit am PC verbracht. Daher birgt
es viel Zündstoff, wenn Unternehmer plötzlich Open-Space-Büros
planen. Viele Chefs stellen ihr Team trotzdem vor vollendete
Tatsachen, anstatt sie in den Change-Management-Prozess einzubinden.
Damit ist das Scheitern der Akzeptanz vorprogrammiert. "Seinen
Mitarbeitern zu sagen: 'Hier ist Euer neues Großraumbüro, kommt damit
klar.' funktioniert nicht. Jeder Angestellte ist ein Mensch mit
Bedürfnissen, Gewohnheiten und Angst vor Veränderung. Mitarbeiter
müssen deshalb frühzeitig in den Change-Prozess einbezogen werden -
und zwar innerhalb eines von der Geschäftsleitung abgesteckten
Rahmens", sagt Brehme. Denn der Umzug in ein Großraumbüro schafft für
jeden neue Freiheiten, aber ebenso Pflichten. Daher müssen gemeinsam
Richtlinien für eine neue Bürokultur erarbeitet werden. Brehme: "Eine
Bürokultur lässt sich nicht von Einzelnen schaffen und einem Team
überstülpen. Raum, Mensch und Organisation müssen zusammenpassen. In
Gesprächen und Workshops lässt sich herausfinden, wie die Mitarbeiter
bisher gearbeitet haben und wie sie künftig arbeiten könnten und
möchten, um schnell, flexibel und zufrieden zu sein."

Planungsfehler 3: Mangelhafte technische Ausstattung

Angestellte wollen und müssen heute nicht mehr physisch auf einem
festen Platz sitzen, um effektiv zu arbeiten. Statt auf die
Arbeitszeit vor Ort zu achten, setzen viele Unternehmer daher längst
auf Zielvereinbarungen. Damit die Ziele aber auch erreicht werden
können und Mitarbeiter sowohl im Open Space Office wie auch im
Homeoffice jederzeit für Kollegen und Kunden erreichbar sind, müssen
Unternehmer in die entsprechende Technik investieren. So ist eine
Ausstattung mit mobilen Endgeräten erforderlich. Weitere
Möglichkeiten eröffnet cloudbasiertes Arbeiten. "Daten müssen von
überall auf der Welt zugänglich sein. Verschiedene Mitarbeiter müssen
in Echtzeit an einer Datei arbeiten können. Digitale Unterschriften
sollten ebenso ermöglicht werden wie der Online-Zugang zu
Geschäftsabschlüssen. Nur so lässt sich eine flexible Bürostruktur
schaffen, zugleich Ablagefläche reduzieren und der gesellschaftliche
Wandel in die Bürokultur integrieren. Das heißt: Raum, Organisation
und Technik müssen zusammenpassen."

Planungsfehler 4: Fehlende Rückzugsmöglichkeiten

Wer im Open Space arbeitet, benötigt Rückzugsorte für
konzentriertes Arbeiten. Diese in ausreichender Menge zur Verfügung
zu stellen, vergessen Unternehmer häufig. "Firmenchefs müssen dafür
sorgen, dass das Verhältnis zwischen kommunikativem und
konzentriertem Arbeiten ausgeglichen ist. Sonst werden Mitarbeiter
sehr schnell unzufrieden", sagt Timo Brehme. Eine Faustformel für die
Verteilung der Flächen gibt es dabei laut dem Experten nicht, weil
diese stark von der vorgesehenen Nutzung und den Räumlichkeiten
selbst abhängt. Allerdings müssen Rückzugsorte nicht zwangsläufig
einzelne schließbare Räume sein. Auch Think Tanks, Telefonzellen oder
intelligente Möblierungen schaffen Rückzugszonen, Mobilität und
unterschiedliche Arbeitsatmosphären innerhalb der Open Spaces.

Planungsfehler 5: Zu viele Störfaktoren

Lärm ist der erste Faktor, der Unternehmern und Angestellten
einfällt, wenn sie an Störquellen im Großraumbüro denken. Tatsächlich
aber ist es nicht nur notwendig, die Akustik in der Bürolandschaft zu
planen. Timo Brehme: "Wenn es um einen optimalen Workflow und
Wohlbefinden am Arbeitsplatz geht, müssen Raumplaner neben
Geräuschpegel oder Raumhall auch visuelle Reize im Blick haben. Dabei
spielen Verkehrswege eine wichtige Rolle. Wo werden beispielsweise
Sofalandschaften aufgebaut, wo eine Lounge eingerichtet, wo der
Kicker aufgestellt? Brehme: "Ein schickes Sofa neben Arbeitsplätzen
aufzustellen ist optisch vielleicht ansprechend, funktionell aber
Nonsens. Denn, wer soll sich hier hinsetzen, um mit Kunden zu
telefonieren, während die Kollegen nebenan arbeiten? Zudem muss auch
der Kundenverkehr zwingend beachtet werden. Externe Personen wie
Klienten oder Getränkelieferanten sollten Großraumbüros nicht
durchschreiten müssen. Das lenkt die Mitarbeiter unnötig ab."

Über conceptsued° - tenant and corporate consulting

Seit 2003 berät die conceptsued gmbh internationale Unternehmen
bei allen kreativen und rationalen Entscheidungen rund um das
maßgeschneiderte Bürokonzept. Die interdisziplinären Berater,
Architekten und Corporate Real Estate Manager bieten
betriebswirtschaftliche Analysen, Unternehmensberatung und
Projektmanagement aus einer Hand. Zu den Leistungen von conceptsued°
zählen unter anderem die Beratung bei der Auswahl der
Gewerbeimmobilie, bei Organisationsanalysen und
Arbeitsplatzstrategien, beim Um- sowie Einzug sowie die
zukunftsfähige Neugestaltung des Arbeitsumfelds. Darüber hinaus
begleitet conceptsued° auf Wunsch Change-Management-Prozesse. Das
heißt: Betriebsräte und Mitarbeiter der Klienten werden in alle
wesentlichen Entscheidungen eingebunden, was ein positives
Arbeitsklima sowie die Effizienz im Unternehmen gewährleistet. Die
Geschäfte der conceptsued gmbh leiten Sven Bietau und Timo Brehme.
Neben dem Stammsitz in München betreibt das Unternehmen Dependancen
in Berlin, Frankfurt a.M., Düsseldorf und Wien.

Die conceptsued gmbh kooperiert mit der Fakultät Architektur an
der Ostbayerischen Technischen Hochschule. Sie fördert die
"Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung - gif e.V." und
engagiert sich in der "Stiftung Werte Stipendium". Darüber hinaus ist
conceptsued° aktives Mitglied in der "Deutschen Gesellschaft für
Nachhaltiges Bauen - DGNB", insbesondere im Expertenpool für
Mieterausbauten.

Weitere Informationen im Internet unter: www.conceptsued.com



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Datum: 22.08.2017 - 10:24 Uhr
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