Bürospezialist Hugo Hamann setzt bei Automatisierung im Rechnungswesen auf FibuNet (FOTO)

(ots) -
Die Unternehmensgruppe Hugo Hamann, Heinr. Hünicke und Jacob
Erichsen (im Folgenden: Hugo Hamann) ist als Lieferant und
Dienstleister in allen Fragen rund um das Büro mit erheblichen
Herausforderungen konfrontiert. So führen die allgemeine Veränderung
des Kundenverhaltens, die digitale Transformation mit der Ausweitung
des mobilen Online-Handels sowie die Zunahme branchenfremder
Vertriebswege zu einer Veränderung der Nachfrage, steigendem
Wettbewerbsdruck sowie zu einer Verschärfung des Preiswettbewerbs.
Das Unternehmen hält vor diesem Hintergrund am strategischen Aufbau
der Bereiche Service und Dienstleistungen fest. Parallel dazu
betreibt Hugo Hamann ein aktives Kostenmanagement sowie den Ausbau
der ERP-Systeme mit zunehmender Gewichtung der
Controlling-Möglichkeiten. Die konsequente Umsetzung von
Automatisierungspotenzialen im Rechnungswesen im Rahmen der
Einführung von FibuNet-Softwarelösungen ist in diesem Zusammenhang
ein wichtiger Schritt zur erfolgreichen Zukunftssicherung.

Hugo Hamann ist als Vollsortimenter im Bereich Büroversorgung mit
mehr als 500 Mitarbeitern an insgesamt elf Standorten in
Schleswig-Holstein, Hamburg und Mecklenburg-Vorpommern vertreten.

Das Angebotsspektrum für Geschäftskunden umfasst die Bereiche
Bürobedarf, Bürotechnik, Drucker und Kopierer, Büroeinrichtungen
sowie Medientechnik einschließlich Beratung, Lieferung, Montage,
Installation sowie technischem Service. Die Versorgung von Endkunden
erfolgt über die Fachgeschäfte sowie über eigene Online-Shops.

Die Vielzahl dieser unterschiedlichen Geschäftsbereiche bringt
eine hohe Komplexität in der Abwicklung der Geschäftsprozesse mit
sich. Dies spiegelt sich auch in den vier unterschiedlichen
Warenwirtschaft-Systemen wieder, die bei Hugo Hamann im Einsatz sind.

Vor diesem Hintergrund spielt die Buchhaltungssoftware als

Integrations- und Informationsplattform eine besondere Rolle. Neben
der ständig erforderlichen Kompatibilität mit der Systemumgebung muss
die Software auch stets gesetzeskonform arbeiten und den GoBD
entsprechen. Die bislang eingesetzte Buchhaltungssoftware genügte
diesen Anforderungen nicht mehr, so dass noch im Jahr 2015
entschieden wurde, diese durch die FibuNet-Finanzbuchhaltung zu
ersetzen.

Die FibuNet-Software wurde parallel zum laufenden Betrieb
eingeführt und ist seit September 2016 mit den Modulen
Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Reportgenerator,
OP-Analyse, Bankblitz XL, Fremdwährung, Konsolidierung sowie
Zentralregulierung produktiv im Einsatz. Der Nutzungsumfang umfasst
12 Concurrent User. Das Mengengerüst umfasst rund 25.000 Debitoren,
über 2.800 Kreditoren sowie rund 2.100 Sachkonten. Die vorhandene und
übergangsweise per Schnittstelle angebundene Anlagenbuchhaltung wird
nun in einem nächsten Schritt durch die FibuNet-Anlagenbuchhaltung
ersetzt.

Die Einführung der neuen Software für das Rechnungswesen wurde zum
Anlass genommen, auch die kaufmännischen Abwicklungsprozesse weiter
zu optimieren und zu automatisieren. In diesem Zusammenhang wurde
entschieden, ergänzend dazu FibuNet webIC, das Modul für die
automatisierte Rechnungsbearbeitung, im Laufe dieses Jahres
einzuführen.

Die Einführung der FibuNet-Softwarelösungen war wegen der
komplexen Systemumgebung mit einem durchdachten Schnittstellenkonzept
verbunden. Als Bestandteil dieses Konzeptes wurde festgelegt, dass
die Stammdaten, Ausgangsrechnungen und Gutschriften aus dem führenden
Warenwirtschafts-System in FibuNet überspielt werden und die Offene
Posten (OP`s) aus FibuNet zurückgemeldet werden sollen. Ebenso wurde
festgelegt, dass zur Rechnungsprüfung das Modul FibuNet webIC an das
führende Warenwirtschafts-System angebunden werden soll. Weitere
Schnittstellen betrafen die bi-direktionale Anbindungen von drei
weiteren Warenwirtschafts-Systemen an die FibuNet-Finanzbuchhaltung
sowie die Anbindung einer vorhandenen Archivierungs-Software an
FibuNet webIC.

FibuNet webIC ist bei Hugo Hamann seit Mai 2017 produktiv im
Einsatz. Am Hauptstandort Kiel werden seitdem die Eingangsrechnungen
eingescannt, automatisiert erfasst und bearbeitet. Die
Extraktionssoftware IRIS Xtract, die FibuNet als Kooperationspartner
zusammen mit dem Modul webIC vertreibt, extrahiert alle
buchungsrelevanten Daten vollautomatisiert aus den Rechnungen und
überspielt sie in die FibuNet-Software, um automatisiert
Kontierungsvorschläge zu erzeugen.

Nach der erfolgreichen Einführung von FibuNet webIC in der
Zentrale erfolgt derzeit der Roll-Out in die Filialen durch das
interne Projektteam. Gruppenweit werden nach Anbindung aller
Standorte über 200 Eingangsrechnungen pro Tag in webIC erfasst und
können im weiteren Verlauf zeit- und ortsunabhängig geprüft,
bearbeitet und genehmigt werden. Der Nutzungsumfang wird nach
abgeschlossenem Roll-Out insgesamt 120 Mitarbeiter umfassen.

Die FibuNet-Finanzbuchhaltung und -Kostenrechnung hat sich laut
Frau Martina Lenz, Leiterin Finanz- und Rechnungswesen bei der Hugo
Hamann, im Produktivbetrieb bereits bewährt. "Das
Rechnungsbearbeitungs-Modul FibuNet webIC läuft rund und hat nach
Einführung am Hauptstandort den Rechnungsdurchlauf erheblich
beschleunigt. Trotz der komplexen Umfeldbedingungen wurde das
Projektbudget voll eingehalten."

Der filialübergreifende Einsatz von FibuNet webIC ist absehbar.
Darüber hinaus ist geplant, auf einer folgenden Stufe FibuNet webBI
einzuführen, um der vorgegebenen Leitlinie gerecht zu werden, die
Controlling-Möglichkeiten stärker zu gewichten und die Transparenz in
den Prozessen zu erhöhen.

Ãœber Hugo Hamann

Hugo Hamann, Heinrich Hünecke und Jacob Erichsen sind drei
Firmengründer, die schon vor über 125 Jahren kaufmännische
Traditionen wie Seriosität, Glaubwürdigkeit und Berechenbarkeit
pflegten. Heute sind die drei Firmen aus Kiel, Lübeck und Flensburg
zu einer Firmengruppe mit elf

Standorten im Norden rund um den Begriff 'Bürokompetenz'
zusammengeschlossen. Mit rund 500 Mitarbeitern erzielt die Gruppe
einen Umsatz von über 80 Mio. Euro.

Hugo Hamann versteht sich als Dienstleister in allen Fragen rund
um das Büro und ist mit seinen spezialisierten Fachbereichen
zukunftsorientiert ausgerichtet. Ob Büromöbel und
Einrichtungskonzepte, IT-Systemlösungen, Kopier- und Drucksysteme
oder der alltägliche Bürobedarf - Hugo Hamann findet für seine Kunden
die richtigen Produkte und Lösungen und bietet Beratung, Planung,
Schulung und technischen Service aus einer Hand. Darüber hinaus
unterhält die Firmengruppe vier Fachgeschäfte und zwei Fachmärkte für
Papeterie, Schreib-, Schul-, Künstler- und Hobbybedarf sowie und eine
eigene Offset-Druckerei für Broschüren, Bücher, Kalender,
Geschäftsdrucksachen und vieles mehr.

Neben dem Tagesgeschäft sind es vor allem die Werte, die von den
Firmengründern übernommen wurden und nach denen noch heute im
Unternehmen gehandelt wird. Jungen Menschen werden an allen
Standorten durch qualifizierte Ausbildungen berufliche Perspektiven
geboten, die Betriebszugehörigkeit sehr vieler Mitarbeiter ist
erfreulich lang.

In der dem Unternehmen angeschlossenen gemeinnützigen
Christof-Husen-Stiftung findet das soziale Engagement des
Unternehmens seinen Ausdruck.

Ãœber FibuNet GmbH

Der Name FibuNet steht für die Entwicklung besonders
leistungsfähiger und sicherer Software für Finanzbuchhaltung,
Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Die 100% GDPdU- & GoBD
zertifizierte Lösung FibuNet bietet dem Anwender auch bei sehr großen
Datenmengen ein Höchstmaß an Sicherheit, Schnelligkeit und
Funktionalität.

Ãœber 1.400 namhafte Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und
die Qualität von FibuNet, wie beispielsweise Berliner
Effektengesellschaft, DLRG Bundesverband, Flensburger
Schiffbaugesellschaft, Golf House Direktversand, Hurtigruten,
Feser-Graf-Autohandelsgruppe, Intercard AG, Möbel Roller, Netto
Marken-Discount und Pearl GmbH.

Laut den gemeinsam mit der Computerwoche und der Trovarit AG
erhobenen Kundenzufriedenheitsstudien hat FibuNet durchgehend seit
2010 die mit Abstand zufriedensten Kunden mit ihrer
Rechnungswesen-Software bei Unternehmen zwischen 100 und 500
Mitarbeitern.



Pressekontakt:
FibuNet GmbH
Carl-Zeiss-Straße 3
D-24568 Kaltenkirchen

Tel.: +49 4191 8739-0
Fax: +49 4191 8739-17
Web: www.fibunet.de

Ansprechpartner für Vertrieb/ Marketing/ P.R.
Doris Dreyer, Geschäftsführung

E-Mail: beratung(at)fibunet.de

Original-Content von: FibuNet GmbH, übermittelt durch news aktuell

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Bereitgestellt von Benutzer: ots
Datum: 05.09.2017 - 10:00 Uhr
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