Partyplanung fürs Herbstfest – Stressfreie Feier ohne Programmplanung und doch nicht planlos

Das akkurate Planen einer Outdoor Party wie einem Herbstfest ist häufig vergebene Liebesmüh, ist doch eine Grillparty meist ein lebender Organismus bei der man die Chaostheorie hautnah erleben darf. Die geplante Sitzordnung, ja selbst die Anordnung des Mobiliars und Aufstellung der Tische und Sessel wird oftmals bereits nach kurzer Zeit komplett über den Haufen geworfen. Ist also eine Partyplanung von Haus aus sinnlos?

(firmenpresse) - (Wien - Grillsaison Herbst 2017) Gerade zwanglose Veranstaltungen wie eine Herbstfeier Grillparty, Geburtstagsfeier, Familienfeste, Sponsionsfeiern, Grillabende im Freundeskreis oder ähnliche herbstliche Outdoor-Events fordern die Partygäste geradezu heraus die Sessel umzustellen und Tische so umzugruppieren wie es dem Sonnenstand und der Stimmung gerade entspricht. Mal sitzt eine kleine Gruppe auf der Terrasse oder Gartenlaube und eine größere Familienrunde um den Buffettisch, mal zieht sich eine Clique in ein schattiges Eck des Garten zurück, dann gruppiert sich die Jugend um’s Lagerfeuer oder die Musiker während sich die älteren Semester noch am Gegrillten delektieren und die Senioren im Biergarten bei einem Glaserl Wein plaudern. Besonders die großen Tafeln und langen Tischreihen lösen sich schnell von selber auf.
Eine allzu förmliche Planung einer Grillparty ist also oft kontraproduktiv und die geplanten Programmpunkte minutengenau abzuspulen erweist sich meist als ein Ding der Unmöglichkeit.

Eine gelungene Party ist ein lebender Organismus.
Um stressfrei und ungezwungen feiern zu können sollten die Gäste ihre Location zumindest teilweise selber gestalten können um sich individuelle Wohlfühl-Zonen zu schaffen. Das bedeutet das Mobiliar der Partylocation sollte möglichst flexibel bei der Anordnung der Sitzplätze für die Partygäste sein.
Da immer nur ein halbes Dutzend Menschen vernünftig miteinander reden kann werden sich über kurz oder lang bei einer Party mehrere Gruppen bilden – mal größere, mal kleinere.

Gemeinsame Programmpunkte zu planen ist eine Sache des Gefühls wann welches Party-Highlight tatsächlich passend ist. Das Geburtstagskind gemeinsam hochleben zu lassen ist eine Sache – ein minutengenau durchgezogenes Acht-Stunden-Partyprogramm mit Entertainment und erzwungenen Mitmach-Partyspielen beim Sommerfest oder der Firmenfeier eine andere.

Ein „Zeremonienmeister“ bei einer Party hat keine leichte Aufgabe um die Stimmung beim Fest immer richtig einzuschätzen und die geplanten Programmpunkte zum richtigen Zeitpunkt zu präsentieren oder gegebenenfalls auch einmal einen Punkt zu streichen oder auch ungeplante Unterhaltungs-Vorschläge der Gäste aufzugreifen und umzusetzen.

Profi-Entertainer können das aus dem Stehgreif und passen ihr Programm bei Partys sowohl dem Publikum als auch der jeweiligen Stimmung bei der Feier an. Aber auch wenn man kein Unterhaltungs-Profi ist kann man mit etwas G’spür für die Gäste-Stimmung um die Party-Highlights zum richtigen Zeitpunkt unterzubringen. Besonders für Kindergeburtstage empfiehlt es sich eine professionelle Betreuung der Kinder.

Partyspiele beim Herbstfest sind nicht Jedermanns Sache. Mancher Partygast möchte sich lieber unterhalten oder chillen statt beim Vogerltanz mitzumachen oder au einer langen Tafel aus Biertischen mit zu schunkeln. Erzwungenes Mitmachen bei solchen Aktivitäten hebt die Partystimmung eher nicht.

Förmliche Veranstaltungen wie z.B. die kirchliche Trauung, Taufe, Begräbnis u.ä. unterliegen naturgemäß anderen Regeln und diese Anlässe müssen selbstverständlich anders geplant werden als eine lockere Party. Auch wenn der formale Teil in eine Feier übergeht sollten diese beiden Dinge auch klar erkennbar – z.B. durch den Wechsel des Veranstaltungsortes - getrennt ablaufen. Die Taufe in der Kirche, die standesamtliche und kirchliche Trauung oder eine Beisetzung sind etwas Anderes als die anschließende Tauffeier, Hochzeitsfeier oder der Leichenschmaus. Häufig werden dazu auch unterschiedliche Gäste geladen. Die Liste der Hochzeitsgäste die zur kirchlichen Trauungszeremonie geladen sind wird sich anders lesen als die Liste der Gäste für das Hochzeitsessen und zur Hochzeitsparty und nicht alle Trauergäste werden nach der Einsegnung auch dem Leichenschmaus beiwohnen.

Die Gästeanzahl und Endzeit einer Party zu planen ist ebenfalls oft nicht ganz einfach. Hier empfiehlt es sich mit der Partylocation eine flexible Vereinbarung zu treffen. Die Formulierung „mit Begleitung“ kann recht dehnbar ausgelegt werden und aus einer kleinen Geburtstagsfeier wird schnell einmal eine Facebook-Party. Nicht immer zur Freude der Veranstalter. Erfahrene Veranstaltungsplaner kennen die Gefahren öffentlicher Einladungen.

Norbert Brust von der Wiener Eventlocation Seminarhaus „Metamorphosys“ ( www.metamorphosys.info ) kennt die Probleme bei der Partyplanung: „Wer zwar die Partylocation rechtzeitig bucht sich dabei aber bei der Gästeanzahl oder der geplanten Endzeit im Vorfeld kräftig irrt kann schon einmal unangenehm überrascht werden – z.B. wenn die Räume im Anschluss an das Fest bereits wieder für ein anderes Event gebucht sind, eine Party-Verlängerung nicht möglich ist oder wenn der Veranstaltungsort nicht geräumig oder flexibel genug ist um zusätzliche Gäste aufzunehmen.“ Die Location setzt daher auf maximale Flexibilität bei der Abwicklung von Veranstaltungen um Partyplanern optimale Gestaltungsmöglichkeiten zu bieten: „Daher bieten wir als Vermieter der Partyräume und des Grillplatzes nicht nur die Möglichkeit Ausstattung der Location und Aufstellung der Bestuhlung auch noch im Laufe einer Party einfach zu verändern sondern auch die Option die Gästezahl kurzfristig zu erhöhen und die Partydauer zu verlängern.“ Besonders bei Regenwetter ist diese Flexibilität ein großes Plus des Donaustädter Veranstaltungsortes. „Sollte die Grillparty von einem plötzlichen Regenguss überrascht werden können die Heurigentische einfach in das überdachte Salettl übersiedelt werden damit die Gäste weiter auch Outdoor im Garten in lauschigen Lauben und regengeschützten Bereichen mit Heurigen- bzw. Biergarten-Ambiente im Trockenen feiern können.“ Damit verlängert sich im „Metamorphosys“ die Grillsaison auch über die Schönwettertage hinaus und es kann von den ersten Sonnenstrahlen im Frühling über das hochsommerliche Gartenfest bis in den späten Herbst hinein Outdoor gegrillt und gefeiert werden ohne zu befürchten dass die Grillfeier wegen Schlechtwetter ins Wasser fallen kann.

Buchungsanfragen für die Grillplatz- und Partylocation bei der Alten Donau (mit Angaben zum Wunschdatum, Zeit, Dauer, der Event-Art und Gästeanzahl) können per Mail an info(at)metamorphosys.info gestellt werden.

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Datum: 05.09.2017 - 15:49 Uhr
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