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HR und Cloud: Personaler müssen das Rad nicht neu erfinden
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Drei Best Practices zur Einführung einer digitalen Personalakte
Das Vertrauen in die Cloud wächst auch bei deutschen Unternehmen. Wie der Bitkom Cloud Monitor 2017 zeigt, hält die deutliche Mehrheit der Anwender Unternehmensdaten in der Cloud für sicher. Zudem nutzen bereits 65 Prozent der befragten Unternehmen Cloud-Lösungen. HR-Abteilungen gelingt der erste Schritt in die Wolke meist über die digitale Personalakte. Die Vorteile sind bekannt: schneller und standortunabhängiger Zugriff auf die Akten, die Daten sind digital durch Backup-Systeme gesichert und nicht zuletzt lassen sich die einst verstaubten HR-Archive jetzt als Büro- oder Serverräume nutzen. Personaler haben auf dem Weg in die Cloud aber häufig das Gefühl, vor einem riesigen Digitalisierungsberg zu stehen. Dabei sollten sie jedoch bedenken: Systeme für digitale Personalakten gibt es bereits seit über 20 Jahren. Verantwortliche müssen bei der Einführung einer elektronischen Akte das Rad also nicht neu erfinden. Vielmehr können sie auf Best Practices zurückgreifen. Dr. Martin Grentzer, CFO aconso, erklärt wie HR-Abteilungen eine digitale Personalakte mit Hilfe von bewährten Vorgehensweisen unkompliziert und in nur drei Schritten einführen können.
(firmenpresse) - 1. Unübersichtlichkeit Adé – Registerstruktur der digitalen Akte einheitlich gestalten
Im ersten Schritt sollten die Projektverantwortlichen eine übersichtliche Registerstruktur für die neue elektronische Akte festlegen. Die bisherige Struktur der HR-Akten kann übernommen werden, wenn sie für das Unternehmen passt und Personalmitarbeiter ohne Probleme damit zurechtkommen. Wenn die tägliche Arbeit mit der bisherigen Struktur jedoch schwer und kompliziert ist, sollte sie verändert, ergänzt oder neu erstellt werden. Wichtig ist dabei, dass sie über das gesamte Unternehmen hinweg einheitlich ist. Das klingt logisch, ist in der Praxis jedoch oft eine Herausforderung. Denn nicht selten haben sich über die Jahre Ablagepraktiken verändert – etwa durch neue Richtlinien oder Wachstum.
2. Den „digitalen Aktendeckel“ mit bestehenden Stammdaten beschreiben
Nachdem die Registerstruktur festgelegt ist, müssen die Stammdaten der Mitarbeiter in die neue digitale Akte übertragen werden. Diese sind in der Regel bereits in einem HCM-System in der Personalabteilung hinterlegt. Um den „digitalen Aktendeckel“ zu beschreiben, schafft der Provider der elektronischen Akte eine Schnittstelle zwischen den beiden Systemen – schließlich möchte niemand Kriterien wie Name, Vorname oder Personalnummer neu erfassen. Bei der Entscheidung
welche der vorhandenen Stammdaten in die digitale Personalakte aufgenommen werden, können sich Verantwortliche ebenfalls ein Best Practice zum Vorbild nehmen. Folgende Informationen werden immer übergeben: Personalnummer, Nachname, Vorname und Geburtsdatum.
Natürlich kann die Liste jederzeit um unternehmensspezifische Stammdaten ergänzt werden – vorausgesetzt sie existieren im HCM. Mit den Datensätzen lassen sich darüber hinaus Berechtigungen festlegen: Welcher Personenkreis darf auf welche Akten zugreifen? Noch einfacher ist es natürlich, wenn die Berechtigungslogik des HCM zugrunde liegt: Wer auf eine bestimmte Person im Abrechnungssystem zugreifen kann, darf diese Akte auch sehen und mit ihr arbeiten.
3. Lese- oder Bearbeitungsberechtigung? Rollen von Nutzergruppen definieren
Zuletzt muss festgelegt werden, was der Berechtigte in der Akte tun darf: Nur lesen? Lesen und bearbeiten? Gehört zum Bearbeiten auch ein Löschrecht? Rollen können natürlich unternehmensindividuell gestaltet werden. Trotzdem lassen sich aus den Nutzergruppen einer digitalen Personalakte im Unternehmen drei Basisrollen ableiten: Zum einen sind dies die Sachbearbeiter in der HR-Abteilung, die Akten lesen und bearbeiten dürfen. Zum anderen haben auch Führungskräfte ein berechtigtes Interesse daran, auf die Akten ihrer Mitarbeiter – in diesem Fall nur mit Leseberechtigung – zuzugreifen. Nicht zuletzt steht Mitarbeitern in Deutschland laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein verbrieftes Recht zu, ihre eigene Akte einzusehen
„Trotzdem es heute kaum noch Bedenken gibt, Personaldaten in die Cloud auszulagern, steht Datenschutz natürlich an oberster Stelle: So sollte sich das Rechenzentrum des Cloud-Betreibers in Deutschland oder zumindest in der EU befinden und der Anbieter die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BSDG) sowie der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhalten. Dies wird in einem Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag zwischen der Personalabteilung als Auftraggeber und dem Dienstleister als Auftragnehmer sichergestellt. Greifen Unternehmen dann bei der Einführung noch auf Best Practices zurück, kann eine digitale Personalakte in nur drei Tagen betriebsbereit sein“, so Grentzer.
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Ãœber aconso
HR-Prozesse im Unternehmen managen und vereinfachen: Das ist das Credo der aconso AG. Über 300 Kunden haben bereits durch die Digitalisierung mit aconso die Effizienz, Schnelligkeit und Transparenz ihrer HR-Prozesse erhöht.
Die Lösungen:
- HR Cloud Services für die mobile Kommunikation in HR-Prozessen mit aconso nubea
- Digitales Prozessmanagement von Onboarding, Vertragserstellung, Mutterschutz u.a.
- Automatisierte Zeugniserstellung
- Dokumentenmanagement und Archivierung in der Digitalen Personalakte
- Dokumentenaustausch mit Mitarbeitenden über die Jedermann-Akte
- Scan-Services zur Posteingangsbearbeitung oder on-demand
In der Cloud in SAP, SuccessFactors oder in anderen HCM-Systemen: Dem Kunden steht ein Rundum-Service aus einer Hand vom Papierhandling über das Scanning und den digitalen Prozess bis hin zur Archivierung in der Digitalen Personalakte zur Verfügung. Die Tochtergesellschaft aconso Services bietet Unternehmen eine einfache Erfassung von Dokumenten rund um Logistik, Scanning, Einlagerung, Vernichtung oder Rückversendung an.
Dabei geht aconso eine langfristige Partnerschaft mit seinen Premium-Kunden ein: Viele DAX- und MDAX-Unternehmen wie die Lufthansa, Siemens, Deutsche Bahn, MAN, Rossmann, Nestlé und zahlreiche andere vertrauen aconso ebenso wie Kunden aus dem Mittelstand wie z. B. Kärcher, Welser Profile oder Winkler.
aconso AG
Silvia Bayerl / Sara Hosseinzadeh
Theresienhöhe 28
80339 München
Tel.: +49 (0) 89-516186-213
silvia.bayerl(at)aconso.com
sara.hosseinzadeh(at)aconso.com www.aconso.com
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Volker Schmidt / Daniela Fichtl
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aconso(at)akima.de
www.akima.de
  
  
  
Datum: 17.10.2017 - 13:51 Uhr
Sprache: Deutsch
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Ansprechpartner: Volker Schmidt
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München
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Kategorie:
Cloud-Computing
Meldungsart: Unternehmensinformation
Versandart: Veröffentlichung
Freigabedatum: 17.10.2017
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