PresseKat - Dank der Buchhaltung via Internet können sich Unternehmer aufs Kerngeschäft konzentrieren

(firmenpresse) - Von Alexander Hauk

Umsatzsteuervoranmeldung, Sozialversicherungsbeiträge, erhaltene Anzahlungen und kalkulatorische Kosten: Vor allem Existenzgründer, aber auch gestandene Unternehmer haben es mitunter schwer, den finanziellen Überblick zu behalten. Viele Unternehmen lagern deshalb ihr Rechnungswesen aus und verbessern so ihre Wettbewerbsfähigkeit. "Wir können uns nun auf unser Kerngeschäft konzentrieren während sich Experten um unser Rechnungswesen, unsere Personalabrechnung und Arbeitszeitkonten kümmern", sagt zum Beispiel Steffen Pauli. Der Geschäftsführer der HP Systembau GmbH im baden-württembergischen Waghäusel lässt seit zwei Jahren den grössten Teil seiner Buchhaltung von der iTEC Services GmbH machen.

Die HP Systembau GmbH ist ein Unternehmen, das sich auf Rohbau und Fertigteilmontagen spezialisiert hat. "Rund 80 Prozent unseres Umsatzes erwirtschaften wir durch den Bau von Systemhäusern", erklärt Pauli. Bis vor zwei Jahren wurden sämtliche Belege zur Buchung und Auswertung an einen Steuerberater gegeben. "Damit hatten wir erst einmal den Überblick bis zur Auswertung verloren", kritisiert Pauli. Zudem seien die vom Steuerberater aufbereiteten Daten zwar buchhalterisch korrekt, nicht aber auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt gewesen: "Diese Daten bringen dem Unternehmen nicht viel und mussten später regelmässig an unsere unternehmerischen Anforderungen angepasst werden", so das Urteil von Pauli. Wer ein Unternehmen erfolgreich steuern will, müsse den Finger am Puls haben und sei auf tagesaktuelle Zahlen angewiesen. Einen Partner für sein Anliegen fand der Geschäftsmann in der iTEC Services GmbH, einem IT- und Business-Dienstleiter mit Sitz im baden-württembergischen Hockenheim.

Zertifizierte Software

Das Unternehmen erledigt für inzwischen rund 30 Firmen bundesweit den Grossteil der Finanzbuchhaltung und des Rechnungswesens. Und das funktioniert so: "Die Kunden scannen sämtliche Rechnungen und Belege ein und senden sie online an uns", berichtet Gerhard Kneis, Geschäftsführer von iTEC-Services. Dort verbuchen ausgebildete Fachkräfte unverzüglich die Geschäftsvorfälle, erstellen Mahnlisten und Zahlungsvorschläge mit Hilfe einer von iTEC-Services entwickelten und zertifizierten Software. So haben die iTEC-Kunden jederzeit Zugriff auf ihre aktuellen Geschäftsdaten anhand derer sie ihre Entscheidungen treffen können.

Auch ein Controlling-Bereich gehört mit zum insgesamt 38 Mitarbeiter starken iTEC-Team: "Dort werden die vom System zusammengestellten Berichte für unsere Mandanten kommentiert, Entwicklungen erkannt und Kennzahlen interpretiert", so Kneis. Ein Service, für den vor allem Unternehmensgründer dankbar seien, weil ihnen oft noch die notwendige Erfahrung fehle. Durch die Auslagerung konnten die iTEC-Mandanten bis zu 25 Prozent ihrer bisherigen Prozesskosten sparen. "Vor allem beim Personal fallen weniger Kosten an, aber auch die dafür notwendige Büroausstattung entfällt bei der Auslagerung", erklärt Kneis. Auch über Software-Lizenzen, Updates und Wartung der dafür notwendigen Computeranlage müssen sich die Kunden keine Gedanken machen - all das wird überflüssig.

Sichere Datenübermittlung

Bisher lassen viele Unternehmen ihre Buchhaltung noch komplett von einem Steuerberater machen: "Outsourcing fällt oft schwer, da es sich um sehr sensible Daten handelt", sagt Kneis. Dabei bräuchten sich potentielle Mandanten keine Sorgen machen. "Wir gewährleisten eine sichere Datenübermittlung mit SSL-Verschlüsselung und haben ein eigenes Rechenzentrum, das vor Ausfällen geschützt ist", so der Geschäftsmann.

Einen Steuerberater ersetzen kann die iTEC-Software allerdings nicht: "Wir dürfen zwar laufende Geschäftsvorfälle verbuchen, nicht aber Bewertungen vornehmen", so Kneis. Vielmehr ist die Dienstleistung eine ideale Ergänzung für Unternehmer, die stets den Überblick behalten und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen. Selbst von einem Wirtschaftsprüfer und Steuerberater gibt es dafür Lob: "Wir können mit unserem System bar nicht die Masse an Rechnungen und Belegen bearbeiten, die zum Beispiel in einem Bauträgerunternehmen anfallen" ", sagt Kurt Blaschke von der IHF Treuhand GmbH in Mannheim.

Der Schwerpunkt seiner Tätigkeit liege in der Prüfung und Erstellung von Jahresabschlüssen. Hierdurch sei ihm auch die Arbeit der iTEC bekannt. "Mehrere von uns betreute Firmen bedienen sich der iTEC-Software und Dienstleistungen für Buchhaltung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die uns von den Auftraggebern vorgelegten, von der iTEC erstellten Unterlagen und Auswertungen sind übersichtlich und aussagefähig", so Blaschke. Eine quantitative Einschränkung gibt es dagegen bei iTEC nicht. "Unsere Mandanten haben bereits jetzt einen Jahresumsatz von unter einer Million Euro bis mehr als 100 Millionen Euro. Da fällt eine Menge von Belegen und Rechnungen an", so Kneis.