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DocuPortal ECM Suite 9 punktet mit mehr Automatisierung und zahlreichen neuen Features
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Bremen â Die ab sofort verfĂŒgbare Version 9 der DocuPortal ECM Suite fokussiert mit ihren neuen, serverbasierten Automation Services die vereinfachte Archivierung von E-Mails und gescannten Dokumenten. Diese können jetzt nach frei definierbaren Regeln mit automatischer Metadatengenerierung per Workflow im DocuPortal-Server abgelegt werden. ZusĂ€tzlich ist es durch den modularisierten Aufbau der Automation Services möglich, Anbindungen an beliebige Anwendungen in der IT-Systemlandschaft zum Im- und Export von Daten zu schaffen. Damit profitieren Unternehmen von einer integrierten Lösung, die die intelligent gesteuerte, automatisierte Ablage ihrer E-Mails sowie gescannter Dokumente umfasst.
DarĂŒber hinaus bietet die DocuPortal ECM Suite 9 verschiedene weitere Neuerungen fĂŒr ein komfortables Dokumenten-Management, neue Features fĂŒr die Arbeit mit Workflows sowie Optimierungen im Administrationsbereich.
(firmenpresse) - âMit den neuen Automation Services haben wir unser Produktportfolio deutlich ausgebaut in Bezug auf FlexibilitĂ€t, Skalierbarkeit und vor allem hinsichtlich der Automatisierung von GeschĂ€ftsprozessenâ, erklĂ€rt DocuPortal-GeschĂ€ftsfĂŒhrer Holger Zumpe. âIm besonderen Fokus steht hier die Archivierung von E-Mails und gescannten Dokumenten, denn dieses sind die derzeit vordringlichsten Anforderungen in Unternehmen.â
Die ECM Suite von DocuPortal umfasst Dokumentenmanagement, Volltextsuche, Dateivorschau, Collaboration, Informationsmanagement, Workflow, Archivierung und Records-Management in einer einzigen Installation. Damit können Anwender jegliche Inhalte wie Dateien, Informationen, E-Mails oder Belege zentral speichern, strukturieren, bearbeiten, kontrollieren, weiterleiten und archivieren - und vor allem: âAlles. Einfach. Schnell. Finden!â
Automation Services mit Business Process Management
FĂŒr zusĂ€tzliche Vereinfachungen und damit Entlastung der Anwender sorgen jetzt die neuen Automation Services. Dabei handelt es sich um eine Server-Komponente zur Erweiterung der DocuPortal ECM Suite 9. Sie ermöglicht ĂŒber entsprechende Module die Anbindung an externe Systeme wie Netzlaufwerke, E-Mail-Server, Datenbanken von anderen Anwendungen. Anwender können dafĂŒr bestehende Module von DocuPortal nutzen, oder sich neue Module zur Anbindung beliebiger externer Anwendungen entwickeln lassen â alternativ können sie diese sogar selber erstellen.
Die DocuPortal ECM Suite 9 wird standardmĂ€Ăig ĂŒber das DocuPortal-Modul im Automation Server eingebunden. Weiterhin erhĂ€ltlich sind das File System-Modul zur VerzeichnisĂŒberwachung sowie das IMAP 4-Modul zur Anbindung an E-Mail-Server. Per Business Process Management (BPM) wird in den Modulen festgelegt, wie ein- und ausgehende DatensĂ€tze zu bearbeiten sind. Anwender können mit der BPM-FunktionalitĂ€t GeschĂ€ftsprozesse bzw. Prozessregeln erstellen, AblĂ€ufe ĂŒberwachen, austesten, protokollieren und anpassen.
GeschÀftsprozess-bezogene Ablage von gescannten Dokumenten
Mit dem File System-Modul wird ein Verzeichnis ĂŒberwacht, welches das Ablageverzeichnis eines Scanners oder einer Erfassungs-Software reprĂ€sentiert. Die gescannten Dateien werden direkt oder mithilfe von Capture Software und zusĂ€tzlichen Metadaten abgelegt. Der Workflow, der Ănderungen im Verzeichnis ĂŒberwacht, wandelt die Dateien in das spezielle Objektmodell des File System-Moduls. Dadurch lassen sich dann per Workflow viele Umwandlungs- oder Bearbeitungsfunktionen fĂŒr dieses Dokument nutzen. ZusĂ€tzlich werden die Regeln bestimmt, wo und wie ein Dokument in DocuPortal abgelegt wird. LĂ€sst sich ein Dokument nicht eindeutig zuordnen, erhĂ€lt automatisch ein Mitarbeiter den Auftrag zur manuellen Ablage.
Automatisierte Zuordnung von E-Mails zu GeschÀftsprozessen
Die revisionssichere Ablage von E-Mails, möglichst bezogen auf die zugehörigen GeschĂ€ftsprozesse, ist ein wichtiges Thema bei Organisationen. Mit den neuen Automation Services lĂ€sst sich jetzt ein entsprechendes Prozedere entwickeln, bei dem z. B. ĂŒber ein IMAP Modul die zu ĂŒberwachenden PostfĂ€cher in einem E-Mail-Server definiert werden. Ăber Workflows werden verschiedene Regeln erstellt, die nach bestimmten Kriterien der E-Mails diese inklusive AnhĂ€nge in einem bestimmten DocuPortal Ordner (Akte) ablegen. Diese Kriterien können z.B. der Absender, ein bestimmtes Wort im E-Mail-Text oder im Betreff sein. Auch hier können wieder E-Mails, fĂŒr die sich keine Zuordnungsregeln finden lassen, ĂŒber einen Bearbeiter zugeordnet werden.
Weitere Neuerungen
Um die Arbeit im Bereich Dokumenten-Management weiter zu vereinfachen, hat DocuPortal unter anderem eine Strukturvorlage fĂŒr Ordner in die neue Version eingebaut. Sie erlaubt es, in einer Schablone eine Struktur anzugeben, die bei der Neuanlage eines Ordners in diesen kopiert wird. Werden Dateien importiert, können diese jetzt ĂŒber die VerzeichnisĂŒberwachung auf Wunsch im ursprĂŒnglichen Verzeichnis gelöscht werden. DarĂŒber hinaus hat DocuPortal die FunktionalitĂ€t der Umlaufmappen verfeinert, so dass z. B. âErstellrechtâ nicht mehr automatisch âLeserechtâ bedeutet und die Auswahl des Speicherortes fĂŒr eine Umlaufmappe als Baum angezeigt wird. DocuPortal Explorer und DocuPortal Outlook sind jetzt fĂŒr die automatische Softwareverteilung gerĂŒstet. AuĂerdem ist der Zugriff per WebService auf weitere DocuPortal-Objekte, nĂ€mlich auf die Ablaufliste einer Umlaufmappe, auf DiskussionsbeitrĂ€ge, VerlĂ€ufe und Sitzungen möglich.
Themen in dieser Pressemitteilung:
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Ăber 230 Kunden setzen bereits die DocuPortal ECM Suite fĂŒr verschiedenste Herausforderungen in unterschiedlichen Branchen und UnternehmensgröĂen ein.
Die hohe Zufriedenheit der Kunden belegt unter anderem das hohe Ranking im Bewertungsportal Benchpark. Auch in Fachkreisen ist die kompakte DocuPortal ECM Lösung anerkannt. 2008 prĂŒften BARC und dsk Beratungs-GmbH DocuPortal erfolgreich. Die Initiative Mittelstand hat DocuPortal 2006, 2007 und 2008 mit einem Innovationspreis Mittelstand ausgezeichnet. Das ECM Portal jdk.de zeichnete 2009 DocuPortal als innovative Lösung aus.
DocuPortal
Dipl. Ing. Holger Zumpe
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D-28195 Bremen
Telefon: 0421 95998-44
FAX: 0421 95998-46
E-Mail: holger.zumpe(at)docuportal.de
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Datum: 01.11.2010 - 16:08 Uhr
Sprache: Deutsch
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Ansprechpartner: good news! GmbH
Stadt:
Bremen
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Kategorie:
New Media & Software
Meldungsart: Produktinformation
Versandart: Veröffentlichung
Freigabedatum: 01.11.2010
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