PresseKat - Ansturm auf Ökostrom - Tipps und Tricks für das Forderungsmanagement

(firmenpresse) - Das schwere Beben in Japan und der darauf folgende Gau beschert den Ökostrom-Anbietern einen Nachfrage-Boom. Acht Wochen nach der Atomkatastrophe von Japan ist die Nachfrage nach Ökostrom stark gestiegen. Wie eine Umfrage der Nachrichtenagentur dpa ergab, verzeichnen vor allem die reinen Ökostrom-Anbieter seit dem Reaktorunglück von Fukushima Mitte März einen deutlichen Kundenzuwachs.

Was bleibt in Erinnerung von dem schweren Erdbeben am 11 März 2011 in Japan und was haben wir dadurch wieder erlernt und gelernt? Wie groß ist die ökologische Krise in Japan wirklich und welche weiteren Auswirkungen wird sie für uns und die Wirtschaft mit sich bringen?
Die Erde in Japan ruht vorerst wieder, der enorme Kundenzulauf der letzten Wochen ist erledigt oder wird bearbeitet, die ersten neuen Rechnungen wurden geschrieben, aber wo bleiben die Zahlungseingänge? Wie können die Stromanbieter den Aufschwung nutzen und Ihre Finanzkraft weiter stärken, Investitionen tätigen und neue Projekte ins Leben rufen?

Welchen Einfluss hat hierzu die gesunkene Zahlungsmoral?
Ein roter Faden zieht sich durch alle Branchen:
Die gesunkene Zahlungsmoral über alle Kundenstrukturen bedroht die Liquidität von vielen Unternehmen. Nicht die schlechte Konjunktur oder Auftragslage führt zur Insolvenz, sondern die Forderungsausfälle privater Auftraggeber. Lt. einer Herbstumfrage in der Inkassobranche gaben 61% der befragten Inkassounternehmer dies als häufigsten Insolvenzgrund an. Die Zahl der Verbraucherinsolvenzen verharrt in diesem Jahr auf ihrem historischen Höchststand. Der Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU), Berlin, erwartet 110.000 Fälle - nach 108.798 im Vorjahr.

Des Weiteren spiegelt das schlechte Zahlungsverhalten der Kommunen deren angespannte Haushaltslage wieder. Die Inkassounternehmen sind aber überzeugt, dass die Verwaltungen erhebliche Liquiditätszuwächse erzielen könnten, wenn sie ihr eigenes Forderungsmanagement effektiver gestalten. Dies ist das Ergebnis der Frühjahrsumfrage des BDIU.

Leider erhalten immer mehr Unternehmen für Ihre Dienstleistung keinen Gegenwert. Die Zahlungsziele werden ignoriert und kostbare Zeit muss verstärkt in den Prozess der Zahlungserinnerung, der Mahnung oder der gerichtlichen Beitreibung investiert werden. Dadurch werden Ressourcen blockiert und können nicht im eigentlichen Kerngeschäft genutzt werden. Eine konkrete Möglichkeit zur Verbesserung der Einnahmebasis ist die Zusammenarbeit mit einem Inkassounternehmen, sowohl für Verwaltungen wie auch für Unternehmen.

Hier bietet die bfi nicht nur das klassische Inkassoverfahren an, sonder steht mit Ihrem Know-How für die Mandanten bereit um sie bei der Analyse der Arbeitsabläufe im Forderungsmanagement zu unterstützen. Ziel ist hier das Aufzeigen und Nutzen von Optimierungspotentialen im Abrechnungsprozess oder die Weiterbildung von Mitarbeitern im Bereich des Forderungsmanagement und in der Inkassogesprächsführung.

Wie minimiere ich meine Außenstände?
Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten: Prüfen Sie die Bonität Ihrer Kunden und analysieren Sie das Bezahlverhalten. So können Sie frühzeitig Störungen im Bezahlprozess erkennen. Stärken Sie Ihr internes Forderungsmanagement, so dass sich Ihre Ausfallrisiken minimieren und Ihre Finanzkraft gestärkt wird, jedoch nach Möglichkeit ohne einen Kundenverlust zu forcieren. Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf in ihrem internen Prozess des Forderungsmanagement.
Machen Sie sich klar: Durch Ihre Zahlungsziele werden Sie zum Kreditgeber - aber was unternimmt normalerweise Ihre Bank bevor sie Kredite vergibt? Sie prüft die Bonität ihrer Kunden vor Vertragsabschluss und minimiert somit ihr Ausfallrisiko. Dies sollte auch Ihr erster Schritt zur Minimierung der Ausfallrisiken sein.
Im Folgenden stellen wir dar, wie Sie in Ihrem Unternehmen ein straffes und gut organisiertes Forderungsmanagement aufbauen.

Überwachung und Prüfung
Ihre Kunden verlangen von Ihnen permanent eine einwandfreie und pünktliche Lieferung -verlangen Sie im Gegenzug die pünktliche und vollständige Bezahlung. Erstellen Sie umgehend eine Rechnung, sobald sie ihre Leistung erbracht haben. Aber Vorsicht, achten Sie unbedingt darauf, dass alle relevanten Informationen in Ihrer Rechnung enthalten sind. Vor allem die korrekten und vereinbarten Preise, Mengen und Produkte, denn jeder Fehler wird von den Kunden zur Verzögerung der Zahlung genutzt.
Setzen Sie als Zahlungstermin ein konkretes Datum auf der Rechnung ein, dann kommt der Kunde gemäß § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB bereits ohne Mahnung in Verzug wenn Sie dies vertraglich in Ihren AGB vereinbart haben. Sie können dann bereits die Kosten der ersten Mahnung als Verzugsschaden gemäß § 280 Abs. 1 u. 2 iVm § 286 BGB gegenüber dem Kunden geltend machen.
Führen Sie in Ihrem Unternehmen Warnfaktoren ein, mit deren Hilfe Sie frühzeitig die Ausfallrisiken erkennen, wie z. B. eine tägliche Kontrolle der Zahlungsziele und der Zahlungseingänge durch Ihre Buchhaltung. Leiten sie umgehend die notwendigen Schritte ein, denn je länger der Prozess gestört ist, umso schwieriger wird die Realisation der Außenstände.

Ablauf und Organisation
Bei Überschreitung des Zahlungsziels setzen Sie umgehend Ihren internen Mahnprozess in Gang. Prüfen Sie vorab, ob Sie alle Leistungen - wie vereinbart - erbracht haben und Ihre Rechnung keine Fehler aufweist. Oder gab es von der Kundenseite Retouren oder Reklamationen?
Diese Punkte sollten Sie unbedingt klären, damit Sie Ihren Kunden im weiteren Prozess richtig einstufen und nicht fehlerhaft agieren. Sie möchten Ihre Kunden ja nicht selbst durch einen falschen Prozess verlieren. Beginnen Sie mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, da jeder Kunde durchaus einmal den Termin „übersehen“ kann, aber setzen Sie eine kurze Zahlungsfrist und überwachen diese taggenau. Bei einer weiteren Nichtachtung des Ziels schreiben Sie eine Mahnung. Vermeiden Sie den Begriff 1. Mahnung, denn dann weiß Ihr Kunde, dass Sie eine weitere Mahnung schreiben werden und er noch nicht zahlen muss. Kündigen Sie dem Kunden in der Mahnung die nächsten Schritte an, wie z. B. die Beauftragung eines Inkassounternehmens.
So erkennt Ihr Kunde frühzeitig, dass Ihr Unternehmen einen straffen Prozess durchführt und die Zahlungsbeitreibung erst nimmt. Selbstverständlich können Sie dies schon in der Zahlungserinnerung einfügen.

Professionelle Unterstützung durch Experten
Dies ist auf jeden Fall zu befürworten. Sollten Ihre internen Bemühungen bis zum Zeitpunkt der Mahnung ohne Erfolg bleiben, so nutzen sie die externe Hilfe durch ein Inkassounternehmen und beauftragen dieses mit der Realisierung Ihrer offenen Forderungen. Ab diesem Zeitpunkt sollten Sie den Speziallisten das Vertrauen schenken, denn dort wird Ihr Kunde ebenfalls individuell und zielgruppengerecht angesprochen.
Achten Sie bei der Auswahl des Inkassopartners darauf, dass dieser nach § 10 Nr. 1 RDG als Inkassodienstleister registriert ist und ebenfalls Mitglied des Bundesverbandes Deutscher Inkasso-Unternehmen e. V. (BDIU) ist. Des Weiteren sollten Sie die gängigen Verbraucherforen nach Meldungen über den möglichen Inkassopartner überprüfen. Nur so können Sie bei der Bearbeitung Ihrer Forderungen von eine höchstmöglichen Qualität ausgehen.

Zum modernen Forderungsmanagement gehört nicht nur eine zügige und schlüssige Abfolge der Eskalationsstufen, sondern ebenso die weitere Kundenbindung an Ihr Unternehmen.
Es geht hier nicht mehr rein um die Realisierung der Forderungsbestände, es werden zusätzlich Informationen gesammelt um zukünftig eine Störung des Zahlungsverkehrs zu vermeiden.
Des Weiteren bieten Ihnen moderne Inkassounternehmen Unterstützung durch flexible Bonitätsabfragen für die Einzel- und Massenprüfungen an, wie z. B. im Onlinehandel über Webanbindungen um die Bezahlmöglichkeiten des Kunden festzulegen. Das jeweilige Ergebnis kann die Zusage, sowie die Bezahlart (gute Bonität – Zahlung per Rechnung oder Lastschrift; schlechte Bonität – Zahlung per Vorkasse oder Kreditkarte) oder sogar die Ablehnung des Kunden steuern.

Kundenbindung kontra Außenstände – Widerspruch?
Nein, auf gar keinen Fall. Im Sinne des Mandanten hinterfragen gut geschulte Inkassosachbearbeiter den entstandenen Forderungsausfall. Warum wurde nicht gezahlt? Sind die Kundendaten richtig? Gibt es neue Interessenschwerpunkte beim Kunden?
Dies sind wichtige Punkte für die Marketingdatenbank eines Unternehmens um die weitere Kundenbindung zu vertiefen. Zusatzgeschäfte können über die Leadgewinnung oder Up- und Cross selling Aktionen generiert werden. Sehr großes Potential ist in der Kundenrückgewinnung im Inkassoprozess zu sehen. Es besteht die Möglichkeit aus dem Inkassogespräch heraus die Verträge zu erneuern, oder um weitere oder ergänzende Produkte zu erweitern. Ein Kunde mit einer kurzfristigen Zahlungsstörung kann in naher Zukunft zu einem sehr gut zahlenden Kunden werden. Dieser wird nicht nur mit dem Produkt, sonder zusätzlich stark mit dem Unternehmen verbunden sein. Nur Inkasso war gestern – die Zukunft gehört dem modernen Forderungsmanagement, denn der Schuldner von Heute ist der Kunde von Morgen.

Wie sollte der Unternehmer agieren: Finanzierung oder die Alternative Factoring?
Berücksichtigen Sie bei Ihrer Finanzplanung den zu erwartenden Forderungsausfall, denn dieser mindert Ihre Liquidität und hemmt Ihre weitere Entwicklung. Um einem solchen Engpass vorzubeugen sind rechtzeitige Gespräche mit Ihren Bankpartnern hilfreich, damit sie nicht durch offene Forderungsbestände Ihre Kreditlinien und Finanzierungspläne gefährden.
Immer mehr Unternehmen geben Ihre Buchhaltung in die Hände von Factoringunternehmen, da Sie so schnell über ausreichend liquide Mittel verfügen. Der Factor übernimmt die Forderungen nach Rechnungsstellung und stellt dem Unternehmen sofort einen Teilbetrag zur Verfügung (mindestens 80 % der Forderungssumme). Nun liegt das Risiko beim Factor, der zusätzlich das Inkasso übernimmt. Dieser Service ist natürlich nicht kostenlos, aber es lohnt sich hier die Kosten auf der einen Seite und das eigene Ausfallrisiko auf der anderen einmal zu prüfen.

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