Das Ende der Papierflut: Schneller und effizienter arbeiten im Büro

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(firmenpresse) - Aachen, 09. Dezember 2011. Die Dokumentenverwaltung gehört in der Regel zur Tagesordnung eines jeden Unternehmens. Um diese Arbeit schneller und effizienter durchzuführen, die Durchlaufzeiten zu optimieren und gleichzeitig die Motivation der Mitarbeiter zu steigern, empfiehlt sich der Einsatz einer professionellen Dokumentenverwaltungssoftware. Ein gutes Beispiel ist das Dokumenten Management System ecoDMS von der applord GmbH aus Aachen.

Mit ecoDMS können Firmen beliebiger Größe und Branche die internen Prozesse verbessern. Das System verfügt über alle wichtigen Funktionen, die eine solche Software ausmachen. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung, über die revisionskonforme Archivierung von über 180 Dateiformaten, bis hin zum sekundenschnellen Wiederfinden aller Dokumente und der einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS jeglichen Komfort für die Anwender. Ob E-Mails, PDFs, Rechnungen, Angebote, Verträge oder Personalakten, einfach alle Geschäftsdokumente können in ecoDMS sicher in einer digitalen Akte zusammengefasst werden.

Zum Standardportfolio des Programms gehört unter anderem die etablierte Lösung ecoICE zur Posteingangsbearbeitung. Papierdokumente werden eingescannt und können dann direkt am eigenen Computer-Arbeitsplatz bearbeitet und archiviert werden. Eine zeitnahe Bearbeitung der Dokumente ist damit sichergestellt. Nach dem Scannen können die Dateien direkt über das Programm, ohne lästige Kopierarbeiten und Fußwege an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden.

Auch E-Mails, PDFs, Office-Dateien und andere elektronisch erstellte Dokumente finden schnell den Weg ins Archiv. Egal ob gescannte Dokumente oder elektronisch erstellte Datei. Die Unterlagen werden automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. Dies ermöglicht ein einfaches Wiederfinden der Dokumente. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe eingeben und die passenden Ergebnisse werden sofort angezeigt. Außerdem sind Suchabfragen aufgrund der hinterlegten Metadaten zu einem Dokument möglich. Da sich alle Dokumente in nur einem System befinden, hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf alle für ihn sichtbaren Unterlagen. Aufwendige Suchen in Filesystemen und Aktenordnern sind mit ecoDMS Schnee von gestern.

Fazit: Mit ecoDMS können Unternehmen Zeit und Kosten sparen. Die Standardsoftware namens ecoDMS Web Edition ist bereits ab 29,90 € pro Benutzer im Onlineshop unter www.ecodms.de und auf amazon.de erhältlich. Bei Einsatz dieses Dokumenten Management Systems werden die Mitarbeiter entlastet, die Kunden schneller bedient und die Dokumente sind Dank des intelligenten Rechtesystems vor „bösen Blicken“ geschützt.

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Die Plattformunabhängigkeit, die Skills im Mainframe-Bereich und unsere langjährige Praxis durch zahlreiche erfolgreiche Projekte sind die Basis unseres Erfolges. Einer der größten Versicherungskonzerne Europas baut schon viele Jahre auf unsere Kompetenz.

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Datum: 09.12.2011 - 10:56 Uhr
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