Das Phänomen „Big Data“

(firmenpresse) - Von Carsten Bruhn, Executive Vice President bei Ricoh Europe

Nach aktuellen Berechnungen verzehnfacht sich die verfügbare Datenmenge etwa alle fünf Jahre. Dieser als „Big Data“ titulierte Trend stellt für Unternehmen sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance dar. Eine Studie* zeigt auf, dass „die steigende Menge und Detailliertheit der Informationen, die von Unternehmen erfasst werden, die wachsende Bedeutung von Multimedia, Social Media [...] in naher Zukunft zu einem exponentiellen Anstieg der Datenmengen führen wird“. Weiter weist die Studie darauf hin, dass „Unternehmen, die immer mehr Transaktionsdaten in digitaler Form erzeugen und speichern, genauere und detailliertere Leistungsdaten – beispielsweise zum Produktbestand […] – sammeln und somit Unbeständigkeiten aufdecken und die Produktivität erhöhen können“.

Ricoh vertritt die Position, dass gerade die Fähigkeit, die Informationsflut zu bewältigen, für viele europäische Unternehmen zu einem Schlüsselfaktor für den unternehmerischen Erfolg werden wird. Zur Vorbereitung auf ein erfolgreiches Informations- und Datenmanagement ist es besonders wichtig, die kritischen Geschäftsprozesse aufzuzeigen, deren Daten in Wissen umgewandelt werden und die den Mitarbeitern innerhalb der gesamten Organisation effizient zur Verfügung gestellt und schließlich in Maßnahmen umgesetzt werden sollen. So haben auch Führungskräfte (C-Level) Zugriff auf eine große Bandbreite an Daten, anhand derer sie künftige Entscheidungen besser fällen können. Mit der richtigen Herangehensweise an „Big Data“ erhalten sie eindeutige Informationen, wenn es um das Unternehmen selbst sowie die Kunden geht. Dies führt zu einer effizienteren Arbeitsweise und kann die Unternehmensbilanz positiv beeinflussen.

Wenn wir mit Organisationen aus dem öffentlichen Bereich sprechen, erfahren wir bei Ricoh, dass die Organisationen der Aufschlüsselung und Bewältigung der Informations- und Datenflut hohe Priorität beimessen. Insbesondere geht es darum, die geltenden Vorschriften zum Schutz vertraulicher Dokumente sowie zur Verwaltung von Datensätzen zu erfüllen.

Eine von Coleman Parkes Research durchgeführte Umfrage** zeigt jedoch, dass die Mehrheit der Mitarbeiter, die in Organisationen im öffentlichen Bereich tätig sind, heute noch Dokumente selbst in Empfang nehmen und verwalten – ohne andere Abteilungen einzubeziehen oder sie zu informieren. Dies trifft auch auf 41 Prozent der Organisationen im Bildungssektor und auf 34 Prozent der Unternehmen im Gesundheitswesen zu. Diese Herangehensweise hat zur Folge, dass der „Gesamtwert“ der Daten von vielen Unternehmen nicht vollständig genutzt werden kann, dass viele Schritte und Anstrengungen oft doppelt unternommen werden und dass die Vorteile eines schnellen Zugriffs auf wertvolle Informationen nicht genutzt werden können. Da Informationen zudem nur schwer zurückzuverfolgen und zu verwalten sind, besteht für Unternehmen die Gefahr, relevante Vorschriften für die Informationsverwaltung zu verletzen.

Aber es gibt auch Erfolgsgeschichten. Ricoh hat beispielsweise mit einem europäischen Unternehmen aus dem Gesundheitswesen zusammengearbeitet, welches die Notwendigkeit erkannt hatte, die Prozesse in der Personalabteilung und in der Buchhaltung zu überarbeiten und zu rationalisieren, um die Produktivität zu maximieren. Seit der Einführung effizienterer automatisierter Prozesse profitiert die Personalabteilung davon, dass die durchschnittliche Zeit für die Suche nach bestimmten Informationen von 6,7 Minuten auf 30 Sekunden reduziert wurde. In der Buchhaltung reduzierte sich der Suchvorgang pro Dokument von 4 Minuten auf 30 Sekunden. Außerdem konnte das Unternehmen durch die Optimierung eine jährliche Kostenersparnis von ca. 345.000 € verzeichnen.

Dies ist kein Einzelfall. 43 Prozent der von Coleman Parkes in ganz Europa befragten Organisationen gaben an, dass sie nach wie vor bei ihren geschäftskritischen Dokumentenprozessen auf gedruckte Dokumente vertrauen, und nur 22 Prozent nutzen voll automatisierte Arbeitsabläufe. Im streng reglementierten Finanzdienstleistungssektor bestätigten weniger als die Hälfte der europäischen Unternehmen (45 Prozent), dass sie im Stande sind, eine Protokollierung aller geschäftskritischen, vertraulichen Dokumente durchzuführen. 20 Prozent gaben an, dass sie überhaupt keine Kontrollprozesse eingerichtet haben. Diese Zahlen sind bezeichnend und könnten Unternehmen mit rechtlichen Vorschriften wie dem Sarbanes-Oxley-Act in Konflikt bringen. Dieser verpflichtet Organisationen zur Gewährleistung, geschäftskritische, vertrauliche Dokumente nicht abzuändern, zu vernichten oder zu verlegen.

Neben der Vermeidung von Verstößen gegen rechtliche Vorschriften geht es bei vielen Unternehmen auch darum, bei der Informations- und Datenverwaltung Zeit und Geld zu sparen. Ungefähr 362 Millionen Arbeitsstunden2 werden europaweit jedes Jahr mit der Verwaltung geschäftskritischer Dokumente verbracht, wobei von Seiten der Unternehmen eingeräumt wird, dass noch viel Verbesserungspotenzial besteht. Bereits eine zehnprozentige Effizienzsteigerung entspräche Gewinnsteigerungen von 46 Milliarden Euro in ganz Europa. Daher sollten Führungskräfte aktiv werden und die bestehenden Prozessineffizienzen aufdecken. Ein gutes Beispiel für die so zu erzielenden Vorteile ist ein in Deutschland ansässiger Kunde von Ricoh. Es handelt sich um ein Unternehmen, welches seine Prozesse hinsichtlich der Erstellung seiner jährlichen dokumentenintensiven Revisionsberichte optimiert hat. Heute verfügt das Unternehmen über ein zentrales Managementsystem und automatisierte Dokumentationsabläufe. Die Firma konnte so pro Jahr ca. 600.000 € an Kosten einsparen und profitiert von einheitlichen und effizienten Prozessen.

Kurz gesagt: Wenn Unternehmen ihren Prozessen – einschließlich der Prozesse für Dokumenten- und Informationsverwaltung – mehr Beachtung schenken, können sie von den Chancen des Phänomens „Big Data“ profitieren.

Ein Whitepaper zu dem Ricoh Process Efficiency Index ist unter http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/de/processefficiency/ verfügbar.


* McKinsey Big Data report, Mai 2011 http://www.mckinsey.com/mgi/publications/big_data/
** Ricoh Process Efficiency Index, Juni 2011, durchgeführt von Coleman Parkes Research – http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/de/processefficiency/

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Datum: 28.02.2012 - 10:21 Uhr
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