PDF Invoicing – Elektronische Rechnungsstellung für alle

Zürich-Urdorf, 11.12.2008 - Rechnungen werden heute trotz zunehmender Digitalisierung der Kommunikation meist noch als Papierdokumente verschickt und bearbeitet. Das Fehlen allgemein akzeptierter Standards sowie aufwändige Infrastrukturen für die Erzeugung elektronischer Rechnungen erschweren insbesondere kleineren Unternehmen den Einstieg in das E-Invoicing massiv. RR Donnelley und B2Bnet offerieren nun eine Lösung, die mit der heute weltweit verbreiteten PC-Infrastruktur auskommt und somit auch kleinsten Rechnungsstellern sofort die Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen als PDF-Dokumente gestattet. Als erster Kunde ermöglicht der Reiseveranstalter Kuoni seinen ausländischen Lieferanten die digitale Einlieferung von PDF-Rechnungen. RRD bietet nun auch weiteren Rechnungsempfängern die Nutzung dieses innovativen Services an.

(firmenpresse) - Kuoni Reisen AG, das führende Touristikunternehmen der Schweiz, bietet seinen Kundinnen und Kunden touristische Dienstleistungen in nahezu der ganzen Welt an und erhält dementsprechend viele Rechnungen von Hotels und anderen Leistungserbringern aus all diesen Gegenden. Die Rechnungen gehen meist ganz konventionell per Post bei Kuoni ein. Die rein manuelle Verarbeitung der Papierrechnungen wurde inzwischen durch eine effizientere Lösung ersetzt, dabei werden die Rechnungen gescannt, die Daten automatisch extrahiert (OCR) und in Kuonis SAP-System zur Weiterverarbeitung übernommen.

Trotz der Fortschritte gegenüber der manuellen Datenerfassung aus Papierrechnungen weist dieses Verfahren noch gravierende Nachteile auf:
-Erstellung, Druck, Versand, Scanning und Weiterverarbeitung von Papierrechnungen ist für den Rechnungssteller genauso wie für den Rechnungsempfänger ein aufwändiger, teurer und zeitintensiver Prozess, der schon fast absurd wirkt, wenn man bedenkt, dass sowohl am Anfang als auch am Ende digitale Daten stehen.
-Die nahe liegende Idee, dass der Rechnungssteller statt Papierrechnungen per Post einfach PDF-Rechnungen per E-Mail schicken könnte, scheitert nicht nur an juristischen Hürden, siehe Abschnitt „Rechtliche Rahmenbedingungen“. Auch handfeste praktische Probleme sprechen dagegen: Durch die Eliminierung des Mediums „Papier“ würden zwar Versand und Verarbeitung vereinfacht und beschleunigt, allerdings führte die fehlende Strukturierung des Prozesses zu beachtlichem Zusatzaufwand für die Kuoni-Mitarbeiter, die die Rechnungen in den normalen Prozess einspeisen müssten. Hinzu käme das Risiko von Datenverlusten und Zersplitterung des Rechnungseingangs auf diverse persönliche Mailadressen. Insgesamt ist dieser Ansatz somit als untauglich anzusehen.

Die Partner RR Donnelley (RRD) und B2Bnet realisierten für Kuoni Reisen AG die rein digitale Rechnungsverarbeitung. Rechnungssteller haben damit drei Optionen:

-E-Invoicing mittels EDI (Electronic Data Interchange), was allerdings auf Grund des notwendigen Initialaufwands nur für grosse Rechnungssteller in Frage kommt.
-Klassischer Versand von Papierrechnungen mit allen Nachteilen bzgl. Zeit- und Kostenaufwand, mit anschliessender Digitalisierung durch RRD.
-PDF Invoicing als schnelle, effiziente und kostengünstige Lösung ohne besondere Infrastrukturanforderungen.



Wie funktioniert PDF Invoicing für Rechnungssteller?
Voraussetzung ist lediglich ein Computer mit einem Programm, das Rechnungen erstellen kann. Im einfachsten Fall ist dies eine Textverarbeitung, wie z.B. Microsoft Word oder OpenOffice Writer, sowie ein Konverter für PDF-Ausgaben. Selbstverständlich können auch spezialisierte Tools zur Rechnungserstellung genutzt werden. Weiterhin wird ein Internetanschluss benötigt, wobei schon eine geringe Übertragungsgeschwindigkeit ausreicht. Eine derartige Infrastruktur ist heute nahezu weltweit flächendeckend verfügbar und verursacht keine Mehrkosten. Weiterhin ist es notwendig, dass der Rechnungssteller bei Kuoni als PDF Invoicing Teilnehmer registriert ist.

Der Rechnungsteller stellt die Rechnung über die für Kuoni erbrachte Leistung. Hier gibt es keinerlei Unterschied zum bisherigen papierbasierten Vorgehen. Anstatt aber die Rechnung zu drucken und per Post an Kuoni zu senden, erzeugt der Benutzer nun ein PDF-Dokument und speichert es auf seinem Computer.

Dann loggt er sich auf www.invoiceplatform.com mit seinem Usernamen und Passwort ein, wählt den Rechnungsempfänger aus und kann sofort ein oder auch mehrere PDF-Dokumente auf einmal hochladen. Die bereits hochgeladenen Rechnungen werden in einer Liste angezeigt, so dass der Rechnungssteller jederzeit die Übersicht behält.
Zwischen der Erzeugung der PDF-Rechnung und dem Eingang beim Empfänger vergehen weniger als 60 Sekunden! Falten und couvertieren einer Papierrechung dauern länger und erst recht die Laufzeit von Briefen, die etwa aus Südamerika und Asien Tage benötigen, bis sie in der Schweiz eintreffen.

Die Vorteile für den Rechnungssteller sind eklatant:
Vollständiger Wegfall von Druck- und Portokosten
-Sofortige Rückmeldung über den Rechnungseingang beim Empfänger
-Komplette Vermeidung der Postlaufzeit
-Standardinfrastruktur reicht aus, keine Investitionen in Hard- oder Software, Lizenzen, Schulungen etc. notwendig
-Teilnahme an PDF Invoicing ist für Kuoni Rechnungssteller kostenlos!

Ein weiterer Vorteil ergibt sich, wenn die Rechnung durch RRD bearbeitet wird. Werden hierbei Fehler erkannt, etwa weil das Rechnungsdatum fehlt, wird die Rechnung aussortiert und vollautomatisch eine E-Mail mit der Problembeschreibung an den Rechnungssteller geschickt. Er kann dann kurzfristig den Fehler korrigieren und die Rechnung erneut hochladen. Auch hier ergibt sich eine enorme Zeit- und Kostenersparnis gegenüber dem Austausch von Briefen.

Auch der Rechnungsempfänger hat beachtliche Vorteile durch PDF Invoicing:
-Der Kreis potentieller Sender elektronischer Rechnungen wird schlagartig erweitert. Kein noch so kleiner Lieferant ist mehr ausgeschlossen, weil ihm die Infrastruktur fehlt oder die Kosten zu hoch wären.
-PDF Rechnungen sind einfacher und kostengünstiger zu verarbeiten als Papierdokumente. Lesefehler und damit verbundene Nacharbeiten entfallen komplett.
-Alle PDF Rechnungen gehen über ein zentrales Portal ein und werden zuverlässig bearbeitet. Der gesamte Prozess ist dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.
-Fehlermeldungen werden vollautomatisch an den Absender geschickt, die Qualität der eingehenden Rechnungen steigt so allmählich an.
-Ab ca. 1'000 eingehenden Rechnungen pro Monat lohnt sich die Teilnahme an PDF Invoicing auf jeden Fall.

PDF Invoicing steht den Lieferanten von Kuoni Tour Operating ab Dezember 2008 zur Verfügung. Zahlreiche Lieferanten aus aller Welt (USA, Mexiko, Türkei und andere) sind bereits von den Vorteilen über¬zeugt und haben sich vorab als Teilnehmer registrieren lassen. Viele weitere folgen rasch. Alle für Kuoni im Ausland (ausserhalb CH) erbrachten Leistungen können so in Rechnung gestellt werden. Für im Inland erbrachte Leistungen wird derzeit eine Regelung mit den zuständigen Behörden angestrebt, um volle Konformität mit den schweizerischen Mehrwertsteuergesetzen zu garantieren.

Mehr Informationen unter www.invoiceplatform.com


Rechtliche Rahmenbedingungen
In der Schweiz unterliegen Rechnungen handels- und steuerrechtlichen Vorschriften in Bezug auf Form, Inhalt, Übermittlung und Aufbewahrung. So sind einfache elektronische Dokumente (MS Word / Excel und PDF) als Rechnungen derzeit nicht bzw. nur in digital signierter Form zulässig. Daher kann ein von einem ausländischen Rechnungssteller direkt an ein schweizerisches Unternehmen gesandtes PDF nicht als Rechnung anerkannt werden, auch nicht, wenn der Empfänger sie selbst als Papierdokument ausdruckt.

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Datum: 12.12.2008 - 13:47 Uhr
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Freigabedatum: 12.12.2008

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