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Vorteile von Social Media in Unternehmenssoftware integrieren
ID: 735894
Interviewt wurde Christian Paucksch, der Geschäftsführer des Starnberger CRM- und ERP-Spezialisten Sta*Ware GmbH. Er erkannte schon vor 15 Jahren den Nachteil von E-Mail und entwickelte mit dem InfoCenter eine Software, die neben der gängigen CRM- und ERP-Modulen, schon Pinnwand- und Collaborationsfunktionen bot, weit vor Facebook und Co.
(firmenpresse) - Frage: Was haben Sie gegen E-Mail?
CP: Bei der Flut von E-Mails, die mich täglich erreichen, dauert es mir einfach zu lange, um die für mich wichtigen E-Mails herauszusuchen. Außerdem lässt sich firmeninterne Kommunikation über E-Mail nur schwer in der Retroperspektive nachvollziehen.
Frage: Aber es gibt doch Spamfilter und E-Mail-Eingangsfilter. Richtig angewandt, sortieren diese die E-Mails doch für Sie vor.
CP: Das nützt aber nicht viel, wenn ich erkennen muss, dass ich zehn E-Mails gleichen Inhalts von verschiedenen Absendern in meinem Eingang habe. Ein Beispiel aus der Praxis: Monatlich wird eine Pressemitteilung erstellt, die von, sagen wir mal, zehn Mitarbeitern ergänzt und kontrolliert wird. Diese Pressemitteilung wird an sie per E-Mail von der Vorstandsassistentin versendet. Auf cc stehen noch fünf Abteilungsleiter. Sechs der Mitarbeiter antworten an alle, drei „nur“ an alle Mitarbeiter. Drei der Abteilungsleiter antworten an alle, dass bitte nicht an alle geantwortet werden soll und vier der so Angesprochenen entschuldigen sich nochmals an alle. Das macht dann 17 E-Mails für einen Mitarbeiter. Das ist leider kein ausgedachtes Beispiel. Es kommt häufiger vor, als man annimmt. Neben der Masse an E-Mails sind in diesem Beispiel auch viele Ressourcen für den Anhang vergeudet worden, da ja an jeder E-Mail der Anhang dran ist. Dazu kommt die zeitliche Komponente, da die Vorstandsassistentin aus dem Wust der Attachements nun ein korrektes Word-Dokument erstellen muss.
Frage: Wie sieht Ihre Lösung zu dem Problem aus?
CP: Im InfoCenter wird ein Vorgang „Pressemitteilung September 2012“ erstellt. Dieser Vorgang wird als Forum an jeden Mitarbeiter versendet mit dem Vermerk, seine Änderungen einzutragen. Die Abteilungsleiter bekommen eine Kenntnisnahme auf den Vorgang. Die Mitarbeiter können das Word-Dokument aus dem Vorgang öffnen und ihre Änderungen vornehmen. Sollten einmal zwei gleichzeitig die Eintragungen vornehmen, ist der Schreibzugriff über die Datenbank geregelt. Ein weiterer Vorteil in der Arbeit mit den Vorgängen liegt darin, dass jeder Berechtigte sich eigenständig über den Fortschritt des Vorgangs informieren kann. Neben dem Dokument hat dieser Vorgang nämlich auch eine Historie und ein Infofeld. Dieses Infofeld können Sie mit der Pinnwand von Facebook vergleichen.
Frage: Das ist aber nicht unbedingt erfreulich, wenn ich bedenke, wie viel Müll manchmal an meiner Pinnwand steht.
CP: Da besteht der große Unterschied im Nutzungszweck. Ein Vorgang hat ein begrenztes Thema, für das er steht. Die Mitarbeiter, die an dem Vorgang beteiligt sind, haben alle ein gemeinsames Ziel, den Vorgang zu erledigen, z.B. einen Verkaufsabschluss plus Installation durchzuführen. Somit werden sich an der Pinnwand dieses Vorgangs auch nur Bemerkungen zu dem Vorgang befinden. Man kann natürlich auch noch Firmen- bzw. projektinternen Regeln erstellen, aber im Allgemeinen klappt es prima. Denn jeder will ja seinen Informationsbedarf aus den Infofeldern decken. Bei Facebook dagegen habe ich den Nutzungszweck der Pinnwand noch nicht ganz entschlüsselt. Jeder hat eine andere Auffassung, der „Freundeskreis“ ist groß gewählt und schon ist der Wildwuchs eine logische Konsequenz. Trotzdem hat es den Vorteil, dass ich dort nur hinschauen muss, wenn und wann ich möchte. Wenn ich denke, dass ich keinen Mehrwert aus den Informationen heraushole, schaue ich mir die Pinnwand eben nicht mehr an.
Frage: Welche Unterschiede sehen Sie zwischen dem Sta*Ware InfoCenter und einer digitalen Pinnwand?
CP: Auf einer Pinnwand finde ich lose, aus dem Zusammenhang gerissene Informationen. Bei einer digitalen Pinnwand habe ich vielleicht noch Glück, dass ich nach Stichworten suchen kann. Im InfoCenter ist das Infofeld, die Pinnwand, immer an einen Vorgang gekoppelt, der wiederum mit einem Ansprechpartner / Adresse verbunden ist. Die Nachrichten stehen also immer im gesamten Kontext.
Frage: Gibt es noch mehr Parallelen, die Sie zwischen Facebook und Ihrer Software ziehen?
CP: Beide Systeme ermöglichen einen einfachen und schnellen Informationsaustausch über Standortgrenzen hinweg. Ich kann mich zu jeder Uhrzeit über den Stand der Dinge erkundigen und greife immer auf aktuelle Daten zu. Im InfoCenter finden Sie neben Dokumenten und Infofeldern noch jede Menge beliebig anderer Zusatzdaten, Stichworte, Beteiligte, Adressen, Termine und, ja, sogar E-Mails, die mit dem Vorgang in Verbindung stehen.
Frage: Also ist die E-Mail doch noch nicht aus Ihrem Büroalltag verschwunden?
CP: Nein, es hat ja noch nicht jeder das InfoCenter und als Austausch geschäftlicher Informationen zwischen verschiedenen Firmen hat E-Mail durchaus seine Berechtigung.
Frage: Sie nannten eingangs, dass es schwierig wäre, die Kommunikationsverläufe über E-Mail im Nachhinein zu verfolgen. Können Sie das näher erklären?
CP: Gerne. Stellen Sie sich vor, Sie sind neuer Mitarbeiter eines Projektes, das schon einige Monate im Gange ist. Zur Einarbeitung sendet Ihnen der Projektleiter alle E-Mails, die er in seinem Projektordner abgespeichert hatte. Die Durchsicht dauert je nach Umfang entsprechend lange, enthält mehrfachen Inhalt und ist vermutlich nicht vollständig, da nicht alle relevanten E-Mails in den Projektordner gespeichert wurden oder nicht an den Projektleiter gingen. Wenn die projektinterne Kommunikation dagegen über Vorgänge mit entsprechenden gebündelten Feldern verläuft, hat man neben der chronologischen Reihenfolge der Infofeld-Einträge, die Empfänger unabhängig sind, noch die Möglichkeit der nicht veränderbaren Historie. Dort werden alle Aktivitäten, die je mit dem Vorgang getätigt wurden, protokolliert. Wenn dann noch eine Volltextsuche integriert ist, können Informationen nach beliebig vielen Kriterien gesucht und gefunden werden.
Frage: In der Presse war zu lesen, dass SAP für sich den Anspruch hat, das Facebook von Firmen zu werden und weiter Firmen zu kaufen, die sich mit Informationen auskennen. Sie kennen sich mit Informationen aus, wie schätzen Sie diese Aussage ein?
CP: Es kann mich natürlich freuen, wenn meine Überzeugung, dass die Unternehmenskommunikation nicht dauerhaft über Telefon, E-Mail und File-System funktionieren kann, die übrigens schon mehr als eine Dekade alt ist, nun auch von anderen Unternehmen erkannt wird. Der Vorteil des Sta*Ware InfoCenters gegenüber SAP liegt vor allem darin, dass es jetzt schon existiert und alles aus einer Hand kommt.
Frage: Ich danke für das Gespräch.
Themen in dieser Pressemitteilung:
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Die Sta*Ware GmbH ist spezialisiert auf die Entwicklung und Implementierung kompakter CRM- und ERP-Software mit durchgängigen Prozessen. Das umfasst einerseits die Informationsverteilung und das Vorgangs- bzw. Dokumentenmanagement (CRM, DMS, Workflow, CTI, Groupware etc.), andererseits die komplette Palette für den kaufmännischen Bereich (Kalkulation, Projektplanung und -steuerung, Zeiterfassung, Faktura, BWA etc.) mit Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungslösungen.
Die von Sta*Ware entwickelten branchenspezifischen und praxisorientierten Lösungen sind den Anforderungen des Marktes und den Bedürfnissen der Kunden angepasst und bieten langfristige Investitionssicherheit.
Die Lösungen von Sta*Ware sind vor allem geeignet für dienstleistungsorientierte Branchen wie Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros, Fertighaushersteller, Immobilienverwaltungen, Steuerberater, Verwaltungsbehörden und Unternehmensberatungsgesellschaften.
Sta*Ware GmbH wurde 1998 von Dr. Jörg Wever und Christian Paucksch gegründet und ging aus der seit 1990 bestehenden Firma Christian Paucksch EDV Beratung hervor.
Sta*Ware EDV Beratung GmbH
Petra Sadowski
Moosstraße 18
82319 Starnberg
Telefon: 08151 36 89 49 0
info(at)staware.com
www.staware.com
  
  
  
Datum: 05.10.2012 - 09:35 Uhr
Sprache: Deutsch
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Kategorie:
CRM
Meldungsart: Interview
Versandart: Veröffentlichung
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"Vorteile von Social Media in Unternehmenssoftware integrieren"
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