PresseKat - Die Münchener Rück AG erzielt positive Bilanzen mit Enterprise

Bei Geschäftsberichten und anderen Publikationen vertraut der Münchner
Konzern auf Sicherheit und Präzision mit der aus Holland stammenden
Enterprise Publishing Plattform von WoodWing.

(firmenpresse) - Die Münchener-Rückversicherungs-Gesellschaft AG (Münchener Rück AG) ist
die Muttergesellschaft der Münchener-Rück-Gruppe, die als einer der
weltweit größten Unternehmen in den Bereichen Rückversicherung,
Erstversicherung und Assetmanagement tätig ist. Gegründet im Jahre 1880
ist sie eine Pionierin auf dem Gebiet der Rückversicherung und stützt
ihre Expertise auf die Geschäftserfahrung von fast 130 Jahren sowie auf
mittlerweile 44.000 Mitarbeiter. Der Stammsitz des Unternehmens ist in
München, zahlreiche Zweigniederlassungen sind auf allen Kontinenten der
Welt. Das Münchner Traditionsunternehmen ist nahezu in jeder Sparte der
Versicherung aktiv. In der Rückversicherung werden über 4.000 Kunden aus
rund 160 Ländern bedient. Dazu zählen diverse Personenversicherungen,
aber auch Transport-, Luftfahrt-, Feuer- und technische Versicherungen.
Konkret rückversichert die Münchener Rück AG hier beispielsweise die
Risiken von Ölplattformen, Satellitentechnologie oder Naturkatastrophen.
Mit der Tochter ERGO Versicherungsgruppe AG, die mit Marken wie D.A.S.,
Victoria oder Hamburg-Mannheimer alle Bereiche der Personenversicherung
abdeckt, und der Europäischen Reiseversicherung AG ist die Münchener
Rück AG mit an der Spitze der Erstversicherungen in Deutschland. Darüber
hinaus bietet sie Dienstleistungen in den Bereichen Assetmanagement und
Geldanlagen. Verwaltet werden rund 50 Fonds und Kapitalanlagen im Wert
von 181 Mrd. Euro.

Die Aufgabe
Als börsennotiertes Unternehmen ist die Münchener Rück AG
zur Publikation von Geschäfts- und Quartalsberichten verpflichtet. Diese
enthalten detaillierte Finanzinformationen, geben Aufschluss über die
Geschäftsentwicklung, präsentieren das komplette Leistungsspektrum sowie
das Mission-Statement der Münchener Rück AG: Aus Risiko Wert zu
schaffen. In der Unternehmenskommunikation gilt die Erstellung solcher

Berichte als „Kardinalsdisziplin“. Zeitdruck, extremer Korrekturaufwand
und der Informationszufluss von Seiten vieler Beteiligter tragen dieser
Bezeichnung Rechnung. Hinzu kommt, dass Informationen im
Geschäftsbericht börsenrelevant sind und bis zu dessen Veröffentlichung
absolut vertraulich sein müssen. Die Produktion der Geschäftsberichte
bei der Münchener Rück AG sollte effizienter gestaltet und die
Transparenz der geschilderten Arbeitsabläufe erhöht werden, ohne bei der
Informationssicherheit Abstriche machen zu müssen. Aus diesem Grund
entschied sich die Münchener Rück AG im Oktober 2006, für die Produktion
ihrer Geschäftsberichte eine Publishing-Lösung einzusetzen. Bis zu
diesem Zeitpunkt erstellte die Münchener Rück AG ihre Geschäftsberichte
und weitere Publikationen im gängigen Verfahren: Textmanuskripte wurden
in Office Word, Tabellen in Office Excel angefertigt, mit QuarkXPress,
Photoshop und Illustrator wurden die Layouts erstellt. Augustin
Luginger, Projektleiter bei der Münchener Rück AG, erinnert sich:
„Unsere Basisanforderungen an eine Corporate-Publishing-Lösung:
Datensicherheit, Zeit- und Kostenersparnis, Reduzierung von
Korrekturläufen, Nachvollziehbarkeit der Versionsänderungen und ein
einfach zu administrierendes, differenzierbares Rollen- und
Rechtesystem.“

Die Evaluierungsphase
Nach umfangreichen Recherchen in einschlägigen
Fachmedien nahm sich die Münchener Rück AG zehn Monate lang Zeit, um
drei Publishing-Lösungen mittels In-house- Präsentationen sowie
Gesprächen mit Anwendern zu prüfen. Enterprise konnte sich dann in
Sachen Kompatibilität und Preis gegen die Mitbewerber durchsetzen. Eine
wesentliche Rolle spielten auch die hauseigenen Voraussetzungen
bezüglich der Datenbank. „Ausschlaggebend für Enterprise war die
Verwendung einer Standarddatenbank (Oracle) gegenüber einer proprietären
Lösung eines Konkurrenzproduktes. Eine weitere Lösung fiel aus
Kostengründen frühzeitig aus dem Rennen“, erläutert Augustin Luginger
die Begründung für Enterprise.

Die Umsetzung
Die Installation und Implementierung von Enterprise
erfolgte ab Ende August 2007 innerhalb von einem Monat mit einer
Installationsgröße von ca. 50 Plätzen für InCopy und InDesign, die im
Concurrent-User-Modell genutzt werden. Die Installation von Enterprise
erfolgte in Abstimmung mit den hohen Sicherheitsstandards bei der
Münchener Rück AG, die zum Schutz sämtlicher sensibler Daten, Rechner
und Netzwerke eingesetzt werden. Enterprise wurde verschiedenen
Sicherheitstests unterzogen, die vom konzerneigenen Kompetenzzentrum in
Toronto durchgeführt wurden. Obwohl Enterprise generell einen hohen
Sicherheitsstandard bietet, wurde dieser im Zuge der Tests optimiert.
Die Flexibilität von Enterprise erlaubte eine problemlose schrittweise
Anpassung an die vorgegebenen Sicherheitsstandards. Trotz dieser
Anforderungen und der dezentralen Zusammenarbeit der beteiligten
Parteien in München, Toronto und Hamburg konnte diese Frühphase der
Installation erfolgreich und in kurzer Zeit abgeschlossen werden. „Durch
die intensive Zusammenarbeit unserer IT mit dem Systemintegrator
ProPublish AG aus Hamburg konnte die aufgrund der hohen
Sicherheitsstandards bei der Münchener Rück AG komplexe Installation
reibungslos durchgeführt werden“, erklärt Augustin Luginger. In der
zweiten Phase begann die individuelle Gestaltung der
Publishing-Plattform. Zunächst mit einem von der ProPublish AG
durchgeführten Workshop, der die Definition eines Workflows zum Ziel
hatte. Damit wurde die Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte im
Erstellungsprozess wie beispielsweise Layout- und Artikelerstellung
festgelegt, wie sie von Enterprise künftig ausgeführt werden soll. Im
nächsten Schritt folgten die Schulungen für die künftigen Anwender. Ende
September 2007 ging Enterprise dann mit dem Quartalsbericht 3/2007 an
den Start. Da die Abläufe bei der Erstellung dieses Berichtes ähnlich
denen des Geschäftsberichtes sind, war der Quartalsbericht quasi dessen
Pilotprojekt. Augustin Luginger begründet dies folgendermaßen: „Wir
haben uns im Haus ganz bewusst für ein geschäftskritisches Projekt
gegenüber einer unkomplizierteren Publikation entschieden, um bei allen
Beteiligten die notwendige Aufmerksamkeit zu erzeugen, die bei der
Einführung einer solch umfassenden Veränderung nötig ist. So konnten wir
den Aufwand für den bevorstehenden Geschäftsbericht besser einschätzen.“
Der Quartalsbericht 3/2007 erschien dann am 5. November 2007. Vom
Zeitpunkt der Installation von Enterprise bis zum fertigen Bericht waren
also insgesamt sechs Wochen vergangen. Der Workflow bei der Erstellung
der Quartals- und der Geschäftsberichte ist nun folgender: die
Mitarbeiter aus den beiden Abteilungen Group Reporting und Reinsurance
Accounting bei der Münchener Rück AG verwenden Daten und Zahlen, die aus
SAP- Unternehmenssoftware stammen. Diese Daten werden in Excel
bereitgestellt und anschließend für den Geschäftsbericht vorbereitet.
Mit weiteren Zusatztools für Enterprise, Smart Mover und Smart Styles,
wurde die technische Verbindung zwischen SAP, Excel und InDesign
geschaffen. Zahlen aus SAP werden nun wie gewohnt in Excel aufbereitet,
müssen aber dann nicht wie vorher erneut in InDesign erfasst werden. Die
Daten werden mit Hilfe des Smart Movers in Enterprise importiert. Smart
Styles sorgt für die automatisierte Formatierung der Excel-Tabellen in
InDesign. Die Automatisierung dieser Prozesse spart Zeit und beugt
Fehlern vor, die beim Übertrag entstehen konnten. Augustin Luginger war
von der Integrationsfähigkeit von Enterprise voll überzeugt: „Eine
besondere Anforderung war der Sprung zwischen Excel und InDesign.
Mittels Smart Mover und Smart Styles ist dieser elegant gelungen.“ Im
September 2008 erfolgte bei der Münchener Rück AG eine konzernweite
Umstellung des Betriebssystems von Windows XP auf Windows Vista. Die
Vistafähigkeit als weiteres Prädikat von Enterprise ermöglichte eine
Anpassung durch die hauseigene IT, die ProPublish AG und WoodWing.

Das Ergebnis
Die größten Veränderungen, die sich mit der Einführung von
Enterprise bei der Münchener Rück AG ergaben, konnten trotz der
anspruchsvollen technischen Umstellung laut Augustin Luginger jedoch
direkt bei den Anwendern festgestellt werden: „An die Mitarbeiter musste
die Bereitschaft und das Verständnis für kollaboratives Denken und
Handeln vermittelt werden. Alle Contentgeber stehen jetzt einer größeren
Eigenverantwortung hinsichtlich des transparenter gewordenen
Produktionsumfeldes gegenüber.“ Schon ab der ersten Publikation mit
Enterprise machte sich die gesteigerte Produktivität auf sämtlichen
Ebenen bemerkbar: der gleichzeitige und zeitlich unbegrenzte Zugriff der
Mitarbeiter auf die Inhalte und Layouts versetzte die Münchener Rück AG
erstmals in die Lage, die Finanzberichte komplett im Haus zu
produzieren. Mit dem dadurch erzielten Wegfall externer Schnittstellen
konnte während der Produktionsphase die Datensicherheit erhöht werden.
Enterprise brachte zudem Struktur in den Produktionsprozess: Es gibt
immer einen verbindlichen Stand der Version der Publikation, was
parallele Prozesse diesbezüglich ausschließt. Dabei ist es den
Beteiligten jederzeit möglich, den Stand der einzelnen Teile der
Quartals- und Geschäftsberichte abzurufen. Der Produktionsprozess konnte
auf diese Weise enorm gestrafft werden. Augustin Luginger ergänzt
weitere Vorteile: „Mit Enterprise konnten wir die Produktionskosten bei
deutlich erhöhter Produktivität senken. Besonders erfreulich erschien
uns, dass sich die Bedienung von Enterprise leichter als erwartet
gestaltete.“ Die erfolgreiche Erstellung der Finanzberichte stand Pate
für die Umstellung der sechssprachigen Kundenseminarbroschüre „Wissen im
Dialog“ und des seit über fünf Jahrzehnten in fünf Sprachen
erscheinenden „Schadenspiegel“, die fortan auch mit Enterprise
produziert werden. Weitere Projekte sind in Vorbereitung und werden
folgen.

Die nächsten Schritte
Hinsichtlich des Ausbaus von Enterprise bei der
Münchener Rück AG erfolgt in Kürze eine Erweiterung der Benutzerplätze.
Beobachtet werden soll auch die Entwicklung von Content Station, der
neuen Applikation für das medienneutrale Management von Inhalten.
Inhalte können mit der Content Station in einem Schritt für verschiedene
Medien bereitgestellt werden. Die Integration der Übersetzungssoftware
TRADOS in Enterprise, um auch die mehrsprachigen Broschüren noch besser
in das Produktionsumfeld mit anzubinden, formuliert die Münchener Rück
AG als Wunsch an WoodWing. In bezug auf den Systemintegrator ProPublish
AG zieht Augustin Luginger ein ausgesprochen positives Fazit: „Die von
der ProPublish AG durchgeführten Mitarbeiterschulungen waren so gut,
dass es praktisch keine Probleme bei der Erstellung des ersten Berichtes
gab. Die Akzeptanz von Enterprise war bei den Kolleginnen und Kollegen
daher von Anfang an entsprechend hoch. Das Team ist kompetent,
zuverlässig und kundenorientiert.“

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