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Social Media am Arbeitsplatz… „nur“ Arbeitszeitverschwendung oder auch ein Sicherheitsrisiko?
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Die Nutzung von Social Media am Arbeitsplatz ist für Unternehmen nicht nur deshalb ärgerlich, weil dadurch wertvolle Arbeitszeit verschwendet wird, sie sorgt vielmehr auch für ein großes Sicherheitsrisiko, dass auch Sie sich bewusst machen müssen.
(firmenpresse) - Nach einer von dem unabhängigen Marktforschungsunternehmen Ponemon Institute für die Check Point® Software Technologies Ltd. erstellten Studie „Global Survey on Social Media Risks“, nutzen 63 Prozent der Befragten Personen Social Media am Arbeitsplatz, aber nur 29 Prozent haben die dazu notwendigen Sicherheitskontrollen eingerichtet.
Auch das Verhalten deutscher Arbeitnehmer war Gegenstand der besagten Studie. Im Ergebnis geht die Studie davon aus, dass der Anteil der deutschen Arbeitnehmer, die nicht für das mit der Social Media Nutzung einhergehende Datenrisiko sensibilisiert sind, bei 34 Prozent liegt.
Um sensibilisieren zu können, muss man selbst eine Sensibilität für das Problem haben
Vielleicht stellt sich nun auch Ihnen, wie auch vielen anderen Arbeitgebern und Arbeitnehmern, die Frage, warum die Nutzung von Social Media ein Sicherheitsrisiko darstellen soll. Ihr Netzwerk ist doch gesichert und die Mitarbeiter können somit doch gar keinen Schaden anrichten…
Deshalb zunächst zu einigen denkbaren Risiken:
Die zugleich wohl menschlichste, aber auch am wenigsten zu kontrollierende Möglichkeit eines Datenlecks, sind wohl Spontanäußerungen von Mitarbeitern. Bei einer privaten Plauderei mit Freunden, oder einer kurzen Notiz auf der Pinnwand eines Social-Media-Dienstes, schreibt ein unbedachter Mitarbeiter vielleicht schnell mal „muss jetzt wieder ran, Kunde XY kommt gleich“, oder auch „der Chef hat eine Versammlung einberufen, dass Projekt … geht in die letzte Runde“. Und schon sind Interna unbedacht, aber mit Sicherheit nicht unbemerkt, im Internet.
Das was früher vielleicht auch bei einem Kaffee in der Pause unter vier Augen einem nicht in der Firma arbeitenden Freund erzählt wurde, nimmt heute schnell ganz andere, unkalkulierbare Dimensionen an, denen sich sowohl Arbeitgeber, als auch Arbeitnehmer bewusst sein müssen.
Aber Social-Media-Dienste sind noch mehr, als nur Plauderfallen. Über soziale Netzwerke können auch Viren und Trojaner ins Firmennetzwerk gelangen. So werden inzwischen viele Spam-Mails so versendet, dass der Empfänger denkt, eine E-Mail von seinem Social-Media-Dienst zu erhalten.
Ruft ein Mitarbeiter z.B. private E-Mails auf der Arbeit ab und klickt dann auf eine vermeintlich von seinem Social-Media-Dienst erhaltene E-Mail, kann er schnell in eine Falle tappen, die unter Umständen, denn er agiert ja aus dem Firmennetzwerk heraus, für die Firma schlimme Folgen hat.
Wie kann man sich schützen?
Jedes Unternehmen braucht eine umfangreiche "DLP"-Lösung ("DLP" steht für "Data Loss Prevention"), d.h. Schutzmaßnahmen, um den ungewollten Abfluss von Informationen aus dem Unternehmen zu verhindern.
Die Entwicklung einer auf Ihr Unternehmen angepassten "DLP-Lösung" kostet zunächst sicherlich Zeit und Geld, wird sich aber im Ergebnis mehr als auszahlen.
Schaffen Sie ein Bewusstsein für das Problem bei Ihren Mitarbeitern
Zu allererst müssen sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens für das Thema sensibilisiert werden. Vielen Arbeitnehmern ist gar nicht bewusst, dass sich Informationen, die einmal ihren Weg ins Netz gefunden haben, wie ein Lauffeuer verbreiten können. Auch wenn die Arbeitnehmer ihre Seiten in Social-Media-Diensten geschützt haben, so wird ihr Beitrag immerhin von ihren Freunden gelesen werden können und allein dadurch sehr schnell verbreitet.
Oft ist es aber auch so, dass Beiträge, wenn sie von jemandem kommentiert werden, durch dessen Freunde auch gelesen werden können.
Auf diese Weise können sich die ehemals vertraulichen Informationen derart schnell verbreiten, dass die Mitarbeiter die Nachricht auch gleich auf der Firmenwebseite hätten platzieren können.
Denn Social Media werden ja gerade für virale Marketingmaßnahmen effektiv genutzt, was natürlich auch bedeutet, dass sich der Leserkreis ungewollter Informationen, insbesondere, wenn es sich offensichtlich um Betriebsgeheimnisse handelt, exponentiell ausdehnt! Gegenmaßnahmen sind dann in der Regel zwecklos.
Es ist aber auch wichtig, den Mitarbeitern klar zu machen, dass ein durch sie geschaffenes Datenleck früher oder später auch auf sie zurückfällt. Schaffen Sie ein Bewusstsein für das Datenrisiko des Unternehmens, aber auch für das individuelle Risiko eines jeden Arbeitnehmers selbst.
Klassifizieren Sie Daten
Erstellen Sie für Ihr Unternehmen genaue Richtlinien. Welche Daten sind als äußerst sensibel, welche als weniger sensibel zu klassifizieren. Bezüglich welcher Projekte herrscht absolute Schweigepflicht, was ist Alltagsgeschäft, über das Sie sich auch unterhalten würden. Durch die genaue Klassifikation und Kommunikation der unterschiedlichen Sensibilität von Daten wird auch der Umgang mit den jeweiligen Daten bewusster.
Halten Sie Ihre Sicherheitssoftware aktuell
Um sich vor Angriffen auf das Netzwerk von außen zu schützen, muss Ihre Sicherheitssoftware stets auf dem neusten Stand und von guter Qualität sein. Die Entwicklung von Schadsoftware geht rasend schnell voran, entsprechend wichtig ist es, dass Sie Ihre Sicherheitssoftware stets aktuell halten.
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Datenschutzbeauftragter den Datenlecks einen Schritt voraus ist
Ein Datenschutzbeauftragter ist schön, aber nicht wirklich hilfreich, wenn er sich mit den vielfältigen Technologien von heute und den damit einhergehenden Risiken nicht auskennt. Ihr Datenschutzbeauftragter sollte daher medienfirm sein und sich stetig fortbilden, damit er für Ihr Unternehmen "DLP"-Lösungen auf der Höhe der Zeit entwickeln kann.
Wenn Sie Social Media für Ihr Unternehmen nutzen, achten Sie auf entsprechend instruiertes Personal
Social Media ist nicht nur deshalb ein Thema für Unternehmen, weil es von Arbeitnehmern zu privaten Zwecken benutzt wird.
Viele Unternehmen nutzen inzwischen die sich durch Social-Media-Dienste bietenden Vorteile für Marketingzwecke. Die oben aufgezeigten Risiken durch die Nutzung von Social Media können natürlich auch bei der beruflichen Nutzung entstehen. Deshalb müssen Sie darauf achten, dass nur wenige, entsprechend geschulte Mitarbeiter mit der Betreuung der von dem Unternehmen verwendeten Social-Media-Diensten betraut sind.
Fazit
Social Media ist für viele Unternehmen heute nicht mehr wegzudenken und zu einem effektiven und lukrativen Kommunikationsmittel geworden. So groß der Nutzen von Social Media für ein Unternehmen aber auch sein kann, so groß kann auch der Schaden werden, der durch eine unbedachte oder unaufgeklärte Verwendung angerichtet werden kann.
Sich vor Social Media sperren, ist keine Lösung. Selbst wenn sich ein Unternehmen bewusst gegen die eigene Nutzung von Social Media entscheidet, so muss es gleichwohl klare Regeln für den Umgang mit Social Media an die Hand geben, um auch die durch private Nutzung geschaffenen Risiken möglichst einzudämmen.
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WAGNER Rechtsanwälte webvocat – Small. Different. Better.
  
  
Datum: 03.11.2011 - 08:16 Uhr
Sprache: Deutsch
News-ID 512280
Anzahl Zeichen: 7416
Kontakt-Informationen:
Ansprechpartner: Rechtsanwältin Jenny Hubertus
Stadt:
Saarbrücken
Telefon: 06819582820
Kategorie:
Recht und Verbraucher
Meldungsart: Unternehmensinformation
Versandart: Veröffentlichung
Freigabedatum: 03.11.2011
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