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Mit dem richtigen Know-how und dem Blick von außen Projekte erfolgreich gestalten
ID: 674770
Wurden in der Vergangenheit mit Projektarbeit eher besondere Aufgabenstellungen verbunden, sind Projekte und deren Abwicklung heutzutage Unternehmensalltag und gehören in den meisten Betrieben zum Tagesgeschäft. Ein präzises und effektiv geführtes Projektmanagement kann einem Unternehmen sehr viel bringen, vor allem wenn externes Know-how hinzugezogen wird. Dieses ist oftmals bei IT-Projekten der Fall.
(firmenpresse) - In den schnellen Innovations- und Produktlebenszyklen der sich ständig verändernden Märkte sind Flexibilität und Agilität seitens des Unternehmens unerlässlich. Mit traditionellen Ablauf- und Aufbauorganisationen von Unternehmen können diese Anforderungen nicht immer erfüllt werden. Eine Alternative, gebremste Arbeits- und Informationsabläufe in einem Unternehmen zu umgehen, bietet die Organisation in Form von Projekten. Im Gegensatz zur klassischen Hierarchie mit Mitarbeitern, die ihren Abteilungen fest zugeteilt werden, ist das Arbeiten in Projektteams dynamischer. Hier können sich Spezialisten je nach Aufgabenstellung in immer neuen Konstellationen zusammenfinden. Dieses verspricht eine wesentlich höhere Agilität und Komplexitätsbewältigung.
Was die Flexibilität ebenso fördert, ist das Arbeiten mit der richtigen Software. Vor allem bei IT-Projekten, bei denen es beispielsweise um die Entwicklung von Software geht, die in die Unternehmensprozesse eingebunden sein soll, ist das langjährige IT-Know-how eines Externen von Vorteil. Spezialisten für IT-Projekte realisieren Software, die benutzerfreundlich, einfach, aber vor allem effizient ist. „Durch die jahrelange Expertise steht ein guter IT-Fachmann für branchenneutrale und professionelle Beratung sowie intensive Prozessanalyse und garantierte Workflowoptimierung. Ganz gleich, ob es um Beleg- oder Dokumentenworkflow geht, ob es sich um ERP- oder Logistik-Systeme handelt, ob es Projekte für Lagerwirtschaft, Ordermanagement, Container-Disposition oder –Management sind, ein IT-Dienstleister kann den Kundenwunsch umsetzen“, so Reinhard Stoever, Geschäftsführer der BSB Bremer Software & Beratungs GmbH.
Das Hinzuziehen eines Dritten bietet weitere Vorteile: Durch einen Externen können Projekte und größere Vorhaben mit einem objektiven Blick von außen betrachtet werden. Wird ein Externer mit einer neuen Aufgabenstellung betraut, ist eine detailgenaue Analyse zunächst unerlässlich. Beginn eines jeden Projekts ist also das offene Gespräch. Mit allen Beteiligten werden Ist-Zustände analysiert, Schnittstellen geklärt sowie bestehende Strukturen und Systeme berücksichtigt. Hierbei kann nicht nur von dem Know-how eines Fachmanns profitiert werden, hinzukommen die objektive Betrachtung sowie die Neutralität eines Außenstehenden: Mit einem zweiten Blickwinkel können neue Perspektiven entstehen! „Durch die unvoreingenommene Herangehensweise sind externe Spezialisten in der Lage, Zusammenhänge zu erkennen, zu analysieren und neu zu beurteilen“, so Stoever. Sind die Analysen abgeschlossen und die individuellen Erfordernisse des Unternehmens herausgefiltert, können Handlungsempfehlungen ausgesprochen werden und IT-Berater und Kunde können gemeinsam die erforderlichen Projektschritte sowie eine optimale Umsetzung festlegen. Hierbei ist nicht die Objektivität von Vorteil, sondern auch die Expertise eines Externen, dessen Arbeitsalltag von gelungenem IT-Projektmanagement bestimmt wird.
Eine weitere Grundvoraussetzung für erfolgreiche Zusammenarbeit innerhalb eines Projektteams ist eine gute Kommunikation. Basis hierbei ist Vertrauen. Einem professionellen IT-Berater und Spezialisten sowie allen Projektmitgliedern sollten alle erforderlichen internen Vorgänge und Informationen bekannt sein. Dass mit diesem Wissen streng vertraulich umgegangen wird und unternehmensinterne Unterlagen unter keinen Umständen an Dritte weitergegeben werden, versteht sich von selbst. Der Schlüssel erfolgreicher Projektarbeit ist folglich eine gelungene Balance aus enger, offener Zusammenarbeit und objektiver Distanz sowie eine optimale Strategie und exakte Planung.
Themen in dieser Pressemitteilung:
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
IT & Hardware & Software & TK / Computer & Technik / Allgemeines & Information
Effektiver elektronischer Datenaustausch + DMS = Prozessoptimierung
11.04.2012 - 09:34 | 613808
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Die optimale Kundenzufriedenheit wird maßgeblich durch Flexibilität, Kostensenkung sowie durch ein gutes Zeitmanagement bestimmt. Der ideale Austausch von Geschäftsdokumenten spielt dabei eine bedeutende Rolle und sollte im Idealfall zeitnah, effizient und komfortabel erfolgen. Doch wie steht es um die Umsetzung dieses Idealbilds?
(firmenpresse) - Bei riesigen Ordnerstrukturen und einem hohen Datenaufkommen wird automatisch an große Konzerne gedacht. Das ist ein Trugschluss. Bereits kleine und mittelständische Unternehmen bearbeiten Mengen an geschäftlichen Dokumenten, überwiegend in Papierform. Dazu zählen z.B. Bestellungen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder Vertragsdaten. Diese werden tagtäglich versendet, empfangen, geöffnet, gesichtet, bearbeitet und verwaltet. Dabei sind die Transportwege per Post oder per Fax extrem zeitraubend und fehleranfällig durch Medienbrüche und manuelle Eingaben. Dennoch sind immer noch viele Firmen und Unternehmen sehr zurückhaltend, was die elektronische Dokumentenbearbeitung betrifft. Doch genau hier besteht ein Ansatz, effizient mit Ressourcen umzugehen sowie die Fehleranfälligkeit in Prozessen zu optimieren. Gerade die kürzlich geänderte Vorschrift für die elektronische Übermittlung von Rechnungen spricht für den elektronischen Weg. Die Anforderungen wurden durch das Steuervereinfachungsgesetz deutlich reduziert. Der Rechnungssteller kann nunmehr frei entschieden, wie eine Rechnung übermittelt wird, z.B. per E-Mail. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines elektronischen Datenaustauschverfahrens (EDI) ist nun nicht mehr verpflichtend. Das bedeutet konkret: Künftig kann Zeit und Geld gespart werden!
Bei der Implementierung der elektronischen Dokumentenverarbeitung ergeben sich oftmals Fragen wie: Kann sich die Software an unsere IT-Struktur anpassen? Wie viel personelle Ressourcen mit Know-how müssen wir zur Verfügung stellen? Die Antworten hierzu liegen auf der Hand: Heutzutage hat fast jede betriebswirtschaftliche Software Schnittstellen, um Daten elektronisch zu verarbeiten. So können Prozesskosten sowohl auf Unternehmensseite als auch auf der Kundenseite beträchtlich gesenkt werden. Wenn davon ausgegangen wird, dass kleinere und mittelständische Unternehmen hundert oder mehrere tausend Dokumente, die großen Unternehmen weit über hunderttausend Dokumente generieren und bearbeiten, verstecken sich hier enorme Einsparungen bei den Prozesskosten. Bei dem großen Datenvolumen spricht auch sehr viel für die Integration eines Dokumenten-Management Systems (DMS) bzw. revisionssicheren Archivs. Hier ersetzt die DMS-Integration das Papierarchiv, d.h. das es entfallen kann. Alle wichtigen Vorgangsdaten sind dauerhaft von jedem Bildschirmarbeitsplatz erreichbar. Kurze Zugriffszeiten sowie der Sicherheitsaspekt sprechen ebenso sehr dafür. In einem Brandfall sind die Daten eines Papierarchivs unwiderruflich verloren, bei einem DMS-basierten Archiv können alle relevanten Dokumente mit geringem Aufwand dupliziert und an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Zusätzlich bietet die papierlose und platzsparende Bearbeitung nicht nur einen rein betriebswirtschaftlichen Nutzen, sondern auch ökologische Vorteile. Durch die Minimierung von Kopien, z.B. von Rechnungen, Begleitpapieren o.ä. werden wertvolle Rohstoffe gespart und dieses leistet einen erheblichen Beitrag zu einer nachhaltigen Informations- und Kommunikationstechnik.
Einen weiteren Mehrwert bietet die integrative Vernetzung aller Bausteine der gesamten Prozesskette. Bedeutende Vorteile sind hierbei die höhere Qualität des Prozessdurchlaufs, eine höhere Prognosegenauigkeit sowie die vollständige Prozesskontrolle. Der gesamte Arbeitsvorgang kann jederzeit vollständig beleuchtet werden. Die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Partnern ist im Vergleich zur Papierlösung um ein Vielfaches höher und wesentlich sicherer. Quantitativ messbare Vorzüge ergeben sich aus der Zeitersparnis und damit dem geringen Ressourcenverbrauch. Unproduktive Zeiten für die Mehrfacherfassung von Daten und Aktensuche entfallen, da die Bearbeiter stets auf alle Vorgangsdaten zurückgreifen können.
„Die Software für eine erfolgreiche Umsetzung und Prozesskostensenkung zeichnet sich im Idealfall durch eine benutzerorientierte Bedienbarkeit und Installation aus sowie durch ein leistungsfähiges System. Hierbei sollte nahezu jedes Format elektronisch empfangen, konvertiert und verschickt werden können. Sämtliche Geschäftsdokumente von Partnern und Lieferanten, z.B. Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine, etc. sollten vollautomatisch ohne Medienbrüche und Zeitverlust weiterverarbeiten und weitergeleitet werden“ so Reinhard Stoever, Geschäftsführer der BSB Bremer Software & Beratungs GmbH. „Bei der Einführung eines Systems zum elektronischen Datenaustausch ist es sinnvoll die Unternehmenswege und –prozesse genauestens zu analysieren und bei der Softwareentwicklung zu beachten. Für eine erfolgreiche Umsetzung sollte eine individuelle Anpassung und Schnittstellendefinition festgelegt werden“ so Stoever weiter. „Ein guter IT-Dienstleister kann dabei bestens unterstützen und zusammen mit dem Kunden den richtigen Weg finden, um erfolgreiche und komfortable Unternehmensprozesse zu ermöglichen, z.B. eine gelungene Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden.“
Keywords (optional):
datenaustausch, dms, dokumentenmanagement, prozessoptimierung,
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Dies ist eine Pressemitteilung von BSB Bremer Software & Beratungs GmbH
Die BSB Bremer Software & Beratungs GmbH ist seit fast 30 Jahren fest als IT-Dienstleister am Markt etabliert. Als erfolgreicher Partner, wenn es um IT-Projekte geht, bietet das BSB-Team durch fundierte Branchenkompetenz ein breit gefächertes Produkt- & Projektportfolio an. Hier eine Auswahl:
• Prozessoptimierung für die Container-Disposition
• Ordermanagement und Containerplatz-Management mit mobiler Datenerfassung
• Frachtwegeoptimierung
• Warehouse Management
• Dokumentenmanagement (DMS) & E-Mail-Archivierung
• Elektronische Personalakte
• CRM
• Dokumentationssysteme
• Schnittstellenentwicklung
• Business Intelligence
• Projektentwicklungen nach Ihren Vorgaben
Für weitere Informationen nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!
BSB Bremer Software & Beratungs GmbH
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28359 Bremen
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info(at)bsb.net
  
  
  
Datum: 05.07.2012 - 15:13 Uhr
Sprache: Deutsch
News-ID 674770
Anzahl Zeichen: 4097
Kontakt-Informationen:
Ansprechpartner: Margot Sander
Stadt:
Bremen
Telefon: 0421 20 26 90
Kategorie:
Projektmanagement
Meldungsart: Interview
Versandart: Veröffentlichung
Freigabedatum: 05.07.2012
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"Mit dem richtigen Know-how und dem Blick von außen Projekte erfolgreich gestalten"
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